文档介绍：协同办公系统
一、公文管理
公文管理侧重于日常办公的文件的管理,分别是内部文件处理和外部来文处理;外部来文可以通过扫描录入系统,内部文件处理和外部来文处理都和档案管理结合在一起,以案件、案卷的方式进行归档,对于档案作借阅申请、审批、登记
协同办公系统
一、公文管理
公文管理侧重于日常办公的文件的管理,分别是内部文件处理和外部来文处理;外部来文可以通过扫描录入系统,内部文件处理和外部来文处理都和档案管理结合在一起,以案件、案卷的方式进行归档,对于档案作借阅申请、审批、登记、归还等操作。无论是内部和外部文件,根据内容不同,对口的部门和处理的要求不同,选择不同的审批流程。以公文为例,公文拟制发起,经过会签,签发,
传阅等。可以自动套用红头,加盖电子印章,重要的文件集中打印。
公文在流转的过程中,不同部门、不同岗位职责的人在对公文做修改时,可以保留痕迹,不同的人修改痕迹颜色不同,同时区分增加或删除,可以隐藏痕迹。
收文处理
实现如下流程:文件登记、拟办意见、领导批办、部门承办、结果跟踪、归档处理。可以对收文进行汇总、统计、分类、检索、筛选等功能,工作人员可以随时通过图形化界面了解流转的状态,管理人员可以形成各种文件汇总表和清
单。
(公交办iiu)会女si销
收£存档
俺冏收灭
收文传蛹
待办收艾
发交拟制
发文处理
实现如下流程:拟文文件、会签办理、领导签发、核稿复核、编写文号、套
用红头、校对打印、文件归档。工作人员可以随时查询发文流转的状态,管理人
员可以形成各种文件汇总表和清单。
(公交办理)公又滞钙 发女发布
信息查者
发文拟制 度交登投 套红、第号、盖案 发又分发
发文办理
/宴存档
待阅度文
流程追踪
对于公文流转的流程,系统提供图形化的跟踪查询功能,具有相应权限的用户,可以随时掌握公文流转的位置,流转的过程,以及流转过程中的各种相关信
息。
文件归档
对电子化文档进行智能管理。包括收发的公文、领导讲话稿、各级政府部门通知、各级会议决议等等。归档管理中将实现完善的权限控制,不同级别、不同权限的用户,只能看到被允许看到的文档。
实时统计、查询
在系统中流转的公文,都可以方便地进行查询统计,生成各种统计报表。
定制各类公文模板
用户可以根据自己的需要,灵活定制各类公文模板,,当到达套红环节时,可以使用这些红头模板和版记模板自动为文档套版。传统公文在定稿之后,一般由文印人员排版、开版,然后套印在事先印刷好的红头稿纸上。而经过套红之后
的公文用打印机即可完成,无需进行开版印刷,节省时间和费用。
二、档案管理
本模块提供基于件号和基于案卷这两种模式的档案管理功能。基于件号是指以全宗号、件号、机构(问题)等为维度对档案进行登记、管理;基于案卷是指
以案卷、档案夹、库位等为维度对档案进行登记、管理。
成消公艾归档
已归档公文
案卷凳记
案卷拆卷
高
杷案归褴 堵索借阅中浦指案借阅审批
挡室借阅旧逐
档案借阅查看
档案管理符合国家档案局颁布的《归档文件整理规则》,基于件号的管理办法采用了与传统立卷方法完全不同的思路,从“简化整理、深化检索”出发,对文件材料归档整理工作的许多环节进行调整或简化,因此体现了一些新特点:取消案卷、卷内文件两级目录,以“件”为单位的归档文件目录。实行文件级管理。
三、电子印章
协同办公系统中支持电子印章和电子签名功能。
印章制作:电子印章是通过集成的电子印章系统制作而成的。电子印章系统完全符合《电子签名法》所规定的安全电子签名条款,通过公安部审查,取得销售许可证。电子印章系统将扫描实物印章样式和内容,生成电子印章图形,再将印章与数字证书一并加密保存在智能钥匙盘(U盘)中,智能钥匙盘(U盘)可以视同为电子印章。
印章使用:电子印章的使用和管理与实物印章无异,需要使用单位指
定部门和人员妥善管理。需要盖章时,电子印章管理人员插入钥匙盘
并输入密码,在需要盖章的文件上加盖电子印章。
电子印章和实物印章是一一对应的,单位或企业的印章管理员同时管理相对应的电子印章即可。
电子签名的概念、制作方法与电子印章一样,也是通过数字技术模拟传统手工签名。签名后的文件同样具有不可更改性。
四、信息发布
信息发布是将新闻、业界动态、通知公告等信息集中管理,并通过信息的某些共性进行分类,最后系统化、标准化发布。
敬销
倍朝牯 蚤布范脂 审核
发布 信皇查看
信息通过一个操作简单的界面加入数据库,然后通过已有的模板格式与审核流程发布到桌面的相关栏目上。这样大大减轻了更新维护的工作量,时时保持办
公系统的活动力和影响力。
>信息类别管理:类别管理为整个办公桌面的灵活高效提供了可能性,管理员可随时调整各类别,都可以根