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采购物流实务
采购经理、物流经理、职业经理必修教材
采购物流实务
目录
第1章采购物流基础知识
工商企业在生产经营过程中需要大量的物料,其中包括原材料、零部件等,这些物料作为企业的生产手段或劳动对象对企业的经营活动产生极其重要的影响。作为生产投入的各类物料一般是以有形形态存在的,除去极少部分由企业自己提供以外,绝大多数是通过外部采购获得的,这就决定着采购过程伴随着大量的物流活动,因此,在采购过程中如何做好物流的计划、组织和控制,提高采购物流水平成为企业面对的重要课题之一。从物流的角度组织好采购活动,不仅有助于优化采购管理,而且可以有效地推动物流管理的深化。
§1采购的含义与作用
从企业生产过程的角度考察,采购是处于最前端的一项活动,这一特点说明,采购是企业其它活动的前提和条件,如果采购职能不到位,制造、销售等职能就难以开展,当然在市场决定生产和战略采购思想的影响下,科学和合理的采购决策与活动又服务于生产和销售。从企业物料流动过程的角度考察,采购物流是企业首先遇到的物流活动,解决好采购物流对以后的物流活动影响深远。
现代企业是建立在分工和专业化基础上的社会化大生产,特别是由于生产与流通功能的日益细分,一家企业在产品制造和流通中往往只能承担部分功能,只是产品社会生产过程中的一环,只有正确地认识现代企业的上述特点,才能明确采购活动产生的客观基础。
在商品经济条件下,采购是一个十分普遍的概念,大到政府采购,小到个人购买一种商品或服务,因此,我们可以将采购划分为广义概念与狭义概念。广义采购是指社会采购,它是站在国民经济和社会经济活动的角度,各类社会主体为了日常消费或其它目的购买各种商品的活动,其中包括政府采购、教育采购、军事采购、医疗采购、消费采购等。狭义采购专指企业采购,是指工商企业以营利为目的,为提供社会最终产品或业务使用而购买生产资料的活动。
企业采购与社会采购具有不同的特点:首先,企业采购是以营利为目的的,他以采购为代价,目标是通过生产经营活动使采购的物料增值,从而获得经济效益。相反,社会采购往往是以消费为目的的;其次,企业采购服务于生产经营的需要,具有较强的计划性、针对性,他面对较大的采购风险,采购决策比较慎重。相反,社会采购具有一定的随机性、不稳定性,通常不太考虑采购风险;最后,企业采购通常由企业的采购部门承担,无论是集中采购还是分散采购,任何企业的采购职能都由明确的机构和人员负责。相反,一部分社会采购的采购职能不是独立的。
由于企业采购服务于生产经营活动,并且以营利为目的,由此决定着企业采购面对着采购风险和投入产出问题,为了实现企业的经营目标,必须对企业采购活动和过程进行必要的计划、组织与控制,这就是采购管理。采购管理是企业管理的重要职能,也是企业专业管理的重要领域之一。
采购与采购管理是两个不同的概念,如果企业采购处于一种自发状态,没有实施有效的计划、组织与控制职能,那幺可以说企业有采购活动,却没有采购管理。在考虑风险、资金占用、适度规模、及时性和成本等因素的条件下,通过实施科学的采购管理,可以合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点,可以以有限的资金保证生产经营的需要,为企业降低成本、加速资金周转和提高产品质量做出积极的贡献。
采购管理通常包括以下几项基本职能:⑴采购决策。根据物料需要量的预测和生产计划的安排,在考虑各种影响因素的条件下,对采购活动涉及的各个方面做出科学的选择;⑵采购计划。采购活动是大量的、经常的,采购计划是对采购活动做出的具体的细致安排和规划,是采购活动的指导性文件;⑶采购组织。包括静态的组织和动态的组织。前者是指建立采购组织机构,明确采购权限和职责,配备相应的专业人员;后者是指对采购活动的组织,包括采购招标、货源组织、订货谈判、签订合同和组织交易等;⑷采购控制。是指为了达到采购目标,对采购活动制定定额、规章制度、工作程序、采购标准、验货条件,以及涉及采购过程的考核、监督、评价和反馈等。
企业的生产经营活动可以划分为供、产、销三大环节,根据上述划分,采购显然与供应具有密切的关系,但是两者在概念上并不是一致的。一般而言,供应的含义大于采购的含义,供应包括内部供应和外部供应。前者如自产自用、车间或工序之间的供应等,后者是从外部组织货源,对企业进行供应,采购就属于此类。另外,采购的含义与供应的含义有一定的区别,供应是保证需要的意思,采购虽然包括这一功能,但采购的功能远远多于供应,比如采购还具有降低成本、减少资金占用等功能。
