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工程资料管管理办法
中建信和地地产有限公公司
2012年年3月23日
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目录
第一章编编制说明 3
第二章管管理职责 4
第三章施施工前期工工程资料管管理 6
第四章施施工过程中中工程资料料管理 8
第五章竣竣工验收阶阶段工程资资料管理 14
第六章档档案管理资资料.........................................................115
第七章附则 ........................................................................................................................16
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第一章编编制说明
第一条
为了加强公公司开发项项目资料的的收集、整整理和归档档等管理工工作,充分分发挥项目目档案在经经营管理、施施工生产中中的作用,明明确资料管管理程序,,根据国家现行规范、标准准和地方的的有关规定定,结合各各项目公司司的具体情况,特特制定本管管理办法。
1、适用范范围
本规定适用用于公司所所有开发项项目的资料料管理工作作。
2、建设项项目资料的管理理
。
建建设项目资资料实行项目公司集集中统一管管理,落实实各业务部部门负责资资料的主管管领导和资资料员,在在各自的职职责范围内内做好项目目文件资料料的收集、整整理、归档档和保管等等工作,由由公司工程程部负责监监督、检查查和指导各各项目公司项项目的档案案管理工作作。
技技术资料工工作要与项项目建设同同步,纳入入项目建设设管理程序序,以确保保工程资料料的及时性性。项目申申请立项时时,项目公司就就要开始进进行文件材材料的收集集工作;项项目竣工验验收时,及及时完成文文件资料的验收和归档工作。
第二条
工程资资料是指在工程程建设过程程中形成的的各种形式式的信息记记录,包括括1)预结结算资料;;2)竣工工图及设备备技术说明明书、调试运行报报告;3))工程施工工过程中的的材料、隐隐蔽验收、检检验批等过程资料料,以及档档案验收合合格备案文文件等其他他相关材料料;4)牵牵涉经济方方面的各类类文件资料料,如经济济签证单、工工程联系单单、技术核核定单、设设计变更通通知单等等等;5)工工程建设管管理过程中中与监理、承承包人发生生的各种其其他往来文文书,如项项目管理检检查情况通通知单、项项目管理整整改回复单单、监理单单位现场综综合考核表表、监理工工作联系单单、监理月月例会纪要要、月报表表等;6)施工过过程中各类类验收、移移交等过程程资料;77)工程部部报公司及及总部的各各类报表。
第三条
工程资资料是建筑筑施工的一一个重要组组成部分,是是建筑工程程进行竣工工验收的必必备条件,也也是对工程程进行检查查、维修、管管理、使用用、改建和和扩建的重重要依据,是是城建档案案的重要组组成部分。
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第四条
工程资资料的编制制、整理,要依据国家家、地方现现行的有关关工程建设设的法律、法法规执行。
第二章管管理职责
第五条建建设单位
1、无论项项目大小,均均需设立资资料管理岗岗位,配备备一名专职职资料员;;
2、由工程程部负责制制定本项目目工程资料料管理办法法,建立健健全本单位位工程资料料管理体系系,并严格格执行本管管理办法;;
3、工程部部负责对公公司所属项项目工程资资料进行监监督和检查查,每月225日检查一一次,检查查内容主要要是资料的的及时性及完整性性。对不符符合规定或或本办法要要求的,限限期整改;;
4、及时督督促总包、各分包单位完善各自的竣工资料,在工程完工后,尽快移交当地城建档案馆、公司档案室、物管部及物业公司。
第六条监监理单位
1、每个项项目在监理理过程中,都都要形成一一套完整、准准确、全面面地反映工工程进度、质质量、投资资及合同管管理等实际际情况的资资料及档案案,并具有有可追溯性性和历史性性检验。
2、监理资资料的管理理由总监全全面负责,并并指定专人人进行具体体管理。监监理单位必必须配备一一名专职资资料员,负负责总包、各各分包及监监理资料的的收发、保保管等管理理工作。组组织总承包包及各分包包单位配备备资料管理理人员,成成立资料管管理机构,制制定资料管管理制度,确确定总承包包及分包单单位资料管管理目标,并并分解到相相关岗位,做做到责任明明确,流程程清晰,管管理有据。
