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工作管理与时间规划:.
工作管理与时间规划
有一家银行每天都在你的账户里存进$
86,400元,但是每天的账户余额都不能结算
到明天,一到结算时间,银行就会把当日未
用尽的款项全数删除。
请问,这种情况下,你会怎么处理?:.
工作管理与时间规划
有人未来的目标是做老板。
有人选择做企业的管理主管。
有人则想做一位专业的经理人。
有人则想做亿万富翁。
有人则想平平安安的过此生。
Q:你的未来是想做什么?
无论如何,这些都需要做详细的规详细的规劃劃!!
你做好了吗?:.
一、时间管理的意义与重要性
(一)认知:
,是造物者最公平的赋予
、储存
、零弹性,也是无情的
,管理可以经由学****充分
有效运用
(二)意义
(PDCA)时间,主宰时间(二主宰生命)
,以求工作的有效性:.
P-D-C-A管理循环
何谓管理
「设定计划,并为达成此计划的并为达成此计划的切一切
活动的过程」-
管理循环-整个管理活动可以PDCA循
环表示,如下图:
再再计
处处发防止
决定的目标划划
置
决定达成目
应急措施AP标的方法
检查原因CD教育、训练
工
作作
定期以实施
调结果来实
检讨
查施:.
(三)重要性
:“有效的管理者,都是从掌握时间开
始的"。
?时间的奴隶?
如:计划时间即是计划工作的开始,使能有条不紊
的管理工作,预防胜于治疗。
;做一个高效率、高质
量的人?或得过且过胡涂度日的人?
,就无法管理好其它的任何事情。:.
?
(1)由被动→主动
(2)由自怨自由自怨自艾艾→自我实现(目標方法時程)
(()()3)由悲观→乐观
(4)由空想→力行
(5)由退缩→进取:.
二、时间管理不当的现象
,没时间思考、计划
(被工作找)
(电话、访客)、会议室花太多时间于例行性
(作业性)工作
,做到那
、会议无效率、开不完的会、未准时结束
,扰乱他人工作时间预计:.
你上次磨斧子是在什么时间?
伐木工人一毛在一家木材厂找到了工作伐木工人一毛在一家木材厂找到了工作,,报酬不错报酬不错,,工作条件工作条件
也好也好,,他很珍惜他很珍惜,,下决心要好好干下决心要好好干。。第一天第一天,,老板给了一毛一把利斧老板给了一毛一把利斧,,
并给他划定了伐木范围并给他划定了伐木范围。。这一天这一天,,一毛砍了一毛砍了18棵树棵树。。老板说:不错老板说:不错,,
就这么干!!!!一毛很受鼓舞,,第二天,,他干得更加起劲,,但是他只砍了
15树;第三天树;第三天,,他加倍努力他加倍努力,,可是只砍了可是只砍了10棵树棵树。。一毛觉得很惭愧一毛觉得很惭愧,,
跑到老板那么道歉,,说自己也不知道怎么了,,好像力气越来越小了。。
老板问他:你上一次磨斧子是什么时候老板问他:你上一次磨斧子是什么时候??磨斧子磨斧子??一毛诧异地说一毛诧异地说,,我我
天天忙着砍树天天忙着砍树,,哪里有工夫磨斧子哪里有工夫磨斧子!!是呀是呀,,我们每个人只知道整天忙
忙碌碌地工作忙碌碌地工作,,却不知道使你更高效工作的工具已经变钝了却不知道使你更高效工作的工具已经变钝了。。所以所以,,
想一想自己上次磨斧子是在什么时间想一想自己上次磨斧子是在什么时间??别忘了经常磨磨你的斧子别忘了经常磨磨你的斧子。。:.
工作是为了更好的学****br/>学****是为了更好的工作。:.
三、做时间的主人
(一)有效的时间管理是可以学会的
(1)管理者之本分在于工作的有效性
:把事情做的快的能力
效果:做对的事情的能力
、目标及企求于他的
贡献是以成果(QCD)来界定,非以工作数量来界定。
(2)有效的管理者必须培养具时间意识的****惯
,非为工作而工作,是为成果(目的)
而工作,是期望于“我的成果是什么”,非一开始就探
索工作的方法、技术,以避免盲与忙。
、次序,使集中精力于少数重要的领域。
(3)集中时间俾做整批连续性运用。:.
