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公文处理办法
CPMBJJG[20022]-01
为使公文处处理规范化化、制度化化和科学化化,提高公公文处理的的效率和质质量,现根根据有关规规定并结合合本公司实实际,制定定本办法。
公文的处理理
公文的处理理主要包括括:公文的的形成、办办理、立卷卷、归档和和销毁。
公文处理的的基本原则则是:及时时、准确、规规范、保密密。
公文格式
发文单位名名称在公文文正上方。
发文字号::包括发文文年度、发发文单位代代号和发文文顺序号,按按序标识下下方,文件件为:“中航物管管京字[年年号]第XXX号”;通知为为“CPMBBJT[年年号]—(文号)”;规章制制度为“CPMBBJG[年年号]—(文号)”;文函为为“CPMBBJH[年年号]—(文号)”;日常管管理工作手手册为“CPM--BJ-RRC-文件件号/(表表格号)”;设施设设备管理工工作手册为为“CPM--BJ-SSB-文件件号/(表表格号)”;环境管管理工作手手册为“CPM--BJ-HHJ-文件件号/(表表格号)”;消防管管理工作手手册为“CPM--BJ-XXF-文件件号/(表表格号)”;安全管管理工作手手册为“CPM--BJ-AAQ-文件件号/(表表格号)”。
正文:主送送单位、部部门名称及及内容。
公文用纸用用公司统一一印制的信信签纸(116K)。
文尾:发文文单位、时时间、主题题词、抄送送(抄报)部部门、印发发部门、签签发人、份份数等。
公文的审批批签发程序序
行文稿先由由行文部门门领导审核核签名,再再送行政部部核稿,不不属急件,一一般不得将将文稿呈送送分公司总总经理。
需会签的,送送会签部门门审稿,然然后由行政政部将符合合要求的文文稿送分公公司总经理理签发。
行政部编号号签字并交交文员打印印。
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其它各部门门均不得直直接安排文文员打印。
公文办理
登记公文,应应将公文的的标题、密密级、发文文字号、来来文机关、发发往机关、份份数、收发发时间、附附件及办理理情况等逐逐项记载清清楚,以便便今后核查查收回和销销毁。
分发公文
一切外来公公函,统一一由行政部部主管签收收、登记并并及时分送送。
根据公文性性质和内容容,由行政政部经理提提出处理意意见,填写写《外来文文件处理专专用纸》,送送总经理阅阅示,或根根据需要交交有关部门门办理。
承办公文是是指接受办办理下级单单位请示的的公文和其其它需要批批复的公文文,以及转转发翻印的的公文等。承承办请示的的公文,先先交行政部部,由行政政部登记后后,填写《呈文意见审批表表》呈报总经经理阅示,经经总经理阅阅示后送相相关部门执执行或协调调处理,时时限一般不不得超过一一周。重要要事项和重重要问题的的请示,可可直接送总总经理审阅阅后批复,时时限不得超超过三天。承承办公文部部门要提高高效率,及及时催办和和跟踪,避避免延误。
公文档案的的管理
凡是记述和和反映本公公司经营管管理活动,具具有查考价价值的各种种自制文件件和已办理理完毕的有有保存价值值的文件,均均由行政部部主管统一管管理,第二二年上半年年完成上一一年度的立立卷归档工工作。
各部门代表表分公司参参加各种会会议带回的的文件,均均不得自行行保管和销销毁,须转转交行政部部,实行统统一管理;;行政部主主管对归档档文件按事事理分类、编编号,确定定保管期限限。
对无保存价价值的文件件,要逐一一填写清单单,经行政政部经理审审批,并在在收、发文文本上注明明,一年后后予以销毁毁。
借阅文件,应应经行政部部经理批准准后方可。未未经同意,不不得抄摘和和复印。
各部门应建建立相关制制度,管理理好本部门门收到的各各类文件资资料,及时时做好立卷卷、归档和和销毁工作作,有关分分公司的工工作情况通通报和规章章制度应及及时传达到到全体员工工。
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档案管理制制度
