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办公室管理分类题库4、设计题.doc

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办公室管理分类题库4、设计题.doc

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,小付应该怎样做?
答:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交别人代管。加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完好。(精品文档请下载)
,上司要求文员小陈购置礼物赠送,小陈应如何办?要考虑哪些因素?(精品文档请下载)
答:(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格****惯等;(2)征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;(3)比较适宜的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精巧包装纸重新包装一下;(5)附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。(精品文档请下载)
?应注意哪些细节?
答:,应先把要讲的内容作一个总构造造的构思,简单记下发言的要点。会议上注意自己的表情和说话的语调,并控制发言的时间。对发言内容加以引导,提醒时间有限。在会上可分配工作任务,认真倾听其别人意见,不要当众批评某个人。最后作总结,,自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。以作查证。(精品文档请下载)
,德国以品牌、技术入股,利用上海比较廉价的原材料和人工,共同消费国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访,商议合作的详细事宜,办公室主任请小李作好准备。假设你是小李,你怎样设计这个接待方案?(精品文档请下载)
答:(1)承受任务(2)理解来宾、制订方案(3)预订食宿(4)欢送来宾、商议日程(5)礼节性拜访、宴请(6)正式会谈(7)签订协议书(8)陪同参观游览(9)互赠礼品(10)欢送来宾、接待小结(精品文档请下载)
,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、机,还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀),要求小李整理好办公桌,?(精品文档请下载)
答:放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边;新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。(精品文档请下载)
,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00到12:00召开全厂中层干部大会,讨论第二年产品开展和销售方案,地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题?(精品文档请下载)
答:(1)会议的名称;(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;(3)日期、时间(开场到完毕的预定时刻);(4)地点:(详细在几楼几号会议室);(5)议题(或者议事日程);(6)主办者的联络处、号码等;(7)开会所在地,建筑物名称、几楼、号码(必要时可附上地图);(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等。(精品文档请下载)
,在利达公司内召开的新产品推介会完毕了。公司的大型会议室有各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车来接送来宾,为圆满完毕这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?(精品文档请下载)
答:(1)要替搭车回去的人安排车子;(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领、冒领;(3)有留话时,切记务必传达;(4)检查会场有无物品遗漏;(5)要为参加会议的人员送行;(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西,如有,那么必须加以熄灭;(7)桌、椅早先假设有挪动,必须复原;洗涤烟灰缸、茶具等,并拾掇妥当,倒去垃圾;(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回;(9)关紧门窗并上锁;(10)通知会场的管理单位,会议已经完毕。(精品文档请下载)
,在准备国内国际旅行时要考虑哪些工程?履行哪些职责?
答:(1)准备旅行方案和旅馆信息。旅行方案表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2):城市名和省(州)名(假设是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,和上司约会者的姓名、公司和地址,号码。(3)为商务洽谈搜集资料。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。(5)。(6)安排差旅费。(7)建立旅行
——旅馆信息资料库。随时和旅行社联络,建立最新信息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。(精品文档请下载)
,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?
答;(1),再请上司核定。(2)确定时间。假设是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要防止选择对方的重大节假日.(3)会场的选择。要考虑宴会的性质,客人的数目,和预算费用等,考虑宴会的形式和气氛、交通是否方便、场地大小是否适宜、菜式、有无停车场。(4)拟订菜单。应符合对方的饮食****惯,从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑,至少要提供2份菜单,供上司挑选。(5),请柬上应写明邀请人姓名,被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点,和着装要求、要求回函和他说明等。请柬一般要提早一至二周发出。(6)席次的排列。以社会地位和年龄作优先考虑来安排,在请柬上应注明席次号。席次的排列原那么是:男女主人对坐桌椅的两端;男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;男主宾坐在女主人的右边,女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客,应插在客人中间坐,以便同客人接触交谈.(精品文档请下载)
“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对?
答:(1)、出言不逊,文员应毫不妥协,但要注意礼貌地反复进展解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度,可保证:假设对方写信给上司,上司一定会看到这封信。(2)进展威胁的来访者。悄悄地告诉老板,打保安部门,不要和蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。(3),女文员应该找男的帮助;假设是女性,女文员可能会使她平静下来;假设不行,找一个成熟的女同事来帮助。(4)骗人的老手。他们①介绍的产品或效劳价格低得离谱;②公司经营时间不长;③个人或公司没有通讯地址,或号码有疑问。必须保护公司和上司的利益.(精品文档请下载)
