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办公室文件柜整理方案
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篇一:办公室文件柜整理方案
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办公室文件柜整理方案
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篇一:办公室文件柜整理方案
山东科技大学学生社团联合会
文件柜整理方案(试行)
办公室
二○一○年十月八日
策划方案
——办公室文件柜整理
文件柜整理说明:
办公室文件柜整理共涉及9个文件柜,其中档案柜8个,杂物柜一个。分别编号为01至09号文件柜。为方便称呼和查询,已用黑色记号笔在文件柜的左上方标注了文件柜编号。
文件柜整理原则:
1、按年度和活动内容排列顺序和保管期限,同一活动事件的文件相对集中,并以文件形成时间先后,并兼顾文件的重要程度等因素进行排列。
2、文件柜内的文件夹及文件盒的装订应遵循:原件在前,复件在后;正文在前,复件在后;定稿(最终修订稿)在前,历次修改稿在后;社联下发文件在前,社团上交文件在后。
3、关于文件盒进行必要的编号,按一个年度一个流水号原则写。采用中文4位数编号,如0102,前两位01代表文件柜的编号,后两位是文件的实际编号,若01号文件柜有8个文件,从0101到0108进行编号,02号文件柜继续上次的编号,如0209即代表02号文件柜的第一个文件盒。
4、装盒可根据需要选择档盒的厚度,并在盒脊设置项目中填写年度、盒号,分属大类等必备项。有必要的话可制作一个简单的文件说明表或文档形式的小纸片,放在盒内文件的最后,既不妨
碍查询,又有助于了解文件盒的具体内容,如无必要,则略去这一步骤。
5、原则上,文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人
员操作,使用完毕放回原处。如有变动,在工作交接本上做好记录,方便次日值班人员了解情况。办公室成员务必尽量熟悉文件柜内的物品放置。禁止私人性质带出或毁坏文件柜内相关资料。具体整理方案:
1、按大类区分文件柜的使用性质:
01号文件柜为社联内部文件及其历史资料等与社团联合会相关的文件档案;
02号文件柜主要是有关学生社团的注册、注销、活动计划、申请、总结等社团相关方面的资料;
03号文件柜内容明确,主要放置学生社团财务状况、社团年度工作总结以及下学期工作计划。03号文件柜资料的特征是比较大型的年度的计划总结等,文件一般都比较集中,重叠成一定的厚度进行归档;
04号文件柜为督导部专用,主要放置社团评优、A类活动申请,社团调研以及督导部内部的相关资料;
05号文件柜分为两部分,主要内容是各种表格性质的文件以及经常使用的备份文件。左半部分放置已经填写或使用的表格和文件,大部分是有一定历史的,几乎不再使用的资料,只作为参考备份;右半部分放置的是空白的表格和已经使用的办公室日常的公章使用簿,
值班记录表,物品借出本等(即办公室办公桌上以及悬挂的经常使用的表格);
06号文件柜放置各种活动、会议可能使用的工具以及其他物品;07号文件柜放置各社团的成立资料(文件夹形式),从A-G,H-N(已按字母顺寻排列好);