每日时间计划表
用以安排及决定紧急目标的优先级
在标为““““紧急事项""""的字段内,,将今日需完成的事项依照其优先级列出来。。在标为““““重要事项""""的字段
内,将重要但可以延迟到明天的其余事内,将重要但可以延迟到明天的其余事项,以其优先级排列出来。每天先项,以其优先级排列出来。每天先丛紧急事项开始做,知道你已经完丛紧急事项开始做,知道你已经完
成该栏内的所有事项。然后再将剩余的成该栏内的所有事项。然后再将剩余的时间,尽量的做重要的事项。如此时间,尽量的做重要的事项。如此依照优先级来工作可以使你依序完依照优先级来工作可以使你依序完
成你的目标。。
重要事项重要事项优先级优先级紧急事项紧急事项
第一
第二
第三
第四
第五
第六
第一
第二
第三
第四
第五
第六
第一
第二
第三
第四
第五
第六
第一
第二
第三
第四
第五
第六
第一
第二
第三
第四
第五
第六:.
(二)工作者的劳力者
工工作作者者劳劳力力者者
PDCADDDD
主动做好被动做完
完人机器人、手續人
做得对做得快
安排运用时间等待拖延时间
尊重他人时间打扰他人时间
创造时间偷窃时间
计划时间(奴役)打发时间(奴隶):.
主动与被动
加蛋不加蛋?
两家豆浆店比邻而立,店面大小相似,手艺也
差不多,甲家生意就没乙家好。
当客户上门时,
甲家老板娘招呼着:
「你喝什麼?」
「豆浆。」
「要不要加蛋?」
乙家老板娘招呼着:
「你喝什麼?」
「豆浆。」
「要加加个蛋是个蛋一个蛋还是二个蛋?」:.
四、抓时间的小偷
(一)认知:
,须得到保障与尊重
,也须尊重他人时间
尊重他人时间=节省自己时间
(二)干扰是时间运用的大敌
:冗长的会议或约谈,临时交付工作
部屬:事事请示、琐碎事解决、争执协调、等待指示
本身:推拖拉、缺时间观念、重工、事必躬亲
其它:突发事件(异常、待料…)、电话不断、不速之客:.
(三)自我干扰的浪费时间因素
找寻的时间
重蹈覆辙、经常发生同样问题
白工、虚工
未讲求方法、事倍功半
沟通不够、一而再再而三补救
无重点轻重缓急,呈现混乱
优柔寡断、延误时效(能拖就拖)
不忍拒绝、额外承接许多工作
琐事参与过多
例行公事公文过多
喋喋不休的电话:.
((四)自助人助四)自助人助
减少打扰人的时间、次数,提升打扰事项的水平、层
次,相对的等于减少被打扰的时间、次数,提升被打
扰的品质。
五、如何减少被打扰的时间与次数
~全神贯注的一小时大于断断续续的二小时~
(一)电话干扰的减少
:医生正在动手术、法官……无法接电话,为什么
正在处理公事的管理人员,就非得停下来接电话?
:安排、统一覆电时间(接進来电话是干扰,无法
专心工作)应用来电表,掌握主动权,按已计划时间行事:.
日期时间优先级①②③④
来电者公司名TEL
来电目的
希望回电日时再来电日时
接收人
※优先级①今天要回②最好今天,明天亦可
③方便时④不需回,只知有此电话即可:.
,一开始即决定商谈语调、用词,以有
效缩短通话时间。
(1)切勿发生你有的是时间的语调)切勿发生你有的是时间的语调““你声音好柔你声音好柔""……等
闲谈用词、语调
(2)直接用语)直接用语““我能为你做什么吗?我能为你做什么吗?"“"“今天要讨论什今天要讨论什
么?""““对不起,你要说的重点是什么?"“我现正
在
忙(待会要开会)”……
(3)简单说清你的问题、需要。
(二)访客部属干扰的减少(时间浪费最多)
(1)过过與與不及均不好:距人千里之外?大开方便之门?不及均不好:距人千里之外?大开方便之门?
