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记账员工作指引
记账员岗位职责及工作指引
岗位职责:
记账员,直接上级为柜组主任,本职工作为记录本柜组账务、商品日清记录、协助柜组主任管理柜组日常工作。
协助柜组主任管理柜组工作及培训本柜组员工,对柜组商品做到心中有数,协助柜组主任调整好商品库存结构;
根据每天销售小票及时做好日清处理,通过进销存帐做好每月柜组销售汇总与分析,了解本柜组畅销、平销、滞销商品,为柜组主任进货提供第一手信息,当好柜组主任的参谋。
如柜组主任不在时,履行管理柜组职责。
严格坚持财务制度,审核本柜组各种费用支出,认真履行各项财务流程。柜组财务工作直接对财务部负责,及时向指定会计人员汇报工作中发生的财务问题,并及时做处理。
进货前准备工作:
提前整理需要调换商品,按不同供应商进行分类打包,并做好退换商品登记,方便主任节省调货时间。
将应收、应付账款及出错情况等书面明细提供给柜组主任,便于主任在出差是能够及时解决。
来货前准备工作:
来货当天尽量不与休班冲突,并合理安排好员工倒班。整理仓库、柜台,为新到商品存放提供足够空间。提前准备好所需物品(验收单、笔、价签、衣架、鞋架等)。提前问明柜组进货人员来货数量,安排好接货与销售人员,避免在接货时卖场空岗。
验货及各种单据填写:
货品到达公司后记账人员开箱验货,验货时必须以最小单位验收,验货应以供应商底单为依据,以实货为主,记账员验货后填写商品验收单一式三联(超市若供应商底单正规清晰可不填写),在验收单上由验收人、柜组主任、部门经理签字确认。第一联交录入室(附供应商开的底单),第二联由柜组留存,第三联由督查办(业务部)留存。供应商底单要求:商品名称,数量,金额,日期,签字,公章,是否已结账。
进货人不可自己验货开单,应由其他人经手,一般遵循谁验货谁开单的原则。商品验收完毕后要明码标价,并按验收单核对标价签。及时入进销存数量账,根据结算方式填写应付供应商账。
为提高工作效率,为供需双方提供便利,鼓励供应商送货底单采用规范表单格式。
根据单品管理原则,不同单品应分别填列,不得随意将进价相同的不同商品合并为一种单品填列。如新品上柜较为急切,可到录入室先行建立商品编码,进货录入可适当滞后。
验收单具体要求如下:
填写字迹清楚,不得随意涂改;
写清收货柜组,发货单位,结算方式;
写明供应商编码、名称或地址,如果该供应商为新供应商则应标记注明“新”字;若供应商地址、联系电话有变动则应写清新地址、联系电话等信息。
商品编码、(超市可为国际条型码)、品名、单位、数量、进价、售价、合计金额一一填写清楚。(注:百货已有编码的必须填上商品编码以免重复编码,超市原单录入的,是新品的注明“新”)品名填写完整如1578874:七色风8193女衫<应注明商品种类>。
如果收货数量与底单数量不符时不得随便涂改底单,需由验货人、进货人签字确认并上报楼层经理签字后方可录入。
商品来货后发现本次验收价格与系统价格不一致,应以最低价格录入,如果价格上调,则记账员要了解原因并与供应商核实,确实属于市场调价需要由供应商提供调价通知单,并且柜组填写变价单。
超市原单录入,库房验货根据底单验货,商品品名填写完整;商品销售条码与实货一一对应;验货时须三方验货:供应商、库房、柜组;食品类商品验货时在底单上注明生产日期、保质期、水、奶须注明批次。不允许在供应商开的底单上乱涂改;供应商底单须签字或盖章。
商品退货:
退货时应填写退厂单(内容同上)注:退货价格要查清楚不允许高价进,低价退。(可把验收单台头改成退厂单,并且用红色笔填写或者蓝色/黑色笔写负号)
售价变动:
售价变动单:柜组、日期、商品编码、品名、变价数量、原售价、新售价、变价原因等一一填写清楚;由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理/业务经理签字确认,最后交由录入室。(注:商品变价原因为市场变价、促销变价、处理变价、库存变价、退回变价)
进价变动:
进价变动单:进价变高主要内容写明供应商名称、原进价、新进价、变价原因等,由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理字确认,需附有供应商盖章确认的调价通知。单注:进价上调必须填写变价单、进价下调可直接按低价做单据。
促销变价:
促销变价:内容同上。(注:必须标明促销起始、终止日期)
商品报损报溢:
商品报损/报溢单:柜组因丢货、保存不当、商场内部使用等原因调整商品数量的情况下需要填写。主要内容写明供应商、柜组、经营方式,商品编码、品名、进价、售价、损失原因等,由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理签字确认。(注:损失单须由总经理签字)
库存补差:
库存补差单:商品因促销、保质期等原因下调进价售价,但柜组还有库存,要求供应商将原有库存补差,记账人员须点清库存商品数量,商品条码/编码、商品名称、原价、现价、差价、数量等填写清楚。由部门主任、部门经理签字确认
日清
日清是一项日常基本工作,在柜组经营中占很重要的作用:
能够反映商品每天真实的销售情况
通过观察日清可以了解商品销售动态(畅销、平销、滞销)为购进、淘汰商品提供准确依据。
通过日清可以很好的掌握商品库存情况,针对积压库存及时退换或促销,随时了解商品缺货情况,方便员工更高效卖货。
可以及时发现销售失误情况(卖错商品,丢货等)
可以锻炼导购员清点库存的能力,便于提高员工工作的准确性和认真程度。
方便月底盘点工作顺利开展,便于盘点查找原因。
日清的程序:
营业结束前先和收银台对账,根据收款人填写柜组交款单,确保销售的真实性和准确性。
清点实货,结合当天销售记录核对日清账本,并将每天销售与退货如实进行登记。
日清表上各个项目不允许涂改,如出现错误必须有证明人签字确认,当天日清做完后由日清人签字。
来货验收后需根据验收单据与付款情况如实填写柜组数量帐与应付供应商账。
日清的增、减根据验收单与退单来增减日清,注意价格是否一致,如有变价,应随时在日清本上真实反映出来。
如有顾客维修的商品寄存,应在日清表上单独体现并备注说明,与正常商品分开存放。
清点货物要求见货清货,尤其是有包装盒的商品更要注意真实性。
销日清时,要求不但要看货号还要看价格,如有卖错价格,退回变价,串码销售等情况要及时注明并纠正。
每月柜组与财务部对账方法:
每月月底记账员要与主任核对账务余额,主任要与供应商对清账务,保证记账员和供应商的账务一致。记账员应随时检查供应商欠款,并于每月20日前至少与财务核算人员对账一次。如有必要,需整理供应商截止月底对账函,并由记账员和主任共同签字后交由供应商确认。
当发现账务登记错误时,记账员要及时更正错误的金额,并寻找错误的原因,以避免类似问题再次发生。
记账员应随时抽查库存并到到办公区与汇天系统核对。
财务核算员应对记账员账本随时检查、监督。
记账格式要求
记账账页要求采用三栏式或数量金额式;
借方表示增加额,贷方表示减少额,余额表示剩余金额;
借方、贷方红字表示负数冲回,余额红数表负数余额;
计算公式:期末余额=期初余额+本期借方-本期贷方;
登记字迹要清楚,摘要一栏应简明扼要,不得有语病错误;
账簿登记错误时,应按规定修改或红冲,不得涂改、挖补、刮擦或用药水等消除字迹。
账簿中书写的文字和数字上面应留有适当空格,一般应占格高1/2,以便于修改和查账;
登记账簿应使用蓝黑墨水或碳素笔书写,不得使用铅笔或圆珠笔书写,除红字冲账、冲销错误记录或结出负数余额的情况下可以使用红笔外,其他一律不得使用红字记账。
各账页应按顺序连续登记,不得跳行、不得隔页使用。如发生跳行、隔页现象,应将空行、空页划线注销,并注明“此行空白”或“此页空白”字样,并由记账人员签名或盖章。
结出余额后,如没有余额,应在余额栏内用“0”表示,“0”应放在元位。(以下举例)
进货1000元:摘要:“XX进货”,借方(蓝或黑字)1000,
退货200元:摘要:“XX退货”,借方(红字)200
付款600元:摘要:“XX付款”,贷方(蓝或黑字)500
收回货款100元:摘要:“收回货款”,贷方(红字)100
余额(正数为蓝或黑字,负数为红字)300
财务部
2013-05-01