CPMBJJG[20022]-02
为了系统完完整地保存存分公司在在经营管理理服务活动动中形成的的各种资料料档案的管管理,特制制定本制度度。
档案资料的的归档管理理
归档范围
分公司在物物业管理活活动中形成成的公文、电电报、薄册册、图表、书书信、日记记、会议材材料等,由由行政部负负责归档。
在工作中形形成的图纸纸、说明书书等由工程程部负责归归档。
各部门在专专门业务活活动中形成成的各种专专项档案,如如:会议档档案、声像像档案、合合同档案、审审计档案等等,由行政政部负责归归档。
员工登记表表、体检表表、培训记记录、考核核成绩、有有关证书复复印件等员员工档案,由由行政部负负责归档。
财务档案按按《财务管管理规定》的的范围归档档,由行政政部负责。
归档要求
归档的书面面文件材料料必须字迹迹清楚工整整,纸张及文文件格式符符合国家要要求,禁止使用用圆珠笔、铅铅笔、纯蓝蓝墨水等书书写材料。归归档的电子子文件需排排版整齐;;字体一般般是宋体,标标题三号字字,正文小小四号字,;;语言通顺顺,文字输输入正确无无误。
归档的文件件材料要完完整齐全。
归档的书面面文件必须须是原件,电电子文件为为最终使用用件。
案卷题名应应确切反映映卷内文件件内容。
归档时间
文书档案在在第二年上上半年内归归档。
员工档案及及时归档。
财务档案按按季度归档档。
归档份数
各类书面文文件材料一一般归档一一式一份;;电子文件件一般归档档一式二份份(其中包包括软盘
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上上一份)。
重要的和利利用频繁的的文件材料料可归档一一式两份或或适当增加加其归档份份数。
不归档文件件材料的范范围
重份和无查查考利用价价值的事务务性、临时时性文件。
上级单位发发来供参考考的抄件和和征求意见见未定稿的的文件。
未经会议讨讨论和领导导审阅、签签发的未生生效文件、电电报草稿,一一般性文件件的历次修修改稿(重重要法规性性文件、草草稿除外)、铅铅印文件的的各次校对对稿(主要要领导亲笔笔修改稿和和负责人签签字的最后后定稿除外外)。
从正式文件件、电报上上摘录的供供工作参阅阅的非证明明材料。
参加非主管管单位召开开的会议,不不需贯彻执执行或无查查考价值的的文件材料料。
非隶属单位位抄送的不不需要办理理的文件材材料。
下级单位送送来参阅的的简报、情情况反映和和不应抄报报不必备案案的文件材材料。
各部门经理理要对本部部门文件材材料的形成成、积累、整整理和归档档工作进行行指导、监监督和检查查。
档案资料的的保管
分公司档案案资料由行行政部统一一管理,其其他各部门门档案资料料均由各部部门自行管管理。
存放文书档档案要有专专用柜架,在在排放上应应按照类别别和时间的的次序,自自左向右,自自上而下地地排列,以以便于管理理和查找。
存放电子文文件应有专专用硬盘分分区或专用用文件夹;;在保存电电子文件时时,按照类类别和部门门的不同分分别存入不不同名称的的下级文件件夹中。文文件夹名称称应能简洁洁、清晰地地反映所存存文件的类类别或所属属部门。存存放文件的的软盘或光光盘上必须须贴有标签签,以方便便查询。
底图除修改改、送晒外外,不得外外借。修改改后的底图图入库,要要认真检查查其修改、补补充情况。底底图存放以以平放为宜宜。
存入胶片、照照片、录像像带、磁带带要用特制制的密封盒盒和专门的的卷盒,按按编号顺序序排列在胶胶片柜或防防火柜内。必必要时采取取复制、拷拷贝。
每半年定期期进行库藏藏档案的清清理核对和和保管质量量检查工作作,做到账账册相符,对对破损或载载体变质的的文书档案案,要及时时进行修补补和复制,文文书档案发发霉或虫害害要及时
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消消杀;对于于出现损坏坏的电子档档案也要及及时拷贝、另另存。
行政部需做做好档案资资料室的防防盗、防火火、防虫等等安全设施施。
档案资料借借阅管理
