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不知不觉2023年即将过去,在过去的一年中,我严格按照公司的要求,努力做好本职工作,在领导的关心和同事们的帮助下,通过自己的努力,各方面都取得了一定的进步,较好的完成了本职工作。在此,对本年度的工作总结如下:
档案整理。对各项用印和签报都能按照公司的要求上报,待批示结束后也都按照公司的管理要求对各种材料进行整理装订并归档。特别是在公司的OA系统上线之前,所有的材料和申请均使用纸质的材料,整理归档起来更是需要细心。上述材料在总公司合规部审核时,均未发现任何合规方面的问题,给审核的老师留下了良好的印象。与此同时,已筹建和新机构筹建机构的相关筹建档案也均整理归档,做到合法合规,井井有条,需要用时,均能快速找到相关材料。
机构开设。2023年是徐州新机构开设的一个开局之年,同时机构开设也是本年度行政工作的重点之一。本年度徐州机构已开设机构三家,为邳州支公司、睢宁营销效劳部、丰县支公司;下面拟再开设一家T4,为铜山机构。在机构开设过程中,严格按照总公司的机构选址要求进行选址,产权明晰,证照齐全那么是最根本的要求;装修公司的选择也是如此,在设计图纸定稿后,装修公司的选择那么仍然是不低于三家公司的询价,以保证控制本钱。在本钱控制好的同时,装修期间,那么经常到现场监督装修进展和质量,对重要环节的把控那么是全程现场监督,不能因为本钱而影响工程质量。按照公司的开设要求,不同的机构在装修前期或是初期仍然有很多其他的工作需要我们去做,比方支公司的开设那么需要先行与消防进行沟通,不能等到装修开始或是进入尾声了才去做这项工作,这是肯定不行的;与此同时,家具、办公设备的申请也是在装修初期进行。所有工作的唯一目的就是保证装修接受后就可以进行验收使用。在验收结束后,那么是一连串的证照办理工作,该项工作的准备那么是在装修进入尾声的时候就开始准备,将几项证照需要的手续和材料一次性了解清楚,并将需要用印的材料寄至总公司用印,确保验收之后可以第一时间办理营业执照等手续。
信函接收。虽然我公司信函和文件材料均使用快递收发,而且快递是门对门效劳,信函等不需要我至物业门卫处领取,但为保证不遗留一封信函,一份快递,每次在去物业门卫处取公司订阅的报纸时,均会向门卫咨询并在信函和快递中寻找是否有我司的快递和信函。我司订阅?新周刊?七份,?都市晨报?、?中国保险报?和?徐州日报?各一份,在领取报纸之后,我会首先送至总经理室,待次日将前一期的报纸放至前台,供客户等待休息时取阅。
固定资产及办公用品等采购、管理与维护。随着T4机构的开设,机构固定资产也渐渐多了起来,与此同时,很多固定资产和办公用品都由徐州分公司之后采购下发至各T4。因此,为节省开支,保证采购物品的质量,在采购之前,每次我都会做到至少三家的询价,并根据价格选择质量和效劳最好的单位进行采购。采购之后的固定资产和地址易耗品均按照公司要求编制入库单、领用单,责任到人,做好固定资产的管理维护工作,并于每个季度末进行固定资产和地址易耗品的盘点,在总公司有统一的盘点要求时那么再一次进行核实,严格做到帐实相符;对办公用品那么登记造册,领用登记,严格按照公司要求的标准供给办公用品,并于每个季度初统计上一季度每个部门的办公用品使用情况下发至各个部门,让各部门了解上一季度各部门的办公用品使用情况,做好本季度的办公用品使用安排。在维护保养方面,那么是以“防〞为主,使用前,对使用人员进行现场培训指导,条件不允许的那么制作成课件的形式下发至T4,自行学习之后使用,防止“摸着石头过河〞;当设备出现故障时,及时维修,对不能处理的问题那么第一时间与总公司相关部门沟通,保证不影响机构的运行。在车辆管理方面,那么是严格按照三季度下发的文件要求,要求驾驶员签订责任书,非驾驶员之外的任何员工禁止驾驶车辆,车辆的使用那么是严格要求填制申请单申请批准前方可使用。
考勤管理。我每周都会将本周考勤情况统计发送给各位领导同事,让大家及时掌握本周的出勤情况,并能根据前期出勤时间来合理安排以后的工作。月初3号之前,我会将上个月的考勤数据下载整理,做好每一位同事出勤情况统计,根据请假单和公出单填制报表后上报至总公司人事部。