3、现场监监理人员必必须高度重重视监理资资料的收集集、整理和保管管工作,要要把监理资资料的形成成落实到每每一个工序序,牢记树树立监理档档案的形成成是监理人人从事监理理活动的记记录和结果果的观念。
4、监理工工程师要根根据有关部部门的要求求认真审核核来往表格格,不得接接受涂改或或过期补办办的报验资资料。若发发现手续不不全、描述述不清或不不按要求程程序报送的的表格,应应立即退回回,并要求求重报。
5、项目监监理部发出出的各类文文件、表格格均按统一一格式打印印、填写、签签发,监理理人员使用用黑色墨水水签署意见见。
5、负责监监督、检查各施施工单位的的过程管控资料,对对不符合要要求的资料料给予退回回,并限期期整改,直直到达到档档案馆的归归档要求。
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第七条总总承包单位位
1、建建立健全总总承包单位位工程资料料管理岗位位责任制,严严格执行工工程资料管管理办法,资资料员应持持证上岗。
2、负负责工程资资料的收集集、整理、归归档、保管管工作,并并采取有效效措施,保保证工程资资料的安全全。
3、负负责工程竣竣工资料的的组卷、移移交工作。
4、负负责对各分分包单位资资料的收集集、检查、汇汇总。加强对资料料的及时性性、准确性性工作的检检查并限期期整改,直直至所有资资料符合相相关规范和和本管理办办法的要求求。
第八条分分包单位
1、建立健健全工程资资料管理岗岗位责任制制,配备一一名专职资资料员,严严格执行本本工程资料料管理办法法。
2、负负责所承包包工程资料料的收集、整整理、归档档工作。
3、各分包包单位的竣竣工资料应应及时组卷,并并在竣工验验收前200天向总承承包单位移移交。
4、桩基、节节能、人防防、消防、电电梯、弱电电等专项工程的的竣工资料料需单独到到当地城建档档案馆备案案,并取得得合格证,及及时向总承承包单位移移交。
第三章施施工前期工工程资料管管理
第九条
项目的前期期资料非常常重要,各各项目公司司工程部资资料员应依依据各地城城建档案馆馆前期资料料明细,与与前期资料料责任部门门定期进行行沟通,了了解资料的的办理情况况,确保资资料的完整整性和原件件的份数,切切实做到在在过程中控控制资料的的真实性和有效性。
第十条
工程开工前前一周内,总总承包单位位应依据施工图图纸、施工工组织设计计,结合地地方、行业业关于工程程技术资料料的有关规规定,编制制《工程资资料管理计计划》,经经项目公司工工程部审核核后备案,作作为日后项项目资料管管理考核的的依据。
第十一条
《工程程资料管理理计划》的的内容应包包括以下内内容:
1、编编制依据;;
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2、工工程总体概概况,应统一资料中中的工程名名称、建筑筑规模、结结构形式、开开竣工时间间等内容;;
3、工工程资料管管理组织机机构;
4、工工程资料管管理制度,包包括总包及及分包单位位资料移交时间、奖罚罚措施等;;
5、工工程资料清清单,包括括资料类别别、组成内内容、原件件份数;
6、工工程资料填填报、整理理职责分工工;
7、竣竣工组卷及及移交要求求,并对各各分包单位位的资料质质量、数量量提出要求求。
第十二条
开工报告
工程开工之之前七天,总总承包和各各分包单位位向监理单单位递交开开工报告,待待监理单位位、建设单单位审核通过,下下达开工令令之后方可可开工。
第四章施施工过程中中资料管理理
第十三条工程进度度审核管理理
承包人与建建设单位之之间的工程程进度审核核管理:承承包人应于于每月二十十五日将工工程进度报报表报监理理单位审核核,监理单单位于三个工作日日内完成审审核,审核核完成后,再再由承包人人交项目公公司综合办办进行登记记,项目公公司接报表表后由现场场工程师于于三个工作日日内完成复复核工作,并并根据合同同的各项条条款确定应应支付的工工程进度款款。
第十四条工程函件件管理
一、收发文文规定
项目所有文文件的收文文和发文要要有记录,对对于重要的的文件,如如设计变更更、技术核核定单、洽洽商单、经经济签证单单等接收人人除在发文文登记表上上签字外,对对于发放的的原件,接接收人还要要在发文登登记表备注注栏内签署署原件签收收。
当收到设计计图纸的设设计变更单单时,应及及时通知图图纸持有人人在图纸上上标注变更更的时间、内内容和变更更单的编号号。
(一)收发发文的程序序
1、流程图图
一般函件
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监理单位审核
施工单位
