文档介绍：小型医药公司作业流程与管理制度
2011年05月
采购
验收
核对入库
上垛
养护
送货运输
复核
出库
销售开票
信息流
质量管理流
物流
资金流
资金流
公司作业流程图
售后服务
商流
商流
录入
审核
发货
采购的流程
为了确保商品质量,保护公司利益,更快更好服务销售,特制定本流程:
商品购进的流程:
1、采购前必须对供货方(生产企业或经营企业)和首营品种进行审核。签订质量保证协议。(直配按直配流程)
2、采购计划(电子或纸质)必须提前汇总到采购经理处,由采购经理通知质量管理部审核并进行新品的初步录入。
3 、编制采购计划应包括以下内容:药品名称、规格、生产企业、单位、拟购数量等内容。
4、采购计划报出后采购部或相关人员应跟踪在途货票、货到时间、随货同行单据、资料、发票。提前做好商品录入交验的准备。
选定供货商
审核资质
编制商品
采购计划
审核计划
新品初步录入
跟踪
到货交验准备
录入信息
选定供货商、审核资质应注意事项
1、营销部或采购部相关人员在与供货方建立关系前必须索要对方的所有资质。同时把公司的资质给对方。
2、把供货商资质提前给采购部填写首营企业或首营品种的表格交质管部审核并录入电脑。
编制采购计划的注意事项
:药品名称、生产企业、剂型、规格、单位,拟购数量等内容。
,由采购经理交质量管理部审核计划的合法性,并做好未曾经营的品种的录入初步工作。
审核计划
新品初步录入
1、质量管理部接到采购部的商品计划后对照公司的经营范围审核是否可以经营。
2、电脑商品信息中没有的品种根据计划中的线索(药品名称、生产企业、剂型、规格、单位)到国家食品药品监督管理局的数据查询中去查找核实,做好新品初步录入工作。
跟踪
采购计划报出后采购部或相关人员应及时与供货商的相关人员沟通,跟踪计划,了解开票时间、发货时间及方式、到货时间、随货同行单据、资料、发票等情况。
以上信息及时告知质量管理部、采购部、储运部,以便于质量管理部完善新品资料,采购部打印验收通知单,储运部安排人员接收和搬运。
信息录入和交验准备
采购奖罚条例
1、已经发生业务往来的没有提前拿到资质的由采购部给予相关人员每次负评2分或罚款50元。
2、采购部拿到对方企业资质未及时处理的由质量管理部给予每次负评1分
3、没有递交采购计划已经来货的由质量管理部给予相关人员负评1分或罚款20元。
3、未对采购药品计划进行审核,新品录入初步工作未做到的由采购部给予质量管理部负评1分
4、采购计划报出后采购部或相关人员未与供货商的相关人员沟通,影响下个环节的操作由储运部或采购部给予负评1分或20元。
5、录入人员能够提前打印验收通知单的而没有打印的影响到商品验收的由质量管理部给予相关人员负评1分
奖励
1、在工作当中能严把商品信息关,能够严以律己并受到公司领导和各部门及供应商朋友的一致好评者。将予以通报表扬。给予正评2分。
2、在票据收集和整理方面能够及时、准确且无丢失票据者通报表扬。给予正评2分。
3、以月单位能够及时处理资质和计划的由质管部给予相关人员1分正评
4、以月单位能够及时审核计划录入基本信息由采购部给予相关人员1分正评