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目的
为加强企业邮箱以下简称邮箱管理,规范邮箱使用,保证邮箱系统的正常运行,高效、规范地传递信息,体现公司优良形象,特制定本指引;
适用范围
本指引适用于XX总部及下属分子公司;
职责
信息技术部
主要内容
邮箱管理
所有办公室人员对外客户沟通,对内同事间沟通必须使用公司邮箱,不得使用外部邮箱;
新职员入职时,根据其沟通需求开通账户如:需要对外和客户沟通,需要和总部沟通,下属公司工作汇报内部沟通均可申请邮箱,由当地人力资源部/综合人员提交申请运管管理部设立邮箱;临时人员如临时借调、实****生等需要设置邮箱的应进行标识,如实****生表示成:姓名实****基于安全考虑,外部到我司协助的人员一律不得设置邮箱,若有需要可自行申请外部免费邮箱进行工作沟通;
由于人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更的,当地人力资源部/综合人员发送OA申请信息技术部及时做相应变更;
员工离职,当地人力资源部/综合人员发送OA申请将冻结其邮箱,确定不需使用后再撤销;
邮箱账号资源有限,信息技术部定期后台巡查,若连续60天未登录邮箱的将予以禁用,如需激活请通知运营部;
邮箱使用人必须遵守计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法和国家其他有关法律、法规、行政规章及公司相关管理制度;
邮箱使用人不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息;
邮箱使用人不得自己或允许他人利用邮件服务散布不受欢迎或未经允许的垃圾邮件如广告等,也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定有害信息的电子邮件和信息;
违反以上规定,给公司和其他员工造成损失的,由该邮箱使用人承担全部责任,涉及到法律法规的,移交司法机关处理;
邮箱安全
设置密码不要与用户名、生日、电话号码相同,应字母大小写、数字进行混排,系统60天强制更换密码,邮箱账号密码和RTX相同,更改任意一方密码另外一方密码也随之同步变化;
不要将密码告诉其他人,特殊情况需要告之的,使用完毕及时更换密码;
必须点“退出”按钮退出邮箱,并关闭所有浏览器窗口;
等***时,应设置电脑锁屏密码,离开时锁定电脑;
邮件使用
需从提高信息交流速度和质量、减少信息垃圾的角度出发,恰当使用邮件,提高效率;
下为不适用邮件的事宜:
即时通讯即可完成的事宜;
不需要审批,需要快速交流的事宜;
需要充分讨论的事宜;
比较紧急的事宜或者重大、需要当面授权的事宜;
以下情况为适用邮件的事宜:
按照业务流程需通过邮件完成的事宜;
具有备案性质的事宜;
需大范围传播的临时性信息:如红头文件、项目开发计划、公司快报、经验总结、更等;
需大范围传播的定时信息:如各部门工作计划、部门半月报、会议纪要等;
工作邮件发送范围
员工不得发送公司全体邮件;如因工作如外出出差、休假知会等需要发送的,可发所在部门全体及工作关系紧密人员;
确需发送全体邮件的,应经部门负责人及分管高管审核后发送至行政及人力资源部审核统一发送;
邮件说明
主送、抄送与密送
主题与标题
须清晰明确,应概括整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,并分类处理;
应添加标题,标题可与邮件主题相同;
标题可使用强调性文字或符号来突出表示,以便引起收件人注意,但应适度,尽量不适用敏感性字眼;
称谓选择
对象,作为给出必要回应的人员;
“司全体”,多个部门则使用“各部门”,对管理人员则使用“姓氏+职务”,多位管理人员则使用“各位高管、部门负责人”,对个人则直呼其名即可,涉及多人时则使用“各位同事”;对外发文时应按职务尊称对方,不清楚职务,则应按商务礼仪称呼;
应有问候语,称谓后一般使用“您好”或“你好”即可,邮件结尾使用“祝工作顺利”或“祝身体健康”即可;
邮件正文
正文应简明扼要,如具体内容较多,正文只作摘要介绍,详细内容制作文档作为附件进行发送;
简明词汇和短句,准确清晰的表达,避免使用晦涩难懂语句,尽量将控制文字数量;
字体,均遵照如下标准:
邮件标题:宋体、小二、加粗;
邮件正文:仿宋GB-2321、四号字;
根据邮件性质的不同,注意论述语气,多用“请”“谢谢”“请查收”“如有疑问,请随时沟通”“请查阅附件”“请回复”“请审阅”等;
体现所有相关信息,避免另行邮件进行“补充”或“更正”;
,提高沟通效率;
邮件附件
的,应在正文里提示收件人查看附件;
以便收件人下载后管理;
压缩发送;
的,应在正文中予以说明;
为避免网络堵塞,发送的附件较大时超过20MB选择超大附件传送;
转发与回复
根据需要,应对转发或回复的邮件的内容进行修改和整理,以突出重点;根据重点需更改邮件主题;
注意邮件中的附件、链接是否需要,应进行必要的整理;
邮件签名
员工需统一签名,以体现公司整体形象,如:
注意事项
邮件完成后,对文字、语句需认真校对,可使用邮件的拼写检查功能,特别对邮件主题需慎重斟酌;
未经授权的人员或外部人员;
主动控制邮件效率,不需回复时,应在邮件中添加“已完结”“无需回复”等注释;
奖罚
本操作指引在于规范员工邮件使用,对于因邮件使用造成工作失误的应进行处罚,造成经济损失的进行赔偿;
附则
本操作指引由行政及信息技术部拟定,其解释权归行政及信息技术部所有,本操作指引从颁布之日起实施;
附件
无