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公司物品采购管理规定
采购管理制度
为加强公司各项采购活动的管理和控制,明确部门职责,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,制定本制度。
第一条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、工程及生产所需的原辅材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购。
第二条公司所有的采购活动统一由公司指定的相关专业部门负责执行。具体规定如下:
,并及时协调跟进由总部采购的物资物品。
,以及广告和展示设计、电脑及软件等电子信息设备的采购。
、报销和账务处理工作。
。
第三条采购申请
,先与仓库管理员核实库内有无所需物资物品。若无,则一律填写公司印制的《物资采购申请表》,写清所购物资名称、规格型号、数量和单位,有特殊要求的在备注栏内注明。
,在备注栏内注明“紧急采购”,以便及时处理。
、财务负责人审核签字和总经理审批签字后,方可交采购人员进行采购。
4.《物资采购申请表》一式两联,一联由申购部门留存,二联交采购人员实施采购。
,应立即通知采购人员,以免造成不必要的损失。
第四条采购实施
,优先到公司指定的供应商处购买,如指定的供应商无货供应时,必须进行多方比价,1千元以上的物品,应货比三家,做好市场询价记录,择优择廉购买,同时保管好《市场询价记录表》,以供以后参考和审核,保管期限为一年。
2.《市场询价记录表》中应列明所询价比价的单位、价格和联系电话,正常情况下应不低于三家,并注明拟选定的单位。
3.《《市场询价记录表》经财务审核、总经理审批后,向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
4.《市场询价记录表》一式两联,一联由采购员留存(核对用),一联交财务,财务凭审批完成的采购单(或采购合同)为采购员办理借款、打款手续(指需要现金购买或支付一定预付款的;后付款的,一律凭入库单、发票办理)。
、大宗物资的采购,应一律签订购销合同,走合同评审程序,并定期对供应商进行评审,且作出相关评审记录。
第五条验收入库
,一律填写《物资入库单》,由仓库管理员验收合格签字,或仓库管理员和使用部门人员共同验收合格签字。
、规格型号、数量等是否和申请的一致,以及物品的质量。数量不符的,一律按不超计划量的实有数量验收入库;存在品名、规格型号不符的,以及质量问题的,一律拒收。
3.《物资入库单》一式三联,一联留存仓库(入账、对账用),一联由采购员留存(对账用),一联由采购员附于报销单据中,以便财务核账所用。
,应及时向总经理汇报,并协调物资物品申购部门,共同协商解决。
第六条物资物品发放
,仓库管理员应及时通知申购部门领取,并办理领料手续,填写《领料单》,双方均签字认可。
2.《领料单》一式三联,一联留存仓库(核账对账用),一联由领料部门保管(核账对账用),一联由仓库管理员月底转交财务(核算成本,冲减库存用)。
,逐级建立物资物品管理台账,尤其是固定资产类,逐级落实管理责任人。
第七条付款方式
,一律由经办人签字,财务负责人审核,总经理核准签字后方可报销。
,或有我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
第八条采购评审管理
(含综合项目采购,整车和配件采购及整车供应商指定的采购除外)采购金额超过10万元的采购项目,应由相应的采购部门会同有关采购需求部门、财务部门和办公室进行采购听证会或合同评审会,采购部门应会前准备好充足的资料,如项目方案介绍,供应商询价记录或招投标情况,各供应商优惠办法,性价比意见等相关资料。
,做好市场信息调查记录,对前期购买活动进行评审,做好评审工作总结,报总经理参考。
,采购商品单位价格在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的,或有经常供货行为的(一年内有3次以上)应与供货商签定采购合同,广告、展示设计采购应与供应商签订合同。
,各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查,各职能部门负责人对合同进行联合会签,并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。
5、参加合同会签的职能部门:总经理、采购部门、办公室、财务部门、相关部门(如工程部)。合同会签的经办人为相关采购部门责任人。
,采购人员应将采购合同原件交办公室存档,留复印件在财务备案,合同原件保管时限为3年。
,必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。一经查明发现,由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚。
,由办公室组织,对上年度的各类供应商进行评审,对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换。列出合格供应商名录。评审人员为:总经理、办公室负责人、财务负责人、相关部门责任人。
第九条日常管理职责
采购、保管和财务等人员,应严格落实济南中海集团的相关要求和制度规定。
:做好采购市场行情的经常性调查;建立供应商资料与价格记录;做好平时的采购记录及对帐工作。
(含工程部工地的临时仓库):严格落实履行物资验收、出入库手续;建立物资物品仓库管理台账,做到账物相符,数量一致;做好日常物资物品卫生整洁、有序摆放;坚持每月一查一清工作。
:凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的,财务人员应拒绝付款;做好物资物品的费用结算、账务处理工作;组织人员,每季度对办公室仓库进行一次盘点。
第十条本采购管理制度,经相关部门会审会签、总经理审批后实施。本制度若与总部制定的相关制度出现冲突,以执行总部制度为准。
2017年12月01日