5接待工作.ppt

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第二节接待工作程序
一、接待前的准备工作
二、接待工作的实施
一、接待前的准备工作

①“诚恳”的心情
②合作的精神

①环境准备
包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯。
②办公用品的准备
包括前厅和会客室

企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;
较完备的资料,如当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式,本市的政治、经济、文化等情况。
提示:
最好每天下班前把所有的办公用品都整理好,第二天就不会手忙脚乱。上班能提前10分钟到达,就有时间把接待环境再清洁整理一遍,良好的接待环境会使自己和客人都愉快。
。
包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务等。
。
高规格接待;
对等接待;
低规格接待
注意事项:
①高规格接待固然能表现出重视、友好,但它会占用主陪人过多的时间,经常使用会影响主陪人的正常的工作。
②低规格接待有时是因单位的级别造成的,有时是另有原因,用得不好,会影响与对方的关系;对等接待是最常用的接待方式。
相关知识
影响到接待规格确定的其他因素:
(1)对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时,往往以高规格接待。
(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格。
(3)对以前接待过的客人,接待规格最好参照上一次的标准。
接待规格的最终决定权在上司里,秘书仅提供参考意见。

主要内容:确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。
1)主要陪同人员;
2)主要工作人员;
3)住宿地点、标准、房间数量;
4)宴请时间、地点、标准、人数;
5)会见、会谈时间、地点、参与人员