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办公室行政管理工作流程_办公室行政工作内容
办公室行政管理工作流程
一、文件的发放与管理
1、外来文件由办公室归口接收,经行政经理或管理者代表(管理者代表负责体系文件)确认审批后,发放至有关职能部门后归档管理。
2、电子邮件文件在原稿上,审批其适用性,由办公室填写《邮件接收记录登记表》并发放至有关职能部门后归档管理。
3、审批文件的符合性、充分性、相宜性及文件间的协调性负责,审批时填写《文件审批表》,以作为审批的依据。文件审批时,同时确定文件的发放范围。
4、除上海大众规定的记录表特别,记录表格由运用部门编制,管理者代表审批后,办公室备案。
5、经批准后的文件,由办公室填写《受控文件清单》,以对文件进行管理。办公室按确定的文件发放范围,统一印制,原审批件归档保存,存入计算机的文件均留备份。
6、文件发放时,办公室填写《文件发放(回收)记录表》,履行发放手续,领用人签字。文件发放应确保运用处能获得适用文件的有效版本。
7、文件持有者须妥当保管文件,不得随意涂改,防止丢失或损坏。如发生丢失或损坏等状况时,须报办公室重新办理补发手续。
8、电子文件须标识清楚,以免新旧版本混用。
9、电子文件只能运用,不能更改,确需修改的,经办公室统一修改后,经管理者代表审批后,接着运用。
10、各部门收到的各类外来文件须到办公室备案登记,其适用性由管理者代表确认,办公室再发放到相关部门,建立《外来文件清单》,并刚好更新。
11、办公室负责对公司质量手册的附录《主要法律法规及技术标准清单》随时进行更新。
二、员工任职岗位管理
办公室是本公司人力资源管理部门,负责对各岗位任职条件的确定及薪酬福利、员工培训的实施工作,负责员工业绩评定工作。
人事培训主管负责培训的日常管理工作,并参加有关培训及其他措施的策划、实施和评价工作。
重要岗位、关键岗位人员变更执行品牌相关申请流程。
办公室明确各岗位人员有关的学历教化、工作阅历的适用要求,编制《岗位描述》报部门经理审批,并作为聘请、支配人员、培训的主要依据。
重要/关键岗位的变更,必需按规定的流程申请,并经培训合格后方可上岗。
对岗位人员从教化、培训、技能及工作阅历四个方面进行岗位实力评定,评定合格上岗,由办公室编制本公司的员工花名册。
三、员工的聘请
各部门依据公司现有人力资源状况,填制《年经销商人数配置表》,报人事培训主管,人事培训主管依据岗位需求状况和各部门的用人需求状况,拟出聘请安排,由总经理审批后,按聘请安排实施聘请。
办公室受理应聘者申请,填写《公司应聘人员求职申请表》,由人事培训主管和用人部门的部门经理共同进行面试。
应聘者体检合格后,择优录用。依据各部门的岗位申请,支配应聘者试用,签订劳动合同并约定试用期,试用期后符合要求,正式录用。人事培训主管负责填写《公司人力资源基础信息表》。
人事培训主管将本次聘请的总体效果反馈给总经理。
四、员工的培训
人事培训主管组织培训参与外部培训人员在培训完成后一周内,向其他相关员工转达培训内容。
新员工由人事培训主管统一组织培训,培训内容包括:上海大众的背景介绍和企业文化;公司的企业背景、企业文化、组织机构和规章制度;产品的基础学问;平安环保学问及《员工手册》等。
在职员工的深化培训要制定培训安排,人事培训主管依据《公司人力资源基础信息表》和《年经销商人数配置表》了解公司现有人力资源状况,并依据不同岗位的需求及员工填写的《培训申请表》制定《公司年内部培训安排表》,培训安排可以按实际状况进行调整。内部培训的主要包括:服务技术类的内部培训:在接到培训资料五日内,由人事培训主管组织,技术总监、服务经理等相关责任人主持培训。
附件类内部培训:在接到培训资料五日内,由人事培训主管组织,附件经理主持培训。
其他内容的培训:由人事培训主管组织实施,相关岗位负责人主持培训。其他培训:如参与学历、专业等专题培训,由个人提出申请,部门经理同意后,经总经理批准后参与培训。
对特别工种人员培训,如油漆工、焊接工、检验员等,须经有资质部门组织培训,考试合格后,由有关部门发证认可,持证上岗。
每次内部培训,各相关部门应填写《内部培训参与者名单》,培训结束后将有关记录、试卷等交办公室存档。外出培训应在培训结束后将成果单或结业、培训证书等送办公室核实登记、保存。人事培训主管负责建立员工培训档案并保存各类培训记录。
五、劳动统计报表工资管理
1、员工考勤管理,员工人数增减变动状况统计、
2、劳动酬劳统计,编制、汇总和报送劳动工资月报、季报;建立劳动工资统计台帐,严格规定劳动工资统计制度,刚好为公司的各项决策供应了精确的统计资料。建立公司工资台帐。
3、劳动合同管理。员工试用期、劳动合同、变动、离职管理等,整理及更新员工人事档案和通讯录;各类人力资源报表的统计,建立人力资源数据库;
