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采购交期管理规范
采购交期管理规范
一、目的
在必要的时间内准时获得生产经营活动必需的物料,维持正常的生产活动,减少因采购交期延误造成的公司损失。
二、适用范围
适用于公司生产物料的采购过程,非生产物料不在本管理范围之内。
三、确定合理的采购周期
每年1月,由采购部根据上年度的供应商状况和物料需求状况、物料性质制定本年度《采购周期表》,并向各相关部门发放,作为物料请购管理、库存管理、采购交期管理之参考。
四、建立合理化库存
每年1月,制造部根据上年度经营状况和本年度营销目标制定合理《安全库存表》,采购部长应该提出合理化建议,共同确认合理化库存表,库存表应该发放至下料、总装、机加工、仓库和采购。
五、交期的计算
自采购部收到《请购单》至使用部门要求的交货日期止。
六、采购订单的下达
(一)责任采购人员收到请购单后应该及时和供应商沟通交期,及时下达采购订单。
1、签订长期合约关系的物料及供应商,应该在收到请购单后8个工作时内在《合格供应商名录》中选择供应商下达订单和订单确认。(通过订单回传,没有传真的供应商电话确认并做好记录确认供应商已经收到采购订单和确认接受交期);
2、已经有合作关系的原材料供应商,应该在8个工作时内向其发出《询价单》,并督促其在24个工作时内提供报价单(最长不超过2个工作日),收齐报价后12个工作时内完成制作《比价单》、报价审批、制作采购订单、订单审批、订单下达和订单确认。
3、采购人员认为有必要扩大询价范围并准备向新供应商订货时,应该事先估计询价、报价、合同签订、付款、供应商准备、运输等各项作业所需的时间,最长不超过5个工作日完成订单确认,并确保在使用部门要求的时间内到货。
(二)没有采购过的物料
1、责任采购人员收到申购单后,应在1-3个工作日内收集供应商信息,收集报价,并根据实际情况和使用部门、技术部门沟通,共同筛选意向供应商,如有必要应该到供应商处实地考察,最终由总经理审核价格后下单订单,确保供应商按期交货。
2、只进行意向询价而未有明确采购需求的物料,使用部门应该填写《价格需求表》,明确物料规格和技术要求,价格需求时间;责任采购人员收到《价格需求表》后及时收集供应商信息和报价,并根据实际情况和使用部门、技术部门沟通后共同筛选意向供应商,在使用部门要求的时间内把意向供应商和报价填写在《价格需求表》上反馈给使用部门。
七、交期的控制
(一)供应商确认订单后至交货日期前,采购人员应和供应商保持必要沟通,了解其备货进展,做好沟通激励,必要时可以使用书面的《交期确认函》要求供应商书面确认备货进度,防止出现交期延误。
(二)对于重要物资采购,除要求供应商报告进度外,如有必要还应前往供应商工厂进行实地访问查证。
(三)采购人员发现供应商供货进度可能会影响正常的交货期限时,应及时采取措施,消除进度滞后。
八、明确交期违约责任
采购人员在进行采购洽谈时,应在明确交货期限的基础上,与供应商达成对交期违约责任的共识,并以合同条款的方式在采购合同中体现。
九、交期延误处罚
(一)因供应商原因导致的交期延误,采购人员应及时进行催货,要求供应商根据合同条款承担违约责任。
(二)因本公司采购人员原因造成的交期延误,应加强采购人员交期意识,提高采购人员业务素质,并对相关责任人进行批评。对公司造成严重损失的,依照《员工手册》处罚。
(三)因双方沟通不畅造成的交期延误,采购部长首先应加强内部控制,改进采购工作业务水平,加强同供应商沟通,建立完善、畅通的沟通机制。
(四)因偶发不可抗因素造成的交期延误,应与供应商协商进行处理。自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿;其他偶发因素造成的损失,应和供应商协商解决,力求将双方损失减小到最低。
