文档介绍：公文管理办法
总则
为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》制定本办法。
公司公文指业务工作中往来的文件、报告、函、会议决议等。公文处理必须作到及时、准确、安全。
公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
全部公文归公司所有并归档保存,任何个人不得私自占有。
公文的行文类别
决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。
通知
适用于传达公司领导的决议、指示或需要各部门知道和执行的事项,任免人员。
通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
报告
适用于向上级主管部门汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级主管部门的询问。
请示
适用于向上级主管部门请求指示、批准。
函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
行文格式
公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
发文单位应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
秘密公文应当在首页发文单位名称左上方分别标明“绝密”“机密”“秘密”,必要时应当标明保密时限,“绝密”“机密”公文应当标明份数序号。
发文字号包括单位代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
上行文应当在首页发文单位名称下方左侧标明发文字号,右侧标明签发人及会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文中使用简称,应当先用全称,再注明简称。
主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
公文中的结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
引用公文应当先引标题,后引发文字号;日期应当写具体的年、月、日。
公文如有附件应当在正文之后,成文时间之前注明附件名称和顺序。
公文除“会议纪要”和会议通知外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办单位加盖印章。
成文时间以领导人签发的日期为准;联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
公文应当标注主题词,上报的公文应当按照上级单位的要求标注主题词。
公文文字从左至右横写,横排。必须使用规范简化字,主送单位名称的字形应当与正文一致。
公文版头用字规格不超过22毫米乘以14毫米;公文纸一般采用国际标准A4纸,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
行文规则
行文应当确有必要。向上级机关报送公文应为需报告的重大情况;按审批权限应由上级机关审批或决策的事项。行文应当注重效用。
行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告,因特殊情况必须越级请示和报告的,应当抄送被越过和上级机关,并注明越级理由。
“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关;需要同时抄送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送领导同志个人。
“请示”与“报告”必须严格分开,不得在报告中夹带请求批示或者批准的事项。
请求以上级政府名义批转或者发文的事项,应当在“请示”中说明发文依据并附代拟稿。
不相隶属单位之间洽商工作、询问和答复问题,以及向有关主管部门请示批准的事项,均应当用“函”,不得用“请示”。
公文的起草、收发、传阅
公司各部门与外界往来的行政公文、信件等由办公室统一办理收发登记。
收文的办理
各部门通过会议、传真或其它渠道取得的上级单位或专业主管部门的文件,均需交办公室统一登记、留存。
办公室指派专人负责上级来文的接收登记。在对来文进行登记、分类后,分送给公司相关领导或部门办理或传阅。
办公室在接收各部门报送总经理审批的重要文件时应进行来文签收和收文件登记。
发文的办理
公司对外报送的行政公文,由相关业务部门负责起草,经部门经理、部门主管领导审核后,送办公室统一编排文号并进行复核后报总经理签发。
公司对外报送的一般函件、各类报表及表格等,由经办人填写用章申请单,一般情况下经主管领导审核签字后发送,重要的需经总经理审批后发送。
文件经总经理签发后办公室方可加盖公司印章,经办人领取文件时需进行用章登记和文件签收。
送往上级单位或相关业务部门的文件,由各对口部门负责报送。
各部门在对外报送行政公文时应进行发文登记,由接收人签收。文件直接递交领导个人而不便请领导签收时,经