4、薪资的核算与发放、社会保险等基本业务的详细实施;包括职工工资统计、职工工资总额构成统计、工资总额同经济效益挂钩状况及效益工资统计、公司岗位变动人员工资调整工作;职工工资晋升和工资标准的调整工作。
六、计算机网络及应用系统的管理
1、计算机系统管理员发觉或接到计算机系统故障报告后,应快速查明故障点或故障范围,进行修理。
2、确保公司局域网络的信息畅通,接到地方区域停电通知,系统管理员马上到服务器备份数据,同时启动储备电源。
3、系统管理员,电工正确快速的对故障设备进行检测,并保证检测质量;待故障消退后,打开服务器试运行,在正常运行状况下,向预案组长请示后,复原局域网的运用;通知各个部门,复原运用。
4、定期对计算机及系统运行状态进行监限制、维护与保养,定期对系统进行跟踪、查杀病毒工作。
5、严禁利用计算机私自和外系统进行通讯联网。
七、行政后勤保障管理
1、办公室每季度记录水表、电表的用量,对用水、用电增加量进行缘由分析,找寻节能机会。
2、检查卫生间水箱和全部阀门水龙头的完好状况,防止漏水。
3、消防设施要按消防部门的相关文件要求配置齐全,环保协调员负责定期检查,对失去应急实力的消防设施,要刚好进行检修、更换或增加。
4、收集有关平安生产法律法规及行业规范文件的收集、整理,并实施文件的更新,保证所属文件处于有效期内。
5、组织公司内职业健康和平安学问、新法律法规的有关培训,作好记录;并负责建立职业健康平安方面的资料库,以备查询。
6、对新上岗的员工进行健康平安的培训,包括如何正确佩戴和运用劳动防护用品。
7、每年至少组织一次消防学问培训(包括对消防设施的正确运用),并进行应急预演,达到人人会运用消防工具和正确施救。
8、每月对涉及健康平安的各工作场所及平安措施执行状况进行一次监督检查,依据现场检查记录进行分析找出存在的问题,提出改进或订正要求,必要时实行订正或预防措施。
9、组织食堂炊事员应定期进行体检,在取得身体健康证明后方可上岗工作。
10、办公室每月对各工作场所的环境卫生和现场管理状况进行一次监督检查,依据现场检查记录,并进行分析,通过分析找出存在的问题,提出改进或订正要求,必要时实行订正或预防措施。
11、公司公务车辆要定期进行检查、修理、保养和年检。
12、因工作须要,公司配备个人运用的机动车辆,严禁私自非法运,因工作须要将车辆外借或作为用户代用车的,须经主管领导同意批准后。
13、除因工作须要配备个人运用或外借(代用)车辆外,公司所属机动车辆,原则上不准在外过夜;确因工作须要在外过夜停放时,需经主管领导批准。
办公室行政工作内容
1、对工作进行定位和岗位职责的划分,明确岗位职责。在管理工作中对每一个事情都要明确到详细的责任人,避开出现管理上的空白,但是也要留意可以一个人负责多件事,绝不能几个人同时分管一件事情。
2、强化公司相关制度,以及相关运用表格。文件正式的格式,文件发放与回收管理流程,物品选购 审批流程,车辆管理简单出现弊端。制度的强化,使工作中的冲突与弊端就会越少。
(1)公司文件管理制度。统一公司的正式文件编号与格式,仔细做好文件、合同、资料、报刊、杂志的收发与存档。
(2)公章运用管理规定。仔细监督、管理公司印章的运用。
(3)规范公司的会议管理,实行会议实名签到制,做好各项会议记录,检查督促公司领导布置的各项工作的落实状况。
(4)选购 物品审批流程。落实专人负责办公用品的登记、选购 、发放。
(5)财务报销制度。强化财务各项费用的报销制度,完善财务报销流程。
(6)完善车辆运用管理制度。依据公司的实际状况,强化车辆管理,确保公司业务正常用车,做好驾驶员的日常管理工作,文明驾驶,确保行车平安。
3、主动协作好财务部做好固定资产管理工作,严格按资产的管理流程办理审批手续,杜绝因管理不善造成的固定资产损坏或者丢失等不良现象发生。
4、依据各部门的实际人员需求与公司领导对整体编制的规划,组织实施人员聘请。
5、仔细学习公司的业务学问,协作业务,财务等部门工作。依据实际状况制定方案,落实好制定的工作安排,并仔细组织实施。
6、做好监督办公场所,楼道卫生间的清洁卫生。
7、安保问题重点就是办公室的钥匙保管问题,以及同物业公司协作做好三防工作。
8、完成福利项目与激励政策;满勤奖,交补,话补、福利,并报公司总经理审批,通过后进行有组织地宣扬贯彻。
9、完成公司领导交代的其他日常工作,仔细做好领导的助手。我个人认为对政策的制定要软,对政策的落实要硬。因此在制定政策时要依据须要征求相关人员的建议,深思熟虑而定有利于政策的完善,更切合实际,更有利于执行。每一个政策的出台很难让全部的人全部接受,终归人的素养、实力、理解力不同,因此我们在管理时要有强势执行力。
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