(2)方法:
、访客时间固定化
,可能利用
:.
•美公司企划经理莫维克应用
•适用:部属之干扰
•内容:将属下之问题、打扰内容予以分类
Ⅰ可在企划案、相关数据、会议记录找到旧档案
Ⅱ由部属彼此互相询问即可解决者
Ⅲ须由本人亲自回答,但可由电话回答“是"或“不是"
等简单问题
Ⅳ须与部属充分讨论,且须亲自解决
(3)效果:
避免堆积延误事情,管理者外出,部属也能继续工作
管理者不再管理琐事、闲事
管理者时间增加,创造性、计划、思考工作得以进行:.
(三)会议干扰的减少
:
会而太多表示职位设计不良、制度体系不健全、组织僵化、
本位主义强、组织结构不良、共识不足…等
开会是不得已的例外,不能视为常规
:
会而有备(时间、主要、目的、数据)、备而有决、决而有
行、行而彻底
减少参加人员,以降低成本
准时开会、准时结束
适当时间地点:不受打扰、不拖延时间(下班前…)
有效率的主持人:.
会议计划表
在下列姓名栏的空白区域内,填下那些你必须经常与他们开会之
人的名字。当你每次想到必须要与某人讨论某事项时,便将它们记录
在该人之名字下。。一旦开会的时机到来时,,请将每个事项依优先级给
予编排号码。将不必要的或是可以他种方式处理的事项加以删除。尽
量试着避免只有11或或22项讨论事项的会议。。
姓姓名名姓名姓名姓姓名名
姓姓名名姓名姓名姓姓名名:.
六、做好工作时间管理的原则
(一)时间要用在刀口上
:减少被打扰、打扰人之时间
:整批连续运用
、计划时间
~80原则:轻重缓急,集中于重要的多数,是“个个突
破"非“同时解决"
(二)有系统的管理时间
1找出非生产性和浪费时间的活动,并消除之
(1)何事根本不必做?做了无助于成果
(2)何事可另请他人故,一样做得好?
(3)不要浪费别人及自己时间
2工作方式****惯的改变,使有系统有计划的工作,使
管理更经济化、效率化。
3提升工作的价值,以增进时间的价值附加性:.
>工作数量
对目标、QCD有助?有助?完成了很多工作?完成了很多工作?
原则、制度、方向原则、制度、方向工作细节?工作细节?(授权)
关键事项关键事项枝微末节枝微末节
、做多少事,在于工作内容、成果
•悠闲拖拉?干净利落?
•花时间少又有效果
做对做快第一次做好:.
七、做好时间管理的方法
(一)认识自己的时间
:
(1)反省检讨过去的时间都用到哪,是化被动为主动
的第一步
(2)用每人每日的工作日记(或业务内容记录表),以
10、20、…分钟为单位记录做过之事及其分
类,如::.
分类对象
事事项项时间时间报工协必要性
开外表作调其
上上部部同同外外
会出处安沟它
理排通
安排生产线2020’’√√√√×:.
(1)分类整理时间数据,找出是哪些没有必要性的业务事项或
做法在浪费时间。
(2)明确任务、职务,清查必要性工作其目的、效果及作法。
不要做组织的俘虏,应明确本身扮演的角色与应发挥之机能
~以任务为需求设定工作。在时间应用里,应避免做错了重
来,做完了没有效益等工作。
(1)活用改善四要,以求工作合理化、效率化
剔除重重疊疊、无效、反效果的工作、无效、反效果的工作
合并与某工作有相关或相同目的之工作
重排过分细分及高度重复性工作,并予以机能系统化
简化复杂性且重复性高之工作,找出其共通性简化之
(2)标准化:效果维持:.
(1)凡事豫则立,不豫则废
(2)有效的管理者
(二)计划工作时间
1必要性
(3)避免想到哪做到哪的盲忙,而使紧急或重要之事,反而草
草了事。
应知道时间花在什么地方?花得有价值否?