在划分企业物流活动时,目前很多企业和学者将物流划分为供应物流、生产物流和销售物流三大系统,我们认为上述划分一方面存在划分不细的问题,另一方面供应物流还不能反映采购物流所包含的各种含义和功能,因此,本丛书将外部供应物流定义为采购物流,内部供应物流定义为库存物流,这样更有利于反映采购与供应的区别。
长期以来,企业采购的功能是单一的,就是购买各类生产物料,满足生产需要。采购的单一功能与企业活动的过度专业化有直接关系,由此导致的问题是采购活动与生产、销售等活动相互分离。近年来,出现了战略采购的思想,要求采购活动置身于企业经营战略的总体安排下通盘考虑,处理好采购与生产、销售等其它活动的关系。战略采购思想的提出扩大了采购的内涵和功能,对于推动采购的合理化产生了积极影响。在战略采购思想下,采购活动包括的内容更加丰富,一般而言,主要涉及以下几个方面:
⑴根据销售计划和生产计划的安排,协调采购与生产和销售的关系,加强采购部门与生产和销售部门的沟通,详细了解生产和销售等部门对采购的具体要求。
⑵分析外部供应市场的状况,掌握各类物料的供应渠道、价格变化、交易条件以及供求关系,就采购方式、采购批量、采购价格等做出决策,编制详细的采购计划。
⑶做好采购管理的基础工作,制定各类采购定额和标准,明确职责分工和权限,编制采购业务流程和工作手册,提出主要的考核指标,建立采购数据库和采购信息系统。
⑷按照采购计划决定的采购方式,实施具体的招标、接洽、谈判等工作。根据企业的目的不同决定与供应商之间的关系,重点培养稳定的供货渠道,与主要供应商建立战略联盟,培育有效的供应链。
⑸签订订货或采购合同,加强合同管理,催促供应商及时交货,组织好物料的运输、搬运、验收、分包等具体的物流作业工作。
⑹做好结算和信息反馈工作,根据交易关系的不同区别结算方式和政策,将物料供应中存在的问题反馈给供应商,征求生产部门对采购的改进意见。
采购作为生产经营活动的初始环节,对企业的供、产、销各个环节影响很大,直接影响着生产经营过程、企业业绩,并构成企业竞争力的重要方面。
⑴物料采购和组织货源是工商企业业务活动的基础,它对于保证生产经营活动的连贯性、持续性具有决定性的作用。采购不及时不仅增加了生产经营周期,而且会给企业产生重大损失。随着消费者需求的多样化,企业必须以小批量、多品种生产方式提高市场的快速反应能力,这就要求采购活动更加频繁、准确和及时,做好物料的配套性、规格化和准时化可以为先进的生产方式奠定良好条件。
⑵采购成本是产品成本中的主要部分,是决定产品价格水平和竞争力的主要因素之一。从生产企业来看,各类物料转移的价值构成产品价值的主要部分,一般而言,制造业中产品成本中的30%—80%是由采购成本构成的,一些特殊行业甚至占到90%以上,因此控制采购成本是降低产品成本的主要渠道。从商贸企业上看,商业利润主要来源于“贱买贵卖”的流通差价,较低的购进价格对于商业利润具有决定性影响。
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为了降低采购成本,日本家电企业采用了集中订货、单元订货和公开采购三种新的订货方法。
集中订货是指改变原来的向很多供应商分散采购的做法,集中到几家供应商采购零部件。这种订货方法不仅提高了采购效率,而且由于供应商获得了规模效益,零部件的单价有所下降,为家电厂家削减成本创造了条件。
单元订货是指将过去按照每一个工序采购零部件的做法改变为按照组合工序要求把相关零部件组织成一个零部件单元,然后向特定的供应商订货。如果按照各工序采购零部件,势必会增加零部件品种和数量,采购活动也十分频繁,企业为此要付出较多的检验、核查、谈判等费用。如果按照单元采购,零部件品种、数量大幅度下降,也省去了烦琐的作业环节,开辟了节约成本的新途径。
公开采购是指企业在零部件采购中不再拘泥于原来的交易关系,在公开的市场上采购零部件。公开采购改变了过去封闭采购的做法,供应商面临着更大的竞争压力,采购方也可以按照最低成本的原则灵活地决定采购活动,不再受分包关系的制约。公开采购虽然使家电企业的管理负担有所增加,但能够采购到更廉价的零部件,特别是可以从海外采购,是与国际化战略相适应的一种采购方法。
⑶产品质量与生产工具和劳动对象的质量有密切关系,机器设备的可靠性和精度、原料的质量和各种零部件的性能和质量直接影响到最终产品的质量,因此采购活动对提高企业质量水平、降低不良品率具有重要意义。
