文档介绍：文书档案整理
(一)新保管期限的执行时间及编目方式
各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和30年、10年分别进行排列和编目。从“001、002、003……”开始用流水号新编盒号。
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(二)归档文件整理规则
:每份文件为一件,或与一个事由紧密联系的相关文件为一件,正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。下列文件或文本在实体装订时,可为一件:
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(1)正本与定稿为一件;
(2)正文与附件原则上为一件(如果附件内容比正文重要且件数较多,则各为一件);
(3)转发文与被转发文为一件;
(4)处理单与文件为一件;
(5)来文与复文为一件(也可各为一件);
(6)会议记录一次为一件(如果几次会议研究同一问题则为一件);
(7)报表、名册、图表等应按其原装订方式,一册(本)为一件。
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:按《档案保管期限表》的规定,确定每份文件的保管期限。
基本分类方法:
(1)保管期限——年度分类法,其分类方案为;
永久: 2007年、2008年、2009年……
30年: 2007年、2008年、2009年……
10年: 2007年、2008年、2009年……
本方案是两级分类法,适用于机构人员较少、业务量小、发文较少的单位。
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(2)保管期限--年度—问题分类法
永久: 2007年党群类业务类行政类……
2008年党群类业务类行政类……
2009年党群类业务类行政类……
30年:2007年党群类业务类行政类……
2008年党群类业务类行政类……
2009年党群类业务类行政类……
10年:2007年党群类业务类行政类……
2008年党群类业务类行政类……
2009年党群类业务类行政类……
本方案是三级分类法,适用于机构人员多、下设机构较多、业务量大、发文多的单位。
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(三)归档文件整理方法
装订
分类
排列
编号
装盒
编目
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(三)归档文件整理方法
,制定分类方案
每个立档单位的分类方案一经确定应保持相对稳定。具体方法如下:
第一步:按保管期限分类,根据归档文件内容划定的不同保管期限进行分类。
第二步:按年度分类,同一保管期限的文件根据归档文件形成的年度进行分类。文件签发日期(即落款日期)为文件所属年度。其中,跨年度形成的文件分类,应视不同情况作不同处理。
跨年度的会议形成的文件放在会议闭幕年;跨年度的请示与批复放在批复年;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年。
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第三步: 按机构分类,是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类。采用机构分类法,原则上一个机构设置一个类,机构名称就是类名。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。其中,由业务部门起草,以机关或办公室名义发文的,如果内容属该部门职责或业务范围,则应归入负责起草文件的机构;由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。
一般按照“年度—机构(问题)—保管期限”来分
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2、确定保管期限
永久、定期
定期有30年和10年
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3、归档文件的排列
归档文件应按“件”为单位排列装订。同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复印件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后;结论性材料在前,依据性材料在后;不同文字的文本,中文本、汉文本在前,外文本、少数民族文字文本在后。
(主要的在前,次要的在后)
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