临时事务。办公室工作更多的是琐碎的事务,工作中我会留意公司的每件事物,当饮用水所剩不多时,我会及时通知送水公司送水;当发现公司有电灯、门锁等损坏时,我会及时购置电灯更换,通知维修公司上门维修;当一体机和激光打印机墨粉提示即将用完时,我也会及时通知供给商更换墨粉;当有同事的电脑等IT设备出现故障时,我也会及时维修,如果维修不了的,也会联系总公司IT部门进行维修,保证不影响公司的运营。在有客人到访时,及时了解到访目的,特别是媒体相关媒体机构,更是要巧妙处理与其的关系,把公司形象维护好,不让公司形象在我这里受损。
周期性事务。通过一年的工作学习和领导的指导,在处理周期性事务上面也是渐渐掌握了一点方法。周期性事务较多,除了每月上报的考勤、每天的报纸信函收取以及采购等事项之外,车辆里程的上报,每周的机构新闻稿件上报也是必不可少的工作之一。对周期性事务的处理上,对自己的要求是可以提前完成的,那么提前完成,不能提前完成的那么严格按时完成。
由于办公室的工作繁杂,处理事情必须快、精、准。因此,虽然经过近一年的工作和不停的学习,对行政工作也了解得更多,但随着了解的多了,也发现了自身存在着不少问题。比方:在本职工作中还不够认真负责,岗位意识还有待进一步提高,不能严格要求自己,工作上存在自我放松的情况等等。
一、对工作程序掌握不充分,对一些工作的认识程度不够,对工作缺少责任心和针对性,致使自己在工作中偶尔会遇到手忙脚乱的情况,甚至会出现一些不该出现的错误,幸亏上级领导在检查我的工作情况中,可以及时发现并纠正了我的错误,我以后务必认真对待自己的错误,尽量防止自己的错误。
二、缺少细心,办事不够谨慎。我对于领导安排的工作,往往是做的比拟快、急,但是缺少细心,不够稳重。我的工作是相对简单但又繁多的工作,这就要求我必须细心有良好的专业素质,思路缜密。在这方面,我还不够细心,时有粗心大意、做事草率的情况。对这些缺乏,我今后一定加强学习努力克服的。努力培养自己具有扎实的工作根底,力求把工作做得更好,树立本部门良好形象。
在领导和同事的帮助下,2023年我努力认真学习了关于行政的很多东西,进步了不少,可是依然有很多缺乏的地方需要我更加努力的去学习,在这个“家庭〞里,我努力过、开心过、也泄气过、抱怨过,不过,我依然坚持着,这一年过的很充实、很认真、很值得。我相信2023年我的工作将会更加充满挑战、机遇与压力,因此我订立了2023年的工作方案,以便使自己在2023年里有更大的进步。在2023年中我将努力做到以下几点:
整体规划机构筹建工作,将2023年需要开设的机构做好时间安排,从现在开始,收集相关的房源信息,做好机构筹建的准备工作,确保开设机构在总公司要求的时间进度内高质量高效率的完成;
认真学习档案管理知识,再一次温习总公司的相关档案管理制度,做好前期所有档案的整理归档工作,加强档案的管理工作;
做好了各类公文的登记、上报、下发等工作,并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内,做好了各类信件的收发工作;
继续做好办公用品领用登记,按需所发,做到不浪费,按时清点,以便能及时补充办公用品,满足大家工作的需要;
完善固定资产的管理工作,随着使用的时间愈来愈长,固定资产也会进入一个故障高发期,这要求行政工作更是要提前做好准备,做好维护,防止因故障引起相关问题;
努力提高效劳质量,做事麻利,有效率,不出过失。效劳态度要良好,在接待中要不断积累经验,要给客人留下良好印象。接时,也要不断提高用语言技巧;巧妙的问答客人。尽量让每一个来电满意;
认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。对领导交待的工作努力完成并做好,增强责任感、增强团队意识。积极主动地把工作做到点上、落到实处。我将尽我最大的能力减轻领导的压力。完成自己份内工作的同时能够主动替领导或同事分担一些工作。和同事互帮互助,共同维持和谐的工作环境。提高工作效率。
2023年马上就要到了,在新的一年里,我一定努力完善自己,严格按照行政工作的的各项规章制度办事,做好领导效劳,及时完成领导交给的各项的工作。做好各部门效劳,加强与各部门之间信息员的联络与沟通,快速的传递信息,保证信息在公司内部及时准确的传递到位,为公司的开展奉献自己的一份力量。