文档介绍：集团标准化工作小组 #Q8QGGQT-GX8G08Q8-GNQGJ8-MHHGN#
文件管理规定
文件管理制度
目的
为了规范公司文件管理工作，保证文件的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流 集团标准化工作小组 #Q8QGGQT-GX8G08Q8-GNQGJ8-MHHGN#
文件管理规定
文件管理制度
目的
为了规范公司文件管理工作，保证文件的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
文件管理机构及其职责
公司文件工作实行三级管理，一级管理由行政部统筹管理；二级管理由各部门进行文件资料管理；三级管理由公司档案资料室进行存档管理。
行政部负责人为公司的文件总负责人，负责公司所有文件资料的统一管理和监督，各部门的文件由各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理，统一存档到指定位置。
文件负责人要严格执行公司文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。
文件制度
凡是涉及到公司经营的资料均属于归档范围，做好归档、存档管理。
凡属于归档范围的文件资料均由公司集中统一管理、统一指定位置存档，并做好文件记录以及电子存档，任何个人不得径自留存。
归档的文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的可以归档、存档复印件。
凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿以备正文备查。
属于工程项目文件资料待从开始承办、涉及到签约完成，所有的资料由负责项目主管的负责人统一整理，并填写资料归档表。
由公司对外签订的经济合同应保留两份原件，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时由财务部保存原件。
文件保管制度
归档资料要按照制度进行登记、编制归档目录。
归档资料登记编号后放于指定文件柜，并以电子档形式保存于公司指定文件资料保存电脑中一份（填写资料前扫描成电子档）
文件要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
文件负责人要熟悉所管理的文件资料，了解使用部门的需求，掌握使用规律。
根据有关规定及结合公司实际情况，确定文件保存的期限，每年年终据此进行整理和剔除。
经确定需销毁的文件，由文件负责人填写文件