文档介绍：第一节请示与汇报
第五章日常沟通的形式
请示汇报是机关一项经常性工作。所谓请示,是下级机关在工作中遇到问题,需要上级领导机关给予答复和审批,而向上级领导机关提出的请示;汇报是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或工作进程中进行,待上级批准后执行;报告通常在某项工作完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示,事后要报告”。
请示的方法
对于那些刚从业的秘书来说,哪些事要向上司请示,哪些事可以自行处理,是一件很难把握的事情。
一般来说,规定属于秘书职责范围内的日常工作,秘书可以自行处理,无须请示上司。只有遇到新情况或新问题,秘书自己不能做出判断时,才需要请示上司。
如何请示
当我们需要向上司请示的时候,一般是我们职责范围内的份内工作出现了新情况,或者上司交办的其它工作超出了原先设想的范围或方向,如果仍然使用现有的流程、规则和处置方法,不足以解决新出现的异常问题,需要向上司报告事态的最新进展,请示下一步如何去变通操作,希望上司给出最新的指令和必要的帮助;同时,我们职责内外的某些工作完成到一定程度了,尽管没有异常情况的出现,也需要及时向上司报告和反馈,以便于让上司掌握工作推进的最新进度。可是,在向上司请示报告工作时,许多人不明白其中的玄机,不分主次,不讲条理,不看时机,因请示报告的方法失当,要么延误了工作,要么折腾得上下级之间关系紧紧张张。其实,职场内上下级之间工作上的请示报告,是有一定规律可循的,掌握了这些规律,可以帮助我们更好地做人做事。在请示报告前,我们有必要理一理头绪,让自己的思路清晰起来。
1、把握时机
上司也有自己份内更重要的、关乎全局的宏观工作,作为下属,我们往往只负责了一个方面的具体工作,如果我们不择时机、不分场合地向上司请示报告,这种强行插入式的工作汇报,一则会扰乱上司的整体思路和工作步骤;二则容易让我们自己也养成不分条理、不顾轻重的非职业化****惯。所以,在请示报告工作之前,我们自己先衡量一下,如果不是特别紧急的情况,最好事先征询上司的意见, 看看上司是否有空闲来听取我们的请示报告,或者先预约一个合适的汇报时间。
2、分清主次
按照先急后缓,先大后小,先重后轻的基本原则,将需要请示报告的若干事件,自己事先疏理、筛选、排列出急事、大事、主要、次要的等级,然后以简洁的语言,简明扼要地首先汇报和请示这些紧急的、重要的工作,让上司从你的汇报中充分感受到你的判断能力和工作条理性;
3、慎防误导
向上司报告工作,特别要注重实事求是地反映事件的本来面目,准确真实地描述自己所听到、所见到的事件的发生、发展、目前的动态以及相关的因果关系,不忽略、不歪曲、不夸大、不渲染事件的轻重程度,以利于上司正确地做出判断和采取相应的对策;
4、形成周期
常规性的工作、自己职责范围内的日常工作,许多职场新人喜欢一事一请示,一事一汇报,时间长了,天天早请示、晚汇报,即使自己不厌其烦,上司也会日久生厌。有些企业在这类细节上规定得比较具体,明确了向上司述职和请示报告常规性工作的具体周期,作为下属,我们只需要遵循这个周期去执行即可。
5、让上司做选择题
6、巧妙地保护自己
遇到极个别品性较差的上司,如果你担心他当时发出的口头指令虽然合法合规,但却隐藏着可能出现的严重后果,而你又没有充足的理由拒不执行, 特别是上司要求你通过非常规手段、