文档介绍：第二章办公室的会议管理
主要内容
一、会前的计划与筹备
二、会间的组织与服务
三、会后的善后处理
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一、会前的计划与筹备
主要内容
1、安排会议议题
2、邀请与会者
3、安排会议日程与议程
4、确定会议地点
5、布置会场
第二章办公室的会议管理
主要内容
一、会前的计划与筹备
二、会间的组织与服务
三、会后的善后处理
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一、会前的计划与筹备
主要内容
1、安排会议议题
2、邀请与会者
3、安排会议日程与议程
4、确定会议地点
5、布置会场
6、及时发送会议通知
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1、安排会议议题—程序
渠道:(1)上司指示交办的问题
(2)下级单位提请讨论决定的问题
(3)上司下达命令,需要各部门贯
彻执行的问题
根据会议的目的与任务对议题
进行筛选
将议题以及与议题有关的文件、
资料提交领导,由领导确定会议议
题
收集议题
筛选议题
确定议题
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1、安排会议议题—要点
(1)下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决
的问题,一般不要安排上级会议讨论
(2)一次会议议题不能安排过多或过少,一般以安排
一个主要议题和一两个小议题为宜
(3)尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论
(4)提交会议讨论的议题,一般要有简要的文字材
料,并可在开会前几天经领导审批后,发给与会
者阅读,准备意见
(5)准备一些后备议题,以备不时之需
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2、邀请与会者—选择与会者
程序:
选择与会者要领:
(1)与讨论议题有直接关系的人
(2)可提供相关资讯,使讨论更有效率进行的人
(3)发言具有代表性和权威性的人
注意:若某些与会者只需参加会议的某一部分,应
告诉他们有关事项的开始与结束时间,以节
约他们的时间
选择与会者
评估与会者
通知与会者
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2、邀请与会者—选择与会者
不同类型会议理想的出席人数:
解决问题性型少于5人
调查问题型少于10人
工作回顾或展示型少于30人
动员型越多越好
信息发布会人数几乎没有限制
决策会议最好限制在7人以内
在决策会议上应有以下4种类型的参加者:
信息提供者决策制定者
决策执行者受益者
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2、邀请与会者—评估与会者
与会人员
评估
举例
信息提供者
是否具有可供分享的信息
销售经理
意见提供者
能否提供特殊的意见或建议
生产经理
特殊技能专家
他们的专业身份是否有用
作为顾问的律师
授权者
能否保证已获同意的决策贯彻实施
财务经理
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2、邀请与会者—通知与会者
通知与会者:
及时通知
(1)方便与会者准备相关的会议资料
(2)确定与会者能否出席
注意:
与会人员名单需上司确定,人数从严控制,人
员谨慎决定,使给参加者不漏,不该参加者不来
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3、安排会议日程与议程—要领
安排会议日程的要领
(1)把握会议目的
(2)先安排关键人物的时间,确保恰当的、权威的与会者能够出席
(3)根据多数人的意见安排日程
(4)例会原则上要如期开,但并不是非开不可
(5)尽量不安排在周一上午与周五下午开会
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3、安排会议日程与议程—设计议程
安排会议议程的程序:
议程设计要把握度:
议程不够紧密,讨论就难有效率,讨论可能离题;过于紧凑,无法专心于一个话题,问题分析不透彻,导致决议的内容不切实际,无法真正解决问题
组织者可向与会者发问题征询意见:
——你在会议上发言的论题是什么?
——你的发言需要多长时间?
——你希望讨论什么样的问题或事情?
根据得到的反馈,着手编写议程表
设计议程
编写议程
分发议程
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3、安排会议日程与议程—编写议程
XX会议议程
2006年9月22日上午9点至下午17:30
花园酒店国际会议厅
1.(9:00)开场白
2.(9:10)为缺席致歉
3.(9:20)批准上次会议备忘录
4.(9:40)各部门销售情况报告(10:30)会间休息
5.(10:40)分析产品滞销问题原因(12:00)午餐及午休时间
6.(14:00)商讨并列出可能的应对策略(15:30)会间休息
7.(15:40)评估应对策略,作最后决议
8.(17:00)特别事宜、其它事宜
9.(17:30)会议结束
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3、安排会议日程与议程—分发议程
议程拟定后到议程的最后确定过程:
拟定会议议程
呈送领导审批
分发与会者
汇集与会者建议
重新拟定议程
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4、确定会议地点—需收集的信息
选择会议场所需要收集的信息:
收集信息
有关会议要求的具体信息
符合条
件的会
议场所
的地点
信息
有关会
议场所
应具备
的条件
信息
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4、确定会议地点—选择会议场所
依据