(1)每天下班前15分钟,排好次日工作进度表
(2)工作标准化、例行化(尤其重复次数高者),使需要稳定,
时间配当更精确。
(3)事情要分轻重缓急,如:
①紧急且重要②重要但不紧急
③紧急但不重要④不紧急不重要
(4)处理事情时(电话、唔谈、…)收集琐碎事项相关数据,
整理在一起。:.
八、工作管理与时间规划
工作在计划,没有目标就抓不住工作计划。
拟定工作计划的步骤:
。
。
。
。
。
。:.
、同地点、相同资料应用之工作,尽量安排在同
一时段,合并处理。
、性质有系列化者,使项目与项目能自然衔接
(如创造思考时间、可安排在阅读相关数据、杂志之后),
或对施行细节,拟定腹案并加注顺序。
、部属及自己的精神周期。
、讨厌的工作、重要问题、重要会议,安排在精
力充沛时间,一鼓作气完成。
、整理、抄写、打电话、一般性会客、阅读
外来信函,可安排在脑筋迟钝时进行。
、综观全局的时间及创造思考、
计划分析的时间;可安排在受打扰较少且精神较好的时间。
、减少找寻时间,不放与正在处理之现场整理整顿、减少找寻时间,不放与正在处理之
事情无关之文件物品。:.
:
●●●●公事来即决定处理方法,容易者即刻处理,不易者决定
优先级。
●●●●其决定是由管理者来决定,不是由压力来决定。
,以应付偶发事件或时间的估计错误。
:
●●将前段时间的工作做一结束后,才着手***工作。
●●工作总会拖到最后期限完成?
●●●●剔除能拖就拖的薄弱意志。
●●给自己一些压力,并决定工作期限。
●●优先级非决定后一成不变,应考虑事情的变化,调整之。:.
九、九、时间管理的小秘诀时间管理的小秘诀
,订下长、短目标。
,将别人的干扰(如电话,访客)减到最低。
。
,以便掌握,也更容易获得成就感。
。
,学会拒绝别人。
,帮助你确实执行每一天的计
划。
、短期目标。
。
,尤其星期一早上。
,就请教知道的人。
。
,然后规划出一定的进行程序。:.
(一)管理时间(PDCA)
,我也好
、无效率的写照
;管理好的现
场,必是有条不紊,而非忙得不可开交。
:
(1)降低被干扰的时间、次数
(2)活用工作时间管理的原则与方法
(3)配合计划时间排定一天工作进度表,并不断
PDCA必可让您更经济、更有效率的按部就班,
处理好公事,达成工作目标,成为时间的主
人,过个既充实又满意的每一天。:.
十、时间管理的相关事项整备
(一)标准化、制度化,并使异常处理明确及彻底的再发防止。
(二)组织机能健全、任务职务明确
(三)授权(管理性工作>作业性工作),不要事必躬亲
(四)自主参与管理≠控制管理
(五)整理整顿
(六)目的、目标意识配合改善四要
(七)信息情报及时化、共有化(功能不足、不是所需、联
系时间太多):.
老虎
兩***在森林裏,遇到了一隻大老虎。兩***在森林裏,遇到了一隻大老虎。AA就就
趕緊從背後取下趕緊從背後取下雙更輕便的運動鞋換上趕緊從背後取下雙更輕便的運動鞋換上一雙更輕便的運動鞋換上。
BB急死了,罵道:急死了,罵道:““你幹嘛呢,再換鞋也跑你幹嘛呢,再換鞋也跑
不過老虎啊!不過老虎啊!””AA說:說:““我只要跑得比你快我只要跑得比你快
就好了。”:.
二十一世紀,沒有危機感是最大的危機。
特別是入關,我們以為非常穩定和有保障的
企業,也會面臨許多的變數。當更多的老
虎來臨時,我們有沒有準備好自己的跑鞋?:.
工作管理与时间规划
十倍速时代的学****br/>成功策略转折点
当别人还没想到时,你已想到;
当别人已经想到时,你已经在做;
当别人在做时,你已经做的不错;
当别人做的不错时,你已经做的最好;
当别人做的跟你一样好时,你已经换道路在做。:.