,向别人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?
答:在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等;
(1)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格****惯等;(2)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(3)还应熟知以下规那么:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可。(4)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适宜对方。(5)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精巧包装纸重新包装一下。(6)假设不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(7)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、和标明价格范围。(8)为了防止所送礼物的重复,文秘人员应该为所有承受上司礼物的人做一张卡片记录。(精品文档请下载)
,要做好哪些工作?
答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后,应将出差过程和有关事务写出工作汇报。假设是和上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续放旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢.(精品文档请下载)
15、某公司成立不久,业务就非常繁忙,不断,上司要求文员小胡设计一个记录单。小胡应该怎么设计?(精品文档请下载)
16、安徽某企业欲和上海某企业合作,上海以品牌、技术人股,利用安徽比较廉价的原材料和人工,共同消费国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的详细事宜,办公室主任请小李作好准备e假设你是小李,你怎样设计这个接待方案?(精品文档请下载)
(1)承受任务;(2)理解来宾;(3)制订方案;(4)预订食宿;(5)迎接来宾;(6)商议日程;(7)安排会谈;(8)陪同参观;(9)送别客人;(10)接待小结。(精品文档请下载)
17、文秘人员在单独或伴随上司旅行完毕后,要做好哪些工作?
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用;
(2)回到公司上班后,应将出差过程和有关事务写出工作汇报。假设是和上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案;(精品文档请下载)
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作;
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用;
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
18、当来访者自称事先已和上司约好会面时,文员如何接待和应对?
(1)先向来访者说”是吗?请稍等一下。”(2)然后请来访者稍坐,再联络上司.(3)向上司汇报"您约好的某某单位某先生(女士),如今已经来了".(4)假设上司确认已事先约好,文员就回来向来访者说
"某先生(女士),真抱歉,不知您已约好,让您久等了,请往这边走"。然后引导客人去会见上司。(精品文档请下载)
19、上司在和客人谈话,这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情,文员如何向上司传话?
(1)用便条把所要传达的内容逐项书写”某公司张总,为急事来访,请他等几分钟,还是请何人代为会见,要问他哪些事情?"然后将写好的便条对折折好。(2)走入会客室,在上司背后说4声”对不起,打搅一下”(3)上司回头时,递上便条和铅笔。(4)退一步,等候指示。(精品文档请下载)
20、如何承受对方的名片?
(1)在接对方名片时,务必表现出尊重的态度。
(2)当对方递知名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重。
(3)双手接过名片,再收回双肘,扔轻捧名片,抬起头,注视着对方,郑重地读知名片上的名称,以确认无误。
(4)遇到名片上有不认识的字,不可轻率错读,可诚恳地请教对方”很冒昧,可否请问一下,这个字怎么念?”对方答复后,可按对方发音,重复一遍"您是某某单位某某,很抱歉!”并行礼致歉。(精品文档请下载)

文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作.
(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可,但木制家那么应打蜡,而金属用品要用清洁剂擦拭。
(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好,。其他物品养成随时清理,归置整齐的****惯.(精品文档请下载)
(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐,没有灰尘。
(4)地毯。每天清扫办公室和会客室,用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷,椅套、桌巾一周要换一次,并拿去清洗。
(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完?打火机还能点燃吗?烟火缸是否清洗干净?检查清楚并拾掇妥当.(精品文档请下载)
(7)挂画、,抹布容易使纤维污渍附在上面,最好不用.
(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心,因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿,需要拣出来用碎纸机打碎,不可粗心大意地一倒了之。(精品文档请下载)
22。X市政府办公室的李助理,在承受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室·在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。扬副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,,李助理陷入左右为难的境地。请你为李助理设计一个合理的应对之策。(精品文档请下载)
(l)办公室的一项根本职能是为指导(政务)效劳,李助理对于徐市长和扬副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来.(精品文档请下载)
(2)李助理承受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,和其他助理协商,由别人完成杨副市长交办的事项.
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4)别人查找完扬副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,假设可能,可以顺带把实际参和查找人员的名字讲下。(精品文档请下载)
23、设计一份记记录表