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采购的五大要素
采购的五大要素包括供应商、时间、价格、数量以及品质。采购人员的工作便是要在合适的时间里,从合适的来源中以合适的价格、品质和数量获取物料或服务。这里的“合适”二字是会不断演变的。严格来说,应该解释为从“合格的”供应商(RightSupplier),在“需求的”时间(RightTime)内,以“合理的”价格(RightPrice),取得“正确的”数量(RightQuantity)、“符合品质要求的”(RightQuality)物品与服务。
1。供应商
对于“供应商”(Supplier)的选择,采购人员必须思考的是,是否一定要选择规模较大的供应商?一般人都会认为选择规模较小的供应商,采购人员比较会担心交货品质与供货的稳定性,规模大的供应商较令人放心,但是如果自己的过摸与采购需求不能相对地配合,采购人员不见得能在价格与配合度上得到什么好处。因此,采购人员必须配合需求的种类,视情况来选择适当的供应商。
此外,采购人员最担心的就是买不到货,一旦货源掌握在非常少数的供应商手里时,采购的价格就会受制于他人。因此,为了取得合理的市场价位,采购人员必须尽可能地开发可靠的“替代性供应货源”,并寻求与制造供应商之间的良性竞争模式,以促进采购的绩效与价格之竞争。同时要发展与维持“良好的供应商关系”,使供应商愿意提供新点子、新产品,以及更优惠的价格与服务,达到买卖双赢的结果。对于采购的订单与合约,要保持良好的记录存档与控制,以提供稽核时的追踪,并保证采购作业的效率与诚实的运作。
2。时间
对于“时间”(Time)的要求方面,可分为内部使用单位的需求时间与要求供应商交货的时间两部分。然而是否所订货物可随时提供最好,或是供应商交货期愈短愈好?其实也未必全然如此,因为供应商如果要配合短交期,采购的价格也必须有所调整。
因此,采购人员应从缩短供应商前置时间(LeadTime)及周期时间(CycleTime),以配合使用单位的需求时间与生产排程达成及时供货的目的,让生产线得以顺利运转而无断线之虑。而要保持“持续供货”,不使生产线断线则是采购人员的天职,就如同军人的天职是保家卫国一般,如果不能维持工厂的正常运作,采购人员再怎么努力也将是白费。
3。价格
在“价格”(Price)的看法上,所必须思考的不是价格愈低愈好。采购人员切忌被便宜的单价数字所蒙骗,因为价格只是交易的显性部分,尚有许多隐性的成本必须注意,例如品质、服务的差异,如果采购人员在比价时,只选择最低单价的供应商,在总成本上不见得能得到什么好处。
采购人员必须在“符合品质要求”的情况下,以“最低价格”购买到所需的物品与服务才是正确的。符合品质要求是一个很重要的前提,如果没有满足这个前提,无论供应商提出多么低的价格,采购人员都应予以考虑。
4。数量
关于“数量”(Quantity)的取得,从降低库存量的角度来看,是否每一次的交货数量都是愈少愈好?其实不然。每一次交货数量愈少,代表采购人员必须多下几次订单才能满足需求,如此一来,反而增加行政作业的成本。因此,采购人员对内应顾及有效的库存管理,达成较高的存货周转率,减少不必要的储存持有成本,并且要致力于降低因为库存积压过多时,所带来的库存品损坏、过时、失窃等现象,而导致存货发生损失的情形,使维持存货的“持有成本”(CarryingCost)保持在一个最经济的状况。
对外则须协调供应商的经济生产批量,改进采购作业与规范之效率,以达到订购或制造产品数量的“最低总取得成本”。虽然采购作业有其固定且不可避免的流程,但是流程中的每一个环节皆须尽量改善其作业之效率;另外,也应朝自动化的订单处理方式发展,以降低采购作业成本。所谓“取得成本”(AcquisitionCost)包含了产生及处理订单所有花费的成本,以及其相关的文书作业。从管理的广义角度来看,取得成本是与取得无聊性观的订购、运输、搬运以及所有存货持有成本的总和。
5。品质
至于对物品与服务的“品质”(Quality),是否应要求品质愈高愈好?当然,谁不喜欢品质好的东西,但是采购人员必须了解到过度的品质要求只会增加成本的负担,一味地追求最高标准的品质,对产品不见得真能增加其实质上的价值,因此,采购人员应该抱持着要求符合所需的适切品质水准,减少不必要的品质要求,以取得与价格间的良好平衡。
另外,也必须保持“一定与一致之物料品质”,以达成生产的效率与效果。即除了品质须符合要求外,还必须要维持品质的一致性,也就是说,供应商每一次的交货品质不能有明显的差异,在降低外在因素后,也才能确保内部生产线上的品质易于控制。
除了物品的品质外,采购部门也必须致力于达成与“使用部门”之高度“合作与协调”关系。对采购人员的雇佣、发展、极力、训练等方面保持高度的注意,因为人才是公司最宝贵的资产之一,在知识管理的年代,谁能掌握知识的来源并加以整合运用,谁就能在竞争的环境中脱颖而出维持优势。因此,提高采购部门“服务”的品质与“人”的素质是不可或缺的。
在传统的采购中,合适的价格指的是最低的价格,而战术性采购对“合适”的理解则是指最低的总持有成本。“合适”的品质已经从品质稳定演变成供应商的零次品率;“合适”的数量也从传统的经济订购量过度到透过改善运输与配送计划来提高送货频率;“合适”的供应来源在过去指的是不断开发新的供应商,以对现有供应商造成价格等方面的竞争压力,而如今也已发展成为减少供应商数量,建立互惠互利的供应商策略联盟。但其中唯一不变的是“合适的时间”,因为它永远强调供应的连续性与一致性。
无论如何,采购人员最重要的是在这经常相互抵触的五个“合适”中,找寻出一个平衡点,以发展出能帮助企业完成自身使命,达到企业策略目标的采购策略与方法。