建设单位综合办
建设单位工程部
2工作日
施工单位
一般函件
1工作日完成
经济签证
监理单位审核
施工单位
建设单位综合办登记
建设单位工程部审核
签证
3工作日
施工单位
建设单位总部审核
3工作日
2、各承包包人及监理理单位必须须有本单位位的收发文文登记本,准准确登记收收发文时间间。发往建设设单位的所所有函件,必必须先经监监理单位签签署意见,监监理单位接接收函件时时须在承包包人的收发发文登记本本上签字确确认,签署署完意见后后再将函件件返回给承承包人,并并要求承包包人对函件件签收;承承包人再将将函件交项项目公司办办公室,项项目公司在在收到函件件三个工作作日内完成成审核并通通知承包人人领取函件件。
3、承包人人在施工过过程中如有有疑问或不不明事宜,必须须提前三天天拟写工程程联系单或或技术核定定单,口头头汇报不作作依据,承承包人发文文应使用建建设单位的的标准格式式,规范的的文件编号号,由其项项目经理签签发。程序序参考第一一条执行,否否则建设单单位有异议议可要求承承包人返工工,且费用用由承包人人承担,工期期不予延长长。建设单单位收到函函件后应及及时回复。其其中发生经经济费用的的工程签证证单应在监监理审核通通过后,由由承包人交交建设单位位之日起三三个工作日日内(不含含建设单位位总部审核核时间)予予以回复,,否则视为为建设单位位同意承包包人所报送送的经济签证金金额;不
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发发生经济费费用的工作作联系函等等其他工程程函件应在在监理审核核后,承包人交交建设单位位在三个工作作日内予以以回复。
(二)收发发文的要求求
1、建设单单位下发的的工程函件件由主办部部门起草,分分管领导审审核,工程程部资料员员进行登记记、编号,,项目公司司总经理同意签签字、盖章章后方能发发文,否则则视为无效效。工程部部资料员应应于当日将将函件发与与监理及相相应承包人人。对需要要回复的函函件,监理理必须督促促承包人于于三个工作日日内予以回回复。
2、承包人人应在签证证工程施工工完成三天天内就该项项签证工程程单独向监监理、开发发商报验,经经承包人、监监理、开发发商三方签签字确认后后方算合格格,验收合合格后三天天内向监理理单位提交交工程变更更签证单(附附相对应联联系单或设设计变更单单、详细预预算及报价价等相应证证明资料),否否则视为放放弃签证。
3、监理签签署工程签签证回复意意见时应明明确表明态态度,不得得有“属实,请请某某人或或某某部门门定夺”等语句,且且必须逐条条回复。如如“我单位已已于X年XX月X日收收悉此函,现现我方意见见如下:………同意11、2条签签证,3条条不予签证证。”
4、承包人人如在施工工过程中发发现工程设设计需变更更,必须在在24小时时内以书面面形式报送送建设单位位设计部,由由建设单位位与设计院院联系确认认。工程变变更单由建建设单位工工程部发放放,经设计计院签字确确认并加盖盖印章方能能生效。
5、如工程程函件需补补充或修改改,双方应应有往来登登记。
6、以上的的工作联系系函、技术术核定单、工工程签证单单、设计变变更单等归口工程部部管理。工程程部应及时时建立登记记台帐,定定期整理归档,建建立归档电电子目录,确确保纸质版版和电子版版一致。该该类资料应应于工程竣竣工验收后后三个月内内移交公司司档案室。
二、拟定函函件注意事事项
1、凡是牵牵涉到工程程量增减、设设计变更的的相关函件件,必须经经建设单位位工程部、合合约部、监监理单位三方确确认签字后后方为有效,否否则不作为为计价的依依据。
2、牵涉经经济方面的的工程函件件必须经各各单位盖章章后方能生生效,无盖盖章的均视视为无效。
3、为避免免工程函件件出现混乱乱、重复,双双方发文时时需用数字字严格编号号,如土建建-0011、水电--001、消消防-0001、弱电电-0011等,不能能出现漏号号、重号,且且日期与编编号必须前前后一致。如如文件编号号为“001”,发文日日期为20008年22月1日,而而编号为“002”的函件,发发文日期却却为20008年1月月15日,则则视为发文文日期与编编号不一致致。如发现现此现象,则则视为无效效函件,监监理或发包包人应不予予接收。若若接收了该该文件经查查出,同样样视为无效效文件。跟跟该文件
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相相关的一切切资料作废废,结算时时将剔除。
4、所有工工程函件统统一使用建建设单位制制定的格式式样表。其其原件必须须一式四份份,建设单单位一份,监监理一份,承承包人两份份。
三、函件归归档管理
