文档介绍：优选会务招待手册说明
优选会务招待手册说明
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会
务
接
待
手
册
优选会务招待手册说明
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2015年5月
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优选会务招待手册说明
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目录
一、手册说明?????????????????????
二、相关会议的说明??????????????????
三、会议程序?????????????????????
会前工作(按序次).5
议题及参会人员范围的确定5
会议场所的选定5
会议通知的草拟5
申报会议估量5
人员确认5
设备准备(常用,依据不一样会议及实质状况进行调整)5
预约6
车辆安排6
草拟会务组工作安排表6
会务宣传品的制作6
食品的采买6
指导服务员的工作6
会中工作(按序次)7
会议室保障7
报告人员的保障7
用餐的保障7
住宿的保障8
会后工作(按序次)8
离会车辆安排8
退房8
设备整理8
结账8
设备归还8
花费报销8
会务总结8
四、注意事项?????????????????????
附件:
附件一:会议通知款式10
附件二:会务通知款式11
附件三:会议估量/结算清单款式14
附件四:会务分工明细表15
附件五:会议签到表17
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一、手册说明
《会务招待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作(会前、
会中、会后)及注意事项,以便于会务人员掌握会议服务的各项流程,更好地为
会议做好服务保障工作。
二、相关会议的说明
合用范围:本手册所指会议是指企业或部门牵头组织的各种会议。
会议通知应包含以下几项内容:
会议目的:明确说明举行此次会议要达到的成效;
会议时间:应包含会议的开始时间和结束时间;
会议地点:会议地点应明确标出,假如会议地点在企业外面,与会人员其实不熟****会议通知中应附上会议地点表示图;
会议议程:依据会议内容不一样,可分为报告、通知、商议等内容。每项会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名单。组织会议人员在确立与会人员时,应在明确会议目的基础上确立哪些人一定参会,努力做到既不因某人的缺席影响会议成效,也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学****观摩的机遇。
会议注意事项:
(1)着装要求:应以衣着整齐、大方得体为主要原则,一定佩带工作
牌。若有正装的着装要求需要明确指出。
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(2)会议要求:会议组织者依据会议的性质和内容确立会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料,并作为企业发展史的一部分存档。会议如需保密,应做好保密工作。
(3)对告假的要求:明确参会人员因特别原由没法参会需要向会议会
议会务组指定人告假,待准假后方可告假。会议组织者不得告假。
(4)交通、食宿:假如会议需要安排组织与会人员的交通和食宿,应
确立住宿人员名单,落实人员达到报导时间,做好车辆接送安排与食宿安排登记。
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流程图:
人员
会议组织部门
时序
开始
确立会议议题、目的、内容、
会前
时间、参会人员范围
审批N
Y
会中
会后
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会务组相关部门备注
选址及确立
咨询酒店会议室及客房信息等。
草拟会议通知
更正
反响
公布
人员确认、会议估量
接收
、用餐、会议设备。
会议准备
。
草拟会务通知
信息。
会议议程制作
,应预约客房。
食品采买
场所部署与熟****br/>会议时期会议室、与会人员、
用
会间服务
餐、娱乐、住宿的保障工作。
设备整理
设备归还
。
花费报