分公司所有有工作人员员都有保护护档案、借借阅档案的的权利和义义务。
员工查阅档档案,须办办理登记手手续,并报报所在部门门经理批准准。查阅分分公司档案案须报行政政部经理批批准。
在借阅档案案时应做到到以下几点点:
办理登记手手续,定期期归还。
要爱护档案案,不得丢丢失。
所借档案不不得随意折折叠和拆散散,不得对对档案随意意更改、涂涂写。
借出和归还还档案时,应应办理清点点手续,由由档案员和和借阅者当当面核对清清楚。
档案如有丢丢失、损坏坏或泄密,要要立即追究究当事者责责任。
借阅者在归归还档案时时必须填写写档案利用用效果记录录。
调离分公司司的工作人人员,必须须清理移交交档案文件件后方可办办理调离手手续。
档案鉴定和和销毁
档案鉴定工工作由各部部门领导自自行组织进进行;日常常档案的鉴鉴定工作由由行政部负负责。
鉴定的主要要项目有::
档案保管期期限表。
对到期档案案提出存、毁毁意见。
确定保管期期限原则::
对本部门有有长远利用用价值并能能反映部门门职能活动动和历史面面貌的档案案应永久保保存。
凡是在一定定时间有利利用的档案案分别为长长期或短期期保存。
鉴定工作应应该定期进进行。
档案通过鉴鉴定,要求求达到划定定保管期限限准确,保保管质量达达到标准规规定。鉴定定中发现档档案不准确确、不完整整,部门经经理应及时时责成有关关人员负责责修改、补补充。
销毁档案的的程序:
经鉴定列出出需销毁的的各种档案案清单和销销毁的报告告,经部门门经理审批批后由各部部门实施。
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销销毁清单及及报告应归归档。分公公司的档案案销毁必须须经分公司司总经理批批准。
档案销毁时时,由部门门派二人以以上进行监监销并在销销毁清单上上签名。
销毁档案时时,要严格格执行保密密规定,对对在销毁档档案过程中中出现失密密或对部门门造成损失失的,将根根据国家有有关规定进进行处理。
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关于使用公公章的规定定
CPMBJJG[20022]-03
为加强公章章的管理,维维护分公司司声誉和使使用公章的的严肃性。特特制定如下下规定:
公章的名称称“深圳市中中航物业管管理有限公公司北京分分公司”。
公章的保管管。由行政政部经理保保管。
公章的使用用。以分公公司名义发发出的文件件资料、签签订的合同同协议等,经经总经理签签字后盖章章。各部门门因需要使使用公章的的,由使用用部门填写写《公章使使用申请表表》,部门门经理签字字后,经行行政部经理理审核,加加盖公章。
公章的使用用责任。任任何人不得得擅自使用用公章。否否则,由此此造成的后后果自负,视视情节轻重重给予行政政处分或追追究法律责责任。
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办公物品管管理规定
CPMBJJG[20022]-04
办公物品分分办公设备备和办公用用品两大类类。办公设设备包括复复印机、传传真机、照照相机、碎碎纸机、电电话、办公公桌椅、保保险柜、文文件柜、电电脑、扫描描仪及打印印机等。办办公用品包包括纸、笔笔、笔记本本、各种表表格、计算算器、直尺尺、文件夹夹、文件筐筐等。
办公设备由由财务登记记固定资产产,各部门门建立明细细帐并报行行政部备查查。所有办办公设备的的责任人为为该设备所所在部门的的经理。如如该部门经经理工作调调动时,应应及时填写写设备清单单移交给接接任者签收收,财务监监督。
各部门要爱爱护公共财财产,如有有遗失或损损坏,则根根据实际情情况,由该该部门经理理或使用人人负责折价价赔偿。
各部门应在在每月末将将下月办公公用品的采采购计划报报行政部,并并指定一人人负责办公公用品的领领取发放和和文件资料料的复印。凡凡领用价值值达1000元以上的的文具,必必须登记个个人卡片,辞辞工或被辞辞退时要交交还文具,如如有损坏照照价赔偿。
办公用品领领用本着节节约的原则则。行政部部按季度将将各部门领领用办公用用品和文件件资料复印印情况报送送财务,以以便财务核核算。
