文档介绍：综合办公室管理办法
一、公文管理办法
⒈办公室是行政公文处理的管理部门,主管本单位公文处理工作。
⒉办公室应明确专兼职人员负责公文处理工作。包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序,办公室主任应及时提出拟办意见送分管领导批示或交有关部门办理。需要传阅的公文,不得在部门、个人之间横传。专兼职人员负责传递、催办,不得丢失,拖延。传阅完成后及时归卷,并且在卷内目录中填写编号、文件名称清单。
⒊借阅文件应及时,当天文件不能超过次日中午时间,防止重要信息传达不及时,导致后患,同时各未班子成员及各部门负责人必须认真阅办每一份传阅文件,认真填写公文阅办笺。
⒋立卷分类可设立上级带文号文件,上级不带文号资料,自发带文号文件,自发不带文号资料,甲方带文号文件,甲方不带文号资料,监理带文号文件,监理不带文号资料等文件盒,便于查找和管理。
⒌各部门发文应由办公室统一编号,发文底稿应存放办公室。
二、受控文件管理办法
⒈办公室是“文件和资料控制程序”的主控部门,负责质量、环境、职业健康安全管理体系相关文件的综合管理。
⒉管理体系文件。包括管理手册、程序文件;管理体系辅助性文件:包括施工组织、项目质量计划、作业指导书;技术性文件:包括国家和行业标准、规范、规则,外来标准图纸图样等;涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件、部门颁发的有关质量、环境、职业健康安全管理专用文件;国家公布的涉及质量管理内容方面的法律、法规。
⒊办公室有专兼职人员管理,相关部门也应有专兼职人员管理受控文件,建立受控文件台帐,分门别类标识清楚的建立受控文件档案盒,盒内有文件清单,发往其他部门应有发文清单。
⒋相关部门应将质量、环境、职业健康安全体系辅助性文件,技术性文件,涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件名称列出清单,交办公室留存一份。
⒌项目解体时,受控文件,资料应按目录清单上缴主管部门,办理交接手续。
三、公章、介绍信的管理办法
,建立“公章使用登记表”,日常业务用印由办公室主任审批,对外生产经营须经项目经理签字方可用印。个人因工作,生活需要盖印,必须填写“私人用印审批表”,经项目经理签批后用印。印章保管人一律不准私自用印。
,需经项目经理签认才能开具,需公司开具的介绍信,需持本单位介绍信到公司办公室换领。
,应将停用的印章密封好,派专人交回制发单位封存或销毁。
四、办公及生活用品管理办法
,首先要按月列出计划,由办公室汇总报项目经理审批后,由办公室负责采购、点收、建卡,做到帐物相符。单件在2000元以上的固资采购,首先要向公司对口部门报告购置计划,经公司领导同意后,由责任成本中心下购置计划、固资购进后,要填写新建(购置)固定资产验收交接记录,一式三份及固定资产卡片一式二份,由使用部门和使用人签收后连记录表一并交财务部门,组固入帐,财务部凭固资卡片登记建帐。
、办公设备,其全部费用进单位成本,单位解体时,由本单位(一般由经理、书记、办公室人员、财务主管)自行研究处理。2000元以上的物品,由本单位向公司对口部门提交报告,写明名称、购置时间、数量、单价、已提折旧、设备状况,单位及财务盖章后,由公司对口部门组织相关人员进行评估,提交正式评估报告一式四份(原单位一份,新单位一份,对口部门一份),由有关部门(单位)进行帐务处理。
,由办公室指定人员负责登记,根据实际情况,本着合理、节约的原则发放领用。超标以及存在浪费现象的一律不予领取。
五、考勤、请销假管理办法
。点名未到者罚款50元,由办公室下单张贴公告栏并上交财务部从工资里扣除。
,应先到办公室核定假期、领取并填写职工请假单,先由分管部门或领导签字后再报经理、书记批准后把请假单留存办公室备案。请假到期后,应及时向办公室销假,超过请假时间不销假的视为旷工。因故需要延长假期的应该提前打电话向办公室说明情况续假,回来后再补办续假手续。
、探亲假、婚假、产假、丧假的假期规定,依据劳动法和国家相关规定执行。
,应按规定申请事假,填写事假书面申请,经批准后方可离岗。特殊情况不能事前书面申请的,经批准后,事后上班第一天及时补办手续。
(急诊除外)开具的病假证明,经批准后方可。请事假时间累积达到应享受年休假时间的,取消本年度年休假。
,以备特殊情况下沟通联系。请假期间手机不能出现长时间(1-2天)关停现象。
六、后