文档介绍：Revised on November 25, 2020
公司文件管理规定
公司文件管理规定
目的和作用
公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作时一般需在收发文记录薄上加盖“销毁”印签，并江清缴出的销毁文件统一填写在销文登记表上。
在销毁文件前应将销毁文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。
4.. 秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件销毁后，监销人也在销文登记表上签字。
5． 阅文管理
根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。
文件的传阅管理。
总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员（可兼职），负责对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向。
对传阅文件实行登记制度，传阅人收到文件时，应在登记簿上填写签收，阅完后把文件退回并注明。
阅文者不得将文件在同级之间横向传递，阅完后应退还文秘人员，由文秘人员交给下一个传阅人。
为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以提高文件办理的效率。
文件的借阅管理。
总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面具体要求，文秘人员，又文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是有利于企业而不是危害企业的。
借阅文件者应对文件负责，遵守以下纪律：
a. 保护文件不得丢失。
b. 借阅的文件不得翻阅，不得转借他人。
c. 做好保密工作，不得转借他人。
d. 爱护文件、注意清洁，不要弄脏。
e. 在规定的时间内，阅后退还。
本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，由秘书人员掌握。但如借阅机密文件，尤其是在阅读范围之外的，必须经公司领导批准。
为单位人员借阅文件时，须持有介绍信，经总经理的特批方能办理借阅。
绝密文件只有董事长、总经理可以借阅，其他人员（指阅读范围内的人员）只能指定地点或阅文室内阅读。
阅文室的管理。
对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物，应在总经办专设的阅文室阅读，这样既能加强文件的保密管理，也有利于文件的利用。
在阅文室内的文件要分级别存放，以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料。
阅文室的一些固定阅文者，由总经办发给“阅文证”，可以凭证进入阅文室。其他人必须经领导审批，并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读，不能随意翻看其他文件。
6．文件的复印管理
文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要。但是如不加强控制管理，就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。公司对复印文件的管理主要是以下方面的控制：
公司文件的复印由总经办统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到总经办，并应填写复印登记表，然后才能复印。
各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关。
一搬文件资料的复印，经部门主管签字同意，即可交总经办复印。
机密文件资料的复印，须经公司分管的副总经理签字批准。
绝密文件资料的复印，必须经总经理签字批准。
需要公开发表的文件，同内部印发文件一样，也必须事前按以上条款的规定办理审批手续。
按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。
文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求执行。
应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：
7. 附件
附件一：公司文件资料利用管理程序图
附件二：公司文件目录表
附件三：文件传阅管理工作内容一览图
附件四：文件传阅单
附件五：文件借阅管理工作内容一览图
附件六: 文件借阅登记表
附件七：文件复印管理流程图
附件八：销文登记表
公司文件目录表
类目：
日期
文件号
发文机关
文件标题
处理情况
存档
转出
销毁