文档介绍：呈送:汇融集团
提案:发行公司
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一、前言
根据集团“绚丽南滨金秋夜”策划案要求,此次活动特别设置了由发行公司全面负责的现场活动工作小组,为确保活动的圆满执行,做好内外部的组织、协调、布展工作尤其是活动现场的交通安保工作,保证活动精彩纷呈而又有条不紊的开展,为报社、集团赢得社会效益和经济效益的双丰收,特制定此执行案,其主要内容包括:
参展商家的组织
主管部门、节目演出的公关协调
活动现场人力资源构成
活动流程
费用预算
二、参展商家的组织
确定参展商家的名称及数量,负责参展商家参展资格及条件的审核。
此项包括:
汽车参展商:9月24日中午12点须前确定参展车商的品牌及数量,确定参展商提供试乘试架的车辆品牌及数量(由金璧公司负责招商,本次活动事务组接洽确定。);
房地产参展商:9月24日中午12点前确定参展房地产商的数量,确定提供购房直通车服务的参展商(由房产专刊部负责,本次活动事务组接洽确定。);
建材、金融、通讯、浙江商会参展商:9月24日12点前确定此类参展商数量(由广告中心负责,本次活动事务组接洽确定。);
二)核定各类参展商参展面积
B区房地产类:6M×6M
A区汽车类:6M×7。5M
C区浙江商会专区:3M×5M
D区金融专区:4M×5M
E区建材专区:(未定,由事务组在24日前与策划部联系确定。)
三)相关资料的拟定
邀请函由广告中心负责,9月26日前由事务组与之联系参展单位,并上报本次活动总指挥部。
参展平面图由集团策划部负责在9月24日上午十时前确定,并由事务组将此上报总指挥部。
三、主管部门、节目演出公关协调
一、9月26日由事务组联系并确定此次活动的主办、协办、承办关系,确定此次活动主任及具体领导人名单(由集团策划部提供)
二、活动批文的落实工作(由集团办负责)于9月18日完成
三、活动时间
1、参展时间:9月28-29日
2、入场布展时间:9月25-27日
四、确定本次活动开幕式的政府领导、报社及集团领导
五、确定本次活动晚会节目演出的具体节目由集团办负责落实确定,交本次活动公关及节目协调组张诗琦主任
六、确定由南滨路管委会免费提供电源(本次展销会活动用电预估量为1000千瓦左右)
七、9月27日下午三点前由活动安保组(蒋天翼组长)协调南滨路管委会做好活动的交通、安保工作
交通:确保领导、嘉宾、来宾的交通畅通
安保:9月28-9月29日两晚17:00-22:00由区南岸区政府提供安保,其余时间由集团负责
四、活动现场人力资源构成与功能分组
现场总指挥(邹树明)
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现场事务组
装卸运输组
医务救护组
特刊发放组
机动安保组
公关及节目协调组
一)、功能分工:
序号
工作组
功能
权职与对接
责任人
联系方式
1
总指挥
全面负责此次活动的总体统筹、
安排、分工、督导
按集团要求执行策划案
接受集团临时调整
邹树明
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2
现场事务组
负责参展商家联系协调及现场布展
负责活动现场布置设计、制作、安装及巡场
与各参展商家负责人对接
与集团各行业招商责任人对接
组长:付郁
副组长:贺家勇
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3
机动安保组
负责活动现场的安全保卫及消防工作,处理突发事件,机动待命
与南坪政府、南滨路指挥办联系就安保工作进行对接
接受总指挥安排
组长:蒋天翼
副组长:刘成忠
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4
特刊发放工作组
负责特刊发放的要数安排工作
负责特刊发放地点的安置工作
执行策划案要求,接受总指挥安排
组长:罗壵
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5
公关及节目协调组
负责联系出席领导及嘉宾,现场领导的接待工作
负责节目联系、协调,及演员接待工作
负责本次次活动的新闻安排及记者接待
张诗琦
132608335580
6
医务救护部
负责活动现场突发医务急救
接受总指挥安排
对突发事件可自行主作
组长:谭峻
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7
装卸运输组
负责临时各项运输工作, 处理现场清理工作
执行策划案要求,接受总指挥安排
组长:谭峻
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二)小组人员名单及职责规划
A:现场指挥:
总指挥:邹树明
特别接洽人员:张诗琦
组员:谭峻、付郁、贺家勇、罗壵、蒋天翼、
B现场事务组:
组长:付郁
副组长:贺家勇
工作职责:负责参展商家联系协调及现场布展,负责活动现场布置设计、制作、安装及巡场。
1、9月25日前完成展场场地的平整及清理,由现场事务组与南滨路管委会接洽及