文档介绍：***************有限公司
管理标准
编号:***************
档案管理制度
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批准: 日期:
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管理标准
修改履历
文件名称
档案管理制度
编号
*****************
序号
修改日期
修改内容
起草部门
备注
0
新规制定
**************有限公司
管理标准
档案管理制度
编号:*******************
一、档案管理总则
1 目的
为规范公司的档案管理,提高档案管理水平,充分发挥档案在公司经营管理中的作用,维护公司利益,防止重要文件、资料的遗失,结合公司实际情况,特制订本制度(以下简称“本制度”)。
2 适用范围
本制度适用于公司所有员工,但不包括以下人员:
(1)公司高层领导;
(2)临时工;
(3)试用期员工;
(4)严重违反公司规章制度,应当按照公司有关制度及国家法律惩处的员工。
遵守《档案管理制度》是每位员工的责任和义务,对不遵守本制度的员工,公司将依据制度进行相应惩戒。
3 管理职责
档案室任职人员须保持相对稳定,具体职责为:
、整理、分类、鉴定、保管、统计等;
、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进;
;
;
,做好档案密级划控和守密、解密。
4 文件材料的形成和归档
档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案(基建工程、设备仪器档案)和专门档案(会计、人事档案);按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等;按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
5 归档时间和归档程序
(含单据等),根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
,于工程项目竣工后三个月内统一整理后有序归档。
,在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。
,暂由财务运营部保管一年,一年后由财务运营部整理后统一向公司档案室归档。
。入职档案(含转正材料)在员工试用期结束合格转正后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档;离职档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档。
、实物档案,在产生后及时归档。
,电子文件必须随其对应的材料一同归档。
6 归档要求
、资料必须完整。
、资料的密级、保管期限划分须准确,分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰;案卷排列方法必须一致,并保持案卷之间的联系。
,纸质文件与电子文件同时归档,以防电子文件的破坏与丢失,维护档案的完整与安全。
,比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
各类文件归档应及时、有效,不得将应归档的文件长时间积压在个人手中,各部门负责人应对本部门的文件归档工作进行监督、检查,如果因个人原因导致文件归档不及时,一经查实,将追究其相关责任。
7 档案的利用
,根据各类档案的特点建立相应的档案数据库,并进行计算机著录工作,为利用计算机检索创造条件。
,主动了解公司各项工作,搞好档案提供利用。
8 档案保管期限的划分及鉴定
《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》(附表1)确定档案的保管期限及档案的价值。
、长期、短期三种。其中长期为10年以上(不含10年),短期为10年以下(含10年)。
对公司有长远利用价值的档案须永久保存。
。
,其保管期限一律从长。
9 档案保密规定
,做到不该知道的事绝不问,不该说的机密坚决不说,不该看、记的材料不看、不记。
,必须认真清点、核对交接清单。
,不任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容。