⑷物料采购需要占用大量的流动资金和生产经营设施和场地,因此做好采购工作对于减少资金占用、提高设施和场地的利用率具有十分显着的意义。目前,许多企业面临资金紧张和设施不足等问题,导致上述问题的原因之一就是采购活动不够优化,通过挖掘采购活动的潜力,可以找到解决问题的重要途径,因此,科学和合理的采购对于解决企业各类问题具有积极作用。
⑸采购活动与企业外界的联系十分紧密,它对于促进企业的开放性具有战略意义。有效的采购活动首先可以促使企业转变
“大而全”、“小而全”的思想,避免重复投资、重复建设,促使企业聚精会神地抓好主业,培育核心竞争。通过采购这一纽带,企业可以构建外部合作体系,充分利用外部资源,因此采购活动对于发展虚拟企业、战略联盟和业务外包等新型管理模式具有特别重要的意义。
§2企业采购模式及其演进
在社会化大生产的条件下,企业对采购的依赖性很大,它不仅影响到企业正常的生产经营活动,而且对企业各项经济指标的实现具有重要作用。实践证明,企业采购模式的科学性和先进性是市场竞争力的重要表现。由于企业经营环境不断地变化,企业管理的课题也在不断地调整,采购模式也存在一个不断完善和进化的过程。
从国外来看,西方企业十分重视采购模式的探索。按照采购职能与企业战略之间关系,采购模式有以下几种主要形态:
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戴尔公司位于美国得克萨斯州的总部工厂的周围分布着许多零部件供应商的小型物流中心(零部件仓库),这些小型物流中心被称为“周转式零部件仓库”,它们与总部工厂的距离很近,通常车行15分钟就可到达。这些供应商事前在此储备着各种零部件,一旦戴尔公司获得订单,零部件供应商就会以必要的部件、必要的时间、必要的数量实施小批量高频率的配送作业。
戴尔公司按照7天使用量安排库存,由于计算机库存价格每周降低1%,因此7天的库存显然过多,加剧了库存风险,比如,1993年戴尔公司销售额为26亿美元,库存费用3亿4200万美元,当年出现了亏损。在这种情况下,戴尔公司意识到必须进行彻底的库存管理,分布在工厂周围的供应商储备仓库为缓解戴尔公司库存压力发挥了积极作用。1997年戴尔公司销售额达到123亿美元,库存费用却只有2亿3300万美元。戴尔公司位于美国本土的两家工厂通过引入新的生产方式,零部件库存仅保留在5个半小时之内,公司的平均库存虽然为7天,但是采用新的生产方式后,工厂的库存水平也大幅度降低了。
戴尔公司在很长一段时间内与200多家零部件供应商保持交易关系,过多的供应商无法保证准时配送,于是该公司将供货渠道集中在15—20家核心企业上。这些企业为了保证向戴尔公司提供及时的供应,在戴尔工厂的附近设置了很多零部件仓库。戴尔公司之所以能够不建立零部件库存而又能适应顾客对计算机产品的多种需求,正是因为与核心供应商建立起了紧密的合作关系。在这种伙伴关系下,戴尔公司不承担库存风险,而是由供应商承担,通过与零部件供应商构建紧密的合作关系将库存控制在最低水平。
这种采购模式不具有战略性,与企业发展战略没有必然联系,仅仅根据企业业务经营的需要决定采购活动,大多数采购时间是固定的、例行的。评价采购活动成效的主要指标是进货效率,采购过程也缺乏透明性,采购部门独立采购,其它部门基本不介入采购过程,因此各部门没有广泛的沟通。在采购过程中比较重视对供应商的评价,关心供货能力。
这种采购模式以具体的业务需要为导向,比如在零售商中,根据不同的业务分工,单独地解决服装、食品、家电等单一业务的采购问题,采购活动被分解为更细的部分,突出专业采购的特点。这种采购模式虽然深化了采购活动,也采用最新采购技术和方法,但是采购活动与企业发展战略相分离,管理者只重视培养采购部门的专门能力,在评价尺度上从保证供应向考核采购成本方面转变,重视采购人员的专业化和技术水平的提高。
这种采购模式认识到采购活动对企业竞争能力的影响,从提高企业竞争力的角度加强采购管理,积极采用先进的采购技术和方法,强调采购活动对企业竞争战略的支持性。在这种采购模式下,通行的做法是让销售人员参与采购活动,加强购销衔接,以采购小组的方式克服专业采购人员个人采购的局限性。这种采购模式十分重视对供应商的选择、激励和控制,采购管理也从单一的购买扩展到收集市场信息等方面,但是采购管理是被动的,要求服从于竞争战略。
在这种采购模式下,采购战略与企业竞争战略完全统合起来,从企业战略的制订阶段就考虑具体的采购职能,并将这些职能统合起来。采购部门与其它部门的沟通更加密切,专业采购人员与其它专业人员相互学****在工作上更加有效地协调和配合,采购部门与其它部门之间建立了固定的沟通体制。此时虽然也重视采购专业人员技能的提高,但不再仅追求