文档介绍：行政事务管理办法
(试行)
第一章总则
根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定,结合(以下简称公司)实际,为加强公司行政事务管理,提高工作效率,保障各项工作顺畅开展,制定本办法。
行政事务管理是公司后勤保障的重要组成部分,主要包括办公用品、礼品、印刷品、公务接待、外出参会、印章使用、档案管理、车辆、考勤,以及节约、禁烟、会议室、门禁卡、名片印制、办公电话、报刊订阅、邮寄工作和安全保卫等事项。
综合管理部是行政事务归口管理部门,负责公司行政事务的组织管理和监督实施,各中心、部门应指定专人兼职行政事务联络员,以确保行政事务管理有效运转和规范运作。
第二章办公用品管理
办公用品主要包括纸质用品类、耗材及设备类、电脑周边类、维修及配件类、办公文具、电子产品类、文件存储类、桌面用品类等,应严格按标准配备。(见附件)
办公用品实行集中管理,严格按照各中心、部门年度财务预算,由综合管理部负责统一采购后,统一分发到各中心、部门自行保管。
办公用品管理实行购管分离,采购员根据预算及库存情况组织采购,库管员负责办公用品的入库、登记、造册、发放,确保做到账物一致。(见附件)
办公用品原则上每季度采购一次,各中心、部门根据库存数量、实际用途提前做好计划安排。申购办公用品须由各中心、部门指定文管员(即部门行政人员)填制《办公用品申购单》,经中心领导批准后提交综合管理部,申购时间为每季度10号之前。不常备的办公用品,需要时可有使用部门提出申请,经审批由综合管理部安排采购。
各中心、部门按照年度预算的费用标准严格把好申购和领用关,确因工作需要超预算或超基本配置的,须经分管领导及综合管理部批准。
办公用品应做公用,严禁私用或占为己有。各中心、部门应本着节约的原则,合理使用各类办公用品,减少一次性办公用品消耗,杜绝浪费。笔芯、胶水、计算器、鼠标、电话等办公用品重新领用时应以旧换新。对产生的非涉密废纸、废弃电器电子产品等废旧物品进行集中回收处理,促进循环利用;涉及国家秘密的,按照有关保密规定进行销毁。
凡调出和离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还,如有缺失,按折旧价赔偿。否则不予办理相关手续。
办公用品实行季度统计年结算,综合管理部负责按季度通报使用情况。
电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的维修费用,属中心内部公共区域的由综合管理部单独核算费用到各中心。
单位价值5000元以上相关办公设备的申请、使用和报废,按照《固定资产管理办法》执行。电脑的管理按照《电脑管理办法》执行。
第三章  礼品管理
礼品是公司在合作交流、对外宣传、业务开拓等活动中,用于融洽关系、展示形象、促进业务开展而赠予或接收的物品。
综合管理部为公司礼品归口管理部门,负责礼品的定制、采购、管理和发放等工作。
礼品订购审批程序:综合管理部根据公司需要制定采购方案,报公司领导审批后执行。确因工作需要且库存礼品不能满足时,由使用部门提出申请并审批后,由综合管理部统一办理。由各中心自行采购的礼品,金额较大或批量采购礼品时,应由分管领导审核,报总经理审批同意后执行。
礼品订购工作原则:根据年度预算,遵循经济实用、展示品牌形象、富有寓意的原则,在具体操作时应遵循“货比三家,质优价廉”的原则,以最大限度的提高资金的使用效率。
礼品库存管理:专管员在入库前应按合同验货,认真检查质量并清点数量,同时填制礼品入库清单。做到每月对库存进行清点,每个季度进行全面盘查。做好礼品出入库台账,出现备用不足的情况应及时向综合管理部负责人汇报,提出订制补充的需求。
礼品的领用和发放:使用部门填制《礼品领用单》(见附件),经审批后由综合管理部发放。各中心领用公司统一采购礼品时,应经分管副总批准,由综合管理部负责人审核后发放。其中价值在1000元以上的礼品,应经综合管理部主管领导审批;公司副总以上领用礼品的,应经总经理审批。
礼品的使用要严格控制。使用中心、部门应在公司礼品范围内,按客户级别或活动规格合理确定礼品档次,根据实际需求领用礼品,如有剩余或因故未能送出的应及时退回,严禁私自占有。
第四章接待管理
公务接待是指业务合作、出席会议、考察调研、执行任务、学****交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动。
综合管理部负责公司公务接待工作的组织、管理和协调;财务部负责对接待工作所发生费用进行审核。
公务接待应当坚持有利公务、简化礼仪、严格标准、务实节俭、杜绝浪费的原则。
公务接待工作采取对口接待和对等接待的原则。公司领导参加的接待由综合管理部负责;其他接待活动按来访目的由相关中心、部门对口接待。
各中心、部门对口的重要公务接待应向分管领导汇报,批准后按照规定执行。接待工作要严格按照核定的标准、审批的方案实施接待活动,不搞超