(一)每出现一次交期延误,使用部门应该书面通知采购部长和人力资源行政部,采购部长和采购人员应该根据采购经验,对交期延误原因进行总结,出具书面的分析报告和改进措施。属于采购人员责任和供应商责任的交货延误,由人力资源行政部记入采购人员和采购部长考核记录。属于其他部门责任或者沟通不良导致的交货延误,由人力资源行政部另行处理。
(二)交期延误常见原因分析表:
交期延误常见原因分析表
原因
具体内容
原因
具体内容
供应商的责任
(1)接单量超过供应商的产能
采购人员的责任
(1)供应商选定错误
(2)供应商技术、工艺能力不足
(2)业务手续不完整或耽误
(3)供应商对时间估计错误
(3)进度掌握与督促不力
(4)供应商生产管理不当
(4)经验不足
(5)供应商之生产材料出现货源危机
(5)下单超过供应商之产能
(6)供应商品质管理不当
(6)更换供应商所致
(7)供应商经营者的顾客服务理念不佳
(7)付款条件过于严苛
(8)供应商欠缺交期管理的能力
(8)缺乏交期管理意识
(9)不可抗力原因及其他因供应商责任
(9)其他因采购原因所致的情形
其他部门责任
(1)请购前置时间不足
沟通不良所致原因
(1)未能掌握一方或双方的产能变化
(2)技术资料不齐备
(2)技术资料交接不充分
(3)紧急订货
(3)品质标准沟通不一致
(4)生产计划变更
(4)单方面确定交期,缺少沟通
(5)设计变更或标准调整
(5)首次合作出现偏差
(6)订货数量太少
(6)未达成交期、单价、付款等问题共识
(7)请购错误
(7)交期理解偏差
(8)未能及时付款
(8)其他因双方沟通不良所致的情形
(9)其他因本公司人员原因所致的情形
十一、交期管理认知
交期管理是采购作业重点之一,采购部长作为采购交期管理的首要负责人,应该不定期对采购人员进行培训,使其充分认识到交期管理的重要性。
(一)交期延迟造成的不良影响有以下方面:
1、导致制造部门断料,从而影响效率。
2、由于物料交期延迟,间接导致成品交期延迟。
3、由于效率受影响,需要增加工作时间,导致制造费用的增加。
4、由于物料交期延迟,采取替代品导致成本增加或品质降低。
5、交期延迟,导致客户减少或取消订单,从而导致采购物料之囤积和其他损失。
6、交期延迟,导致采购、运输、检验之成本增加。
7、断料频繁,易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
(二)交期提前太多造成的不良影响有以下方面:
1、导致库存成本之增加。
2、导致流动资金周转率下降。
3、允许交期提前,导致供应商优先生产高单价物料而忽略低单价物料。
4、由于交期经常提前,导致库存囤积、空间不足。
5、交期提前频繁,使供应商对交期的管理松懈,导致下次的延误。
十二、相关记录表格
《采购周期表》
《安全库存表》
《价格需求表》
《交期确认函》
十三、附则
,呈请总经理批准通过后生效,修改和废止亦同。
,执行中涉及的相关事项和问题由采购部负责解释和处理。
起草:杨沂岗修订:杨沂岗校对:
表格一:山东金宝山机械有限公司采购周期表-2013年度(样表)
大类
序号
类别
程序时间(天)
交货时间(天)
采购周期(天)
紧急采购(天)
备注
五金件
1
气体
1
1
2
1
安全库存
2
油漆
1
1
2
1
安全库存
3
油封
1
3
4
1
安全库存
4
三角带
1
3
4
1
安全库存
5
焊条
1
3
4
1
安全库存
6
耐磨焊条
1
7
8
安全库存
7
传动轴
1
5
6
3
安全库存
8
钢弹簧
1
5
6
3
安全库存
9
橡胶弹簧
1
5
6
按单申购
10
普通螺栓
1
3
4
1
安全库存