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012加急采购管理规定.doc

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一、总则
为加强各项紧急采买工作的管理和控制,实时知足现场需
求,提高工作效率的同时兼顾采买成本,经公司研究拟订本规
定。
本规定适用于公司所属各单位。
二、定义
加急采买:是指公司在生产经营过程中,突发故障、事故或出现隐患,严重影响和威胁生产经营的正常运行,必须加紧办理的,需要通过紧急采买、外委加工、制作、维修等方式从供给市场获取产品或服务,以保证公司生产经营活动正常开展
的采买行为(不包括工程项目建设加急采买)。加急采买分为紧急采买和一般加急采买。
紧急采买:是指必须刻不容缓的尽一切努力赶快落实采买物资(服务)到货(到现场)的加急采买。
一般加急采买:是指不需紧急采买,但按照正常采买周期难以知足问题办理,需要加快采买行为,缩短采买周期的加急采买。
加急采买原则
(一)加快采买行为,缩短采买周期。简化正常采买工作流程,简化正常采买手续和管控内容,知足生产经营的急需;
(二)加强风险防范,拥塞管理破绽。保存必要的管控环节,加强技术和管理防范举措,防控或躲避因加急产生的各类风险;
(三)加强交流协调,明确各项职责。使用单位、采买单位、管理单位要加强交流协调,分清轻重缓急、抓住重点,确
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保各环节的亲密衔接,保证各项工作即快又准的落到实处。
三、职责

加急采买物资或服务使用单位(以下简称使用单位)为确定是否需要加急采买的责任部门,并负责保证有关信息实时正确的传达到采买部门和各管理部门。

采买单位为加急采买活动的详细落实部门。

招标管理部为加急采买全过程程管监察部门。其他有关部门为加急采买的审核把关部门。
加急采买过程中各部门各级责任人的职责按照有关岗位职责规定执行,其中补办手续环节的管理责任部门仍旧有过后管控的责任。
四、加急采买工作业务流程

(一)使用单位发生需重要急采买事项,首先与物资采买、仓储部门查对库存,在无库存或库存不足的情况下,由使用单位负责人确定启动紧急采买;
(二)使用单位负责人口头向公司主管副总经理汇报,公司主管副总经理听取汇报,口头批准,并通知采买部门;
(凡是一个工作日即可达成加急事项办理的,可不需向公司主管副总汇报请示)。
(三)紧急采买获得批准后,使用单位应实时将有关信息传达给有关管理部门和采买部门,将紧急采买的物资名称、规格、数量、交货期等重要信息正确详尽传达给采买部门(要求
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较多的要填写《加急采买需求计划表》);
(四)采买部门按照领导的指示和使用单位的要求,立刻组织货源,落实交货期等采买事项,实时掌握发货动向,协调好到货查验等准备工作;
(五)货到后,使用单位牵头组织现场查验,查验合格后即刻投入使用或维修、安装等工作;
(六)紧急采买经领导口头批准后,使用单位即可开始办
理后补手续。填写《加急采买项目审批单》,审批单要经过使用
单位主管领导和分管副总经理署名后,经公司有关部门审批,
最后报公司主管副总经理审批;
(七)《加急采买项目审批单》通过审核审批后,凭此依据办理后补手续;
(八)候补手续办理齐备后,进行结算付款。

(一)使用单位发生需重要急采买事项,首先与物资采买、仓储部门查对库存,在无库存或库存不足的情况下,由使用单位负责人确定启动加急采买;
(二)使用单位填写《加急采买项目审批单》和《加急采买需求计划表》,审批单要经过使用单位基层和主管部门署名,单位主管领导或总经理署名后,经公司管理部门专业审核、外委复审、部门领导审批,最后报公司主管副总经理审批;
(三)物资类加急采买需求计划报送物资采买公司,非物资类加急采买需求计划报招标部;
(四)物资采买公司根据加急采买需求计划优先做好有关货源联系工作,同时,将计划报送招标部;
(五)采买部优先办理加急事项,在充分交流协调的前提下,确定加急采买事项是否正常招标或进行独家、议价谈判;
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其中,如果属于框架协议采买的,由采买部门通知供给商先行供货,按框架协议的批次进行结算;
如果正常招标或洽谈不延误加急采买供货期限,应当进行招标或洽谈,并以招标或洽谈的会议纪要为依据通知供给商发货,并补办后续手续进行结算;
如果正常招标或洽谈延误加急采买供货期限,应由使用单位和采买单位以背书的形式再次确认后,可先行通知供给商发货,过后进行价钱审核,并补办手续;
(六)采买部门按照领导的批示、招标洽谈会议纪要,立刻组织货源,落实交货期等采买事项,实时掌握发货动向,协调好到货查验等准备工作;
(七)货到后,使用单位牵头组织现场查验,查验合格后即刻投入使用或维修、安装等工作;
(八)候补手续办理齐备后,进行结算付款。
五、加急采买管理
加急采买应按照应急管理和风险管理的“特别规”原理,依据“分级负责、迅速反响”体制,推行逐级确认制度。
采买部门和专业管理部门要在做好加急采买的统计剖析基础上,进行加急采买消耗规律的研究,合理设定安全储备库存,减少加急采买。
加急采买选择了公司供给商名录以外的供给商,应在结算前办理临时准入,不经供给商审核与考察合格不能视为合格供给商纳入供给商名录。
整个采买链条中波及的单位和部门要以加急采买工作为中心,充分交流、亲密协作,成立共同联动体制,将各环节的业务办理时间和衔接时间降到最低。
使用单位要实时将加急采买事项有关信息传达有关部门和
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各级领导,采买部门和管理部门应优先安排加急采买事项。
供给商管理部门应根据加急采买品类,选择有紧急供货能力的供给商,在供给商准入标准或采买协议(合同)中明确其紧急供货许诺条款。
紧急采买能够口头请示和口头确认批准,一般加急采买应根据采买周期合理精简采买环节。
加急采买到货后必须进行质量查验。使用单位应视情况派人赴供给商处对采买物资进行提早现场查验确定。
采买手续和后补手续不全不得办理结算,采买价钱不合理不得办理结算。
没有经过招标或洽谈的加急采买,按价风格整管理程序进行过后审核,审核通过后办理结算。
加急采买需要先付款(订金)的,则需执行正常请款审批程序。
六、查核
每个车间每月只允许2次加急采买。
加急采买第三次查核300元,超过四次的每次查核1000元。
七、附则
本规定由装备部、动力部负责解释。
本规定自印发之日起执行。
附件:(外包服务)项目审批表
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附件1:
加急采买(外包服务)项目审批表
加急级别:
申报单位联系人联系电话
项目名称计划号
加急采买(外包服务)原因:(独家采买的要说明独家采买的原因)
到货时间(精准到小时)
序号拟介绍供给商单位名称联系人联系电话
主管处室负责人年月日
使用单位确认
主管副经理
采买部门
有关部门

年月日
年月日
部领导审批年月日
公司主管领导审批:
年月日
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内容总结
(1)加急采买管理规定
一、总则
为加强各项紧急采买工作的管理和控制,实时知足现场需
求,提高工作效率的同时兼顾采买成本,经公司研究拟订本规

(2)加急采买管理规定
一、总则
为加强各项紧急采买工作的管理和控制,实时知足现场需
求,提高工作效率的同时兼顾采买成本,经公司研究拟订本规

(3)加急采买原则
(一)加快采买行为,缩短采买周期
(4)(三)加强交流协调,明确各项职责