文档介绍：保证金办理流程
一、保证金分类
从功能来说可以分为投标保证金、履约保证金和预付款保证金三类;从提交保证金的形式上来说可以分为电汇、汇票以及保函;保函又可以分为敞口保函和闭口保函。
二、电汇保证金办理流程
1、接投标科通知
2、复印招标文件中相关内容,电汇形式一般用于办理投标保证金和履约保证金,预付款保证金一般为保函形式,不采用电汇形式;
①投标保证金电汇所需资料:招标文件封面、保证金汇入账户信息(名称、开户行、账号)、保证金约定退还条件、保证金有效期、开标日期
②履约保证金电汇所需资料:招标文件封面、保证金汇入账户信息(名称、开户行、账号)、保证金约定退还条件、保证金有效期、中标通知书
3、填写许继电气股份有限公司请款单(格式见下图)
此请款单为两联,一为存根,黑色印刷体;二为冲账,绿色印刷体;填写时两联中间放置“复写纸”,
填写方法:①请款单位:新能源水利;
②请款人:填写在财务处备案的相关人员名单,具体填写该项目的营销人员姓名,如果营销人员非水利营销人员,填写朱磊;如遇相关请款人员欠款,具体再临时协商;
③用途:投标保证金或者履约保证金,以实际用途为准;
④账号、地点、汇入银行按照招标文件提供的信息填写;
⑤金额(小写):按照招标文件要求金额填写,如果填写金额不能顶格,在首个数字前填写人民币“￥”符号;
⑥金额(大写):按照招标文件要求金额填写,如果填写不能顶格,在空白的全部填写“”符号;
⑦复核:由投标科主管签字确认;
⑧经办人:由经办人签字确认;
9)单位负责人:由刘军伟刘总签字审核,如遇刘总出差,到韩春燕处加盖刘军伟刘总签章,请款单两联均需盖章;
4、根据招标文件相关内容,填写“新能源水利保证金台账”,并发送至许继电气财务处傅云霞邮箱yunxiaf@,然后根据“新能源水利保证金台账信息管理”Excel表格规定内容填写保证金相关信息;
5、将“已复印的招标文件相关内容材料”和“已填写的请款单”递交至许继电气财务处傅云霞处,傅师傅在请款单上加盖其个人签章后,再将请款单递交至许继电气财务处出纳处即可办理保证金;
6、及时跟踪,与出纳联系,将银行电汇底单复印或传真给我方;
7、将电汇底单复印件(传真件)交给投标科主管,由投标科主管交给相关人员扫描放入投标文件中。
附:请款单填写样式
三、汇票保证金办理流程
汇票保证金办理流程前五项同电汇保证金办理流程,
6、及时跟踪,与出纳联系,待财务处从银行处取得汇票原件后,我部门经办人前往财务处出纳处签字领取汇票原件;
7、拿到汇票原件后交给投标科主管,由投标科主管交给相关人员扫描放入投标文件中。
特别注意:汇票的付款有效期为一个月,收款方在一个月内持汇票原件到收款方银行才能将款项入账。汇票原件必须妥善保管,切勿丢失。如果收款方不入账,待保证金期限到时,必须将原件拿回,银行见票退款。
若汇票丢失,我方需经过半年的法院司法程序并花费1500元左右才能将保证金退回我方账户。
附:汇票样式扫描件
三、闭口保函保证金办理流程
闭口保函有明确的保函失效期,风险及资金占用较小,许继电气财务处规定,办理闭口保函业务需在中国工商银行办理。
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①《申请办理银行保函内部申请表》,见下样表:
需要填写处:
(1)“申请出具保函单位名称”:许继电气股份有限公司;
(2)“申请办理银行保函部门”:许继电气股份有限公司新能源公司;
(3)“合同(招标)币种及金额(大小写)”:将合同金额按上述表格样式填写;
(4)“保函币种及金额”:按招标文件中的要求填写,招标文件中有关保函担保金额都会有约定;
(5)“保函种类”:闭口保函根据功能一般有预付款保函和投标保函两种;
(6)“项目名称”:合同协议上的名称;
(7)“保函有效期”:闭口保函都有明确的截止日期,若是投标保函,招标文件中对日期都有约定,若是预付款保函,招标文件中无明确日期时,可与业主方商议确定一个明确的截止日期;
(8)“敞口保函预计到期退还保函正本承诺”:此项不填;
(9)“申请部门主管领导”由刘军伟刘总签字审核,“申请部门会计主管”由研究所财务处杜丹丹杜科长签字审核,“申请部门经办人”由经办人签字确认。
②《担保业务申请书》,见下样表:
需要填写处:
上述申请书中根据下述的1、公司名称、合同编号;2、合同名称;
主要条款的1、保函种类;2、受益人全称及地址按合同或招标文件上填写;3、担保金额;4、有效期,与《申请办理银行保函内部申请表》中的保函效期一致。
落款处“申请人”为许继电气股份有限公司,“法定代表人/授权代理人”由马保洲马总签字,日期为当天办理日期,准备材料时直接打印即可。
③《开立保函/备用信用证协议》两份(注:双面打印