文档介绍：执行部工作流程 2013年5月
一、执行前期
:
①询价:
在客户部给出详细要求(包括数量、规格、货期、价位、定位等信息)后,在指定时间内给予准确的可执行回复《询价记录单》。
②踩点:
在客户部给出踩点要求后,及时跟进客户,并约定时间后执行;将踩点情况及时汇报给客服部《场地勘查记录表》。
③下单:
客户部应将前期询价的准确信息经相关负责人审批后,以邮件方式交予执行部,写好项目编号及要求并附制作文件。
喷绘——灯布要求分辨率在72以上的原尺寸JPG图片;高清喷绘要求分辨率在200以上的原尺寸JPG图片,并将后期工艺注明。(常规制作周期为24小时)
注:灯布绷桁架上时要四周各预留10cm底色。灯布后期注意打孔及穿绳工艺(根据安装情况而定)
印刷——制作文件要求为源文件,CMYK模式,300dpi,留3mm出血位,并将文件名与预算表物料名称统一命名,后加尺寸,并将后期工艺注明。(常规制作周期为72小时)
展示——必须要有数量、规格、货期等相关信息,并将后期工艺注明;要有制作工艺图及效果图,制作前须签订制作合同(常规交货周期为一周)
礼品——必须要有数量、规格、货期等相关信息,并将后期工艺注明;采购前须签订采购合同(常规交货周期为一周)
租赁——预算表由相关负责人审批后,才可确定租赁事宜;并签订租赁合同(常规租赁需提前3天预订)
④文件撰写:大型活动需要根据活动方案及与客户沟通后,执行人员需撰写执行脚本,并将相关活动人员核对过的文件在活动前发给客户及相关执行人员。
:
①询价:将所要求(包括数量、规格、货期、价位等信息)发给供应商后,确定在指定时间内对方给予准确的可执行回复《询价记录单》(包括名称、规格、数量、货期、含税含运费单价等信息);部分物品要求先取样由客户确认签字方可下单制作。
②下单:需将具体要求及相关文件及时交予供应商(非月结合作供应商须签订合同),注明项目编号,并明确说明交货具体时间及地点;传完文件后一定要确认文件及时间没有问题。
③收货:必须要验货合格后,签收单据(非常规物料签收《验收单》),并妥善保管《签收单》。
:
根据预算表将需欲借现金款项填写《借款申请单》,注明项目编号、活动名称及用途,相关负责人签字后交予财务;执行完后及时填写《费用报销单》,并索取相对应《借款申请单》后将其销毁。
二、执行过程
:
①文件准备:客户部将要执行的相关文件(如,预算表、物料清单、签收单、客户满意度调查表等)整理好后,交予执行人员。执行人员要在执行前做好检查,并留好备份。
②物料准备:活动执行前一天,根据《物料清单》,将需执行的物料做好检查(如,规格、数量、画面、工艺、后期等),并请客户主任协助检查。除预算表以外,还要将执行所需工具带齐,及时更新《进出入库表》。
:
①布场:提前与客户及场地等相关人员约定时间、地点等事宜,将相关物料及文件按原指定要求布置;如有特殊情况,及时与客户或相关人员沟通协商后方可执行。
②执行中:按提前确定的流程执行每个环节,需客户、供应商及同事间按《执行脚本》紧密配合;突发事件由负责人及时处理,其它相关人员配合处理。
③执行后:
将相关物品及时撤场,并结算相关费用。
将物料签收单、客户满意度调查表交予客户签收及填写。
将活动照片及相关文件交予客户。