1、建设单单位、监理理单位、承包包人必须及及时对工程程函件进行行存档。文文件存档时时必须按照照文件类别别、收发文文单位、发发文时间、发发文编号进进行分类归归档,且所所有归档文文件必须有有目录,目目录应含有有发文编号号、发文日日期、发文文单位、文文件内容,且且目录必须须有电子版版本。
2、凡牵涉涉经济方面面的函件,由由工程部、合合约部保存存原件,相相关部门保保存复印件件。
第十五条其他资料料管理
一、工程例例会纪要。监监理公司每每周一组织织承包人、建设单位召开工程例会,该会议纪要必须由监理于第二天拟写完毕,发送至各承包人并签字确认,并抄送建设单位办公室。
二、施工图图片。总承承包单位及及建设单位位工程部将将日常工作作检查和领领导视察的的照片按日日期和检查查项目分类类保存,并并每月整理理一次。每每月上报公公司工程部部的月报附附实时进度度照片。
三、施工日日志。
监理施工日日志
监理单位各各专业工程程师每天应应对正在进进行的工序序进行巡查查,对当天天的质量、进进度、文明明施工情况况和作业人人员情况进进行记录,对对作业人数数偏少而导导致进度缓缓慢的情况况,及时对对总承包单单位下发函函件,对总总承包的施施工人员提提出具体要要求;在每每天例行巡巡查中发现现的质量问问题,及时时对总承包包单位下发发整改通知知单,情况况严重时应应第一时间间向建设单单位进行汇汇报,经过过开发商同意意后立即下下达停工通通知,要求求总承包单单位停工整整改。
建设单位工工作记录
工程部各专专业工程师师负责将每每日的工程程进度、质质量和安全全情况在《工工作记录》上上进行描述述,作为日日后解决纠纠纷和了解解项目实际际情况的依依据,工程程部每月225日前须须对监理日日志进行检检查。
四、政府文文件。如有有政府部门门下达的通通知或文件件,应立即即报送公司司综合办及及领导,使使领导及时时了解情况况。
五、施工图图。施工图图纸按土建建、安装等等分栋号进进行保管,如如“1#栋建建筑施工图图”存于一个个档案盒,公公司内部其其他部门借借阅时要进进行登记,以以防图纸丢丢失,外部部单位一般般不予借
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六、设计变变更。设计计变更程序序按公司相相关规定执执行,公司司工程部、设设计部、成成本部各保存一一份设计变变更原件,其其余原件交交由施工单单位执行。
七、技术方方案。对于于重要的专专项工程,如如电梯、消消防、冬雨雨季施工方方案、滑模模等要求施施工单位上上报施工技技术方案至至监理单位位,经监理理单位审核核通过后报报送工程部部,工程部部复核认可可后方可实实施。
八、材料设设备进场验验收资料。所所有材料进进场时施工工单位须填填报公司《工工程材料认认质报审表表》,经自自检合格后后,报监理理、工程部部进行验收收,验收合合格后方可可进场,并并形成验收收记录。
在材料设备备使用之前前,施工单单位还要填填报《材料料设备使用用报审表》,施工单位自检、复检合格,经建设单位、监理单位审核通过方可投入使用。
九、分部分分项验收资资料。
根据公司提提升实体品品质的要求求,所有工工序实行样样板引路制度,对对所有施工工样板的验验收严格按按照公司《工工程管理手手册》执行行;按施工工样板开展展的大面施施工后,实实行工序1100%验验收,形成成详细的验验收记录,所所有验收记记录入档保保存。
对于混凝土土工程,实实行浇灌令令制度,即即每次浇灌灌混凝土之之前,施工工单自检合合格后,报报监理单位位及建设单单位进行隐隐蔽验收,合格后总总监理工程程师和建设设单位代表表签署浇灌灌令方可进进行砼浇灌灌作业,否否则,该部部分工程量量不予计量量。
对于所有隐隐蔽工程,先自检合格并形成验收记录,报监理单位验收,建设单位随时抽查复验。施工单位自查、监理单位验收及建设单位复验数据均需归档留存。
第十六条
一、总总承包单位位资料员应应根据资料料内容进行行资料盒的的脊背、封封面标识,做做到整齐、美美观,便于于查阅。资资料盒内应应包括总目目录、卷内内目录、资资料封面、分分目录和资资料内容五五部分,各各级目录及及资料内容容必须对应应一致,层层次清晰,便便于交圈。
二、工程资资料应随工工程进度及及时收集、整整理,工程程名称统一、齐全全、字迹清清楚、书面面整洁、签签章齐全,必必须使用档档案规定用用笔。资料料编制使用用表格应符合合当地质监监站的规定定。
三、各各施工单位位管理人员员应根据工工程进度及及时填写工工程资料,并并按要求及时报验。资资料填写人人应对资料料内容的真真实性、准准确性负责责。
四、总总承包各施施工员应及及时掌握工工程进度情情况,保证证资料与工工程同步;;总承包单单位资料员员发现资料料和工程不不同步的情情况时,应应提醒施工员员对资料进进行完善。