文档介绍：合同管理办法
总则
为加强合同管理,明确管理程序,预防经济合同纠纷,提高经济效益,根据《合同法》及有关法律、法规,结合公司的具体情况,特制定本办法。
重大合同谈判原则上由业务部门和经营部两人以上人员参加。
本办法所称的合同是指公司作为一方当事人签订的各类经济合同以及具有合同性质的协议等。
本办法所称重大合同是指:
合同标的金额为10万元以上的合同;
公司对外投资合同、合资合作合同、贷款合同、担保合同、资产抵押质押合同、土地转让合同;
属公司年度综合计划资金预算外的各类合同。
本办法所称的合同管理是包括资信调查、意向接触、商务谈判、合同签订、履行、变更、解除、归档、考核以及合同纠纷处理等全过程的管理,是企业现代化管理的重要内容。
合同管理的分工和职责
公司合同管理权限划分:
办公室:行政办公性资产购置类合同。
人力资源部:劳动合同、保险合同等。
财务金融部:贷款合同,担保合同,资产抵押质押合同及与财务金融工作有关的合同。
经营部:对外投资合同,土地开发合同,可研咨询合同,与工程管理公司的委托管理合同,与营销策划有关的委托合同。
招商部:房屋销售、租赁合同,土地出让合同,
物业服务部:物业管理,服务代理合同。
入园企业服务部:工程勘察、设计合同,规划设计招投标合同,前期咨询类合同。大宗材料和设备采购合同及开发、建设的招投标合同。
合同管理机构是经营部,其主要职责是:
参与公司重大合同的谈判和签订,对其合法性、严密性进行审查。
负责对送审的合同进行备案、审查。
作为公司的经营管理部门,重点审查合同签订的必要性,与公司经营计划、战略发展的一致性。
检查各部门合同履行的情况,分析我方及对方可能出现或已经出现的违约情况,并及时出具处理意见,报合同主管领导决定。
解决各部门提交的合同在履行过程中出现的法律问题,代表公司参与诉讼和仲裁。
有关业务部门负责本部门的合同管理工作,主要职责是:
参照本办法制定、完善本部门的合同管理的各项具体制度,提高合同管理水平。
具体履行本部门所承办的合同。
依照本办法签订、变更、解除合同。
依照本办法办理合同的审批手续。
参与本部门合同纠纷的协商、仲裁、诉讼等活动。
负责本部门合同资料的汇总、统计、归档等工作。
合同业务部门承办人对合同的可行性、合法性、严密性及全面履行负责。是合同的第一责任人。合同业务部门主管领导是合同最重要责任人。
公司的常年法律顾问职责:
办公室负责选定公司常年法律顾问,业务人员遇有合同方面的法律问题,可直接向公司常年法律顾问咨询。如有必要,可要求公司常年法律顾问出具书面法律意见。
重大合同都需要公司法律顾问提供意见。
合同的谈判及起草
合同谈判前和谈判过程中,业务承办人应注意调查对方资信情况,必要时,可要求对方提供相关的执业资质证明、有关财务报表、开户银行出具的资金证明和注册会计师出具的审计报告。应审明下列情况:
企业法人营业执照及经营范围。
法定代表人证明书或授权委托书。
履约能力和信誉。提供担保的,须查明担保人的担保资格和担保能力;提供资产抵押的,须核实抵押物的合法性。
凡属重大合同,应组织业务技术人员、合同管理人员、公司常年法律顾问对合同项目进行可行性论证。
20万元以上重大合同的谈判过程向总经理及时请示汇报,必要时按对等原则参与谈判。20万元以下重大合同由业务部门主管领导组织谈判。
各业务部门有关特定业务合同,应根据业务特性及行业技术的要求对对方进行考察。
承办人员根据谈判情况起草合同,有专业格式合同,承办人员应优先予以采用。
合同的审查批准
承办人在合同经本部门负责人审查后,填写“合同签订审批表”(见附件一)并随附与合同有关的文件进行合同会签。各类合同会签程序根据合同特点、性质及公司领导的授权规定如下程序:
2000元以下合同由部门负责人签字申请,公司主管领导审批,报经营部和财务金融部审查、备案,同时报办公室存档。
2000元以上,20万元以下的合同由部门负责人签字申请,公司主管领导审批,报总经理审批,再报经营部和财务金融部审查、备案,同时报办公室存档。
20万元以上的重大合同经过总经理办公会审批和董事长审批,形成会议纪要,或者进行执行会签单程序,承办人根据指示,请合同涉及的有关部门和领导参加其承办合同的审查、修改和会签,并请法律顾问签署意见;公司重大工程合同由公司招标领导小组确认。然后再报经营部和财务金融部审查、备案,同时报办公室存档。
参与合同会签的公司领导、总经济师、总会计师分别对合同内容中由其所分管的相关技术、经营指标、财务指标负责。有关人员应在不长于两日的时限内完成审批并将意见签署在审批表上。
经审批的合同由合同管理部门进行统一编号和登记后方可对外签订。
合同的签订