因公需打长长途电话,须须填写《长长途电话申申请单》,经经部门经理理签字同意意后,由行行政部经理理负责拨打打,并做好好登记手续续。
凡需复印、打打印、发传传真,统一一由行政部部经理或主主管签批,方方可执行。具具体操作人人员有权拒拒绝受理未未经审阅的的文件和资资料。
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物资管理规规定
CPMBJJG[20022]-05
为了加强分分公司物资资管理,结结合艾维克克大厦的实实际情况,特特制定本规规定如下::
采购计划申申报程序
每月底由各各部门经理理对下月《物物资采购计计划》进行行初审。
初审的主要要内容:
物资采购计计划与实际际用量是否否相符;
计划物资有有库存的,先先使用库存存物资;
初审后分公公司总经理理批准。
将审批后的的采购计划划交行政部部助理,由由行政部助助理联系甲甲方综合保保障部采购购。
应急所需材材料报分公公司总经理理审批后由由行政部助助理购买,后后补办审批批手续。
零星所需材材料填写《材材料采购单单》报分公公司总经理理审批后,由由行政部助助理联系甲甲方综合保保障部采购购。
物品入库
行政部助理理持分公司司总经理批批准的《物物资采购申申请单》到到甲方仓库库领取物资资。
按规定办理理入库手续续,并由保保管员签收收后,建立立物资帐目目。
保管员应根根据入库单单和采购计计划认真核核对入库物物品的型号号、规格、数数量及外观观质量情况况,设备、仪仪器还需查查对技术资资料及图纸纸是否齐全全,发现问问题应及时时提出,然然后方可在在入库单上上签字,经经保管员签签字入库的的物品,其其责任由保保管员负责责。
已办理入库库的物品,保保管员应及及时记帐,将将标识悬挂挂在醒目处处并做好保保管工作。
仓库物品的的标识内容容有:物品品名称、型型号规格、单单价、供应应商等。
物品领用
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日常维修用用料凭维修修通知单由由领用人填填写领料单单,经工程程部经理签字领领用。
大、中修工工程用料,凭凭单项工程程用料计划划由领用人人填写领料料单经部门门经理签字领领用。保管管员应在出出库单上注注明领用数数量,以便便核算。
设备、仪器器凭批准的的计划由部部门经理填填写领料单单经分公司司总经理签字字领用,领领用人需在在设备登记记卡上签字字。
抢修等急需需物品由使使用人填写写领料单经经抢修负责责人签字领领用。紧急急情况下,抢抢修人员可可留条领用用,事后按按上述各有有关规定补补办手续。发发现虚报冒冒领追究领领用人责任任。
工具的领用用
个人必须配配备的常用用小工具由由使用人按按规定品种种数量填写写领料单,经经部门经理签字领领用,并需需在个人工工具卡上登登记签字。
班组公共常常用工具由由班组长填填写领料单单,经部门门经理签字领领用,并需需在班组工工具卡上登登记签字。
其他工具由由库房统一一保管,凭凭工具借用用卡借用,用用毕及时归归还。
工具丢失或或损坏,按按使用的实实际情况报报失、报废废或赔偿手手续,未办办清手续者者不得补发发。
材料退库
退库物品应应由退库人人用红笔填填写“材料领用用单”,经保管管员验收签签字,保管管员应核减减原领出数数并予记帐帐。维修时时回收的旧旧料,包括括部件等原原则上由部部门周转库库保管,并并在维修中中尽量予以以修复和利利用,大宗宗旧料交库库房保管,另另行列帐登登记。
材料盘点
每月底行政政部助理协助仓库保保管员一起起对仓库材材料进行盘盘点统计,统统计表月底底随材料采采购单报财财务。盘点点统计时要要求做到账账物相符,并并附有关材材料使用情情况的说明明。
行政部助理理不定期抽抽查材料使使用情况,发现问题,及时上报。
财务根据盘盘点统计表表,每月汇汇总分公司司材料使用用情况,按规定报相关部门,结算费用。
质量监督
工程部负责责对采购材材料质量进进行抽查并并作技术监监定。对大大宗或大批批量物品的的采购,