工作管理与时间规划
观念小羊角;结果观念小羊角;结果卻卻是大改变。是大改变。
小羊角
时间是最稀有的资源,必须加以有效的管理;
懂得善用时间,成功就会来敲你的门。:.
一個上了年紀的木匠準備退休了。
他告訴雇主,他不想再蓋房子了,
想和他的老伴過一種更加悠閒的生活。
他雖然很留戀那份報酬,
但他該退休了。:.
雇主看到他的好工人要走感到非常惋惜,
就問他能不能再建一棟房子,
就算是給他***幫忙。
木匠答應了。:.
可是,木匠的心思已經不在幹活上了,
不僅手藝退步,
而且還偷工減料。:.
木匠完工後,雇主來了。
他拍拍木匠的肩膀,誠懇地說:
房子歸你了,這是我送給你的禮物。:.
木匠感到十分震驚:
太丟人了呀……
要是他知道他是在為自己建房子,
他幹活兒的方式就會完全不同了。:.
你就是那個木匠!
每天你釘一顆釘子,放一塊木板壘
一面牆,
但往往沒有竭心全力。
終於,你吃驚地發現,
你將不得不住在自己建的房子裏。
如果可以重來……
但你無法回頭:.
人生就是一項自己做的工程,
我們今天做事的態度
決定了明天住的房子
把这个故事分享给你关心的朋友:.
附录:策略性的目标设定
(一)立定标竿、全力以赴:
(二)一般人不愿为自己设定目标的三个原因:
1)恐惧:怕万一达不到怎么办?会有失败感;
2)无此意愿:为何要设定目标,每天过得好好的就可以了;
3)误将行动当成就:每天忙来忙去,好像很有成就感。
(三)目标设定原则:
1)目标要具体,例如「我想要升班长、当课长、考评得到
“90分"等;
2)目标必须是可衡量的;
3)目标是可能实现的;
4)目标是切合实际的;
5))一定要设定时间表。:.
(四)耶鲁大学的目标设定七个步骤:
1)先拟出您期望达到的目标;
2)列出好处:您达到这目标有什么好处?譬如您有一个
目标想买房子,列出买房子对您有那些好处;
3)列出可能的障碍点:您要达到此目标之障碍,可能是
钱不够、能力不够等,一一列举;
4)列出所需信息:思索需要哪些知识、协助、训练等;
5)列出寻求支持的对象:一般而言,很难靠自己一个人
即能达到目标,所以应将寻求支持的对象亦一并列出;
6)订定行动计划:一定要有一个行动计划;
7)订定达成目标的期限。:.
(五)立定目标的四个(五)立定目标的四个想法想法::
1)消除恐惧:不要担心失败,立定目标是必须的;
2)认同每个人一定要有「目标」这个想法;
3)完成耶鲁大学七步骤;
4)坚持目标:爱迪生不断地尝试及坚持,终于达成目标。
(六)目标管理:一个人需要在三方面设定目标:
1)个人和家庭:这是您生活的诱因;
2)职业生涯和财务目标:这是您的方法;
3)个人发展和专业发展:这是您的成果。:.
(七)目标设定的步骤:
1)写下目标:通常用想的还是不够,一定要写下您的目
标,才能加深印象,进入我们的潜意识;
2)设定优先级:目标可能有很多,一定要排定其优先级;
3)拟定计划:依据目标之优先级拟定计划;
4)对计划设定优先等级和先后顺序;
5)排定时程表;
6)确实做、马上做。:.
(八)策略性的目标设定:
1111))))您需要有六个月、、一年、、三年、、五年、、十年以及一生
的目标:甚至于想好将来自己的墓碑上要刻那些字,
这是一生的目标;
22)除掉障碍;
33)寻求合作;
44)充实知识;
55)决定关键步骤;
6666))))人类因梦想而伟大::::作伟大的梦、、并使它们实现;;;;
77)每天早上重写一遍您的目标,每天晚上审查这些目
标标标标::每天如此做,,这样才会进到我们的潜意识。。:.
目标计划工作单
范围今日日期最终目标日完成日
身体健康11/231/11/1
目标(明确的,可测知的,可完成的,真实的,实质的)
成为一个不吸烟的人
完成此目标最后的利