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会议接待服务标准
    为了规范会议接待行为,统一服务标准,持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。
    适用于大厦各类会议接待工作。
。
,确保会议如期召开;并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小,采取相应的服务措施;
,保障会议室整洁舒适;
,及时处理突发事件,确保会议顺利进行;
4、程序
根据现时会议接待工作实际情况,将会议接待分为日常接待(二类会议接待)、一类会议、临时会议。
1) 每天安排一名会议接待员于早上8:00上班,于8:00-8:15分时段完成以下工作:将所有会议室的门及部分灯打开;将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源,保证当会议开始时有足够的开水。
2) 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。
3) 会议接待员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,于会议开始前15分钟将茶水准备到位。
4) 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁,发现异常无法处理时及时向主管领导报告;
5) 参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水,当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查,以便能及时给新到的客人送上茶水,直至与会人员基本到位。
6) 与会人员基本到齐后,会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后,每隔20-25分钟到会议室加茶水,直至会议结束(如有特殊情况可自己把握)。
7) 在加茶水过程中,会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻);
8) 会议接待领班必须到场监督服务员工作,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况,以便有突发事情时及时应对;
9) 接到热线人员通知,会议临时需要的物资,应5分钟内送到,如无法满足,会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释,如客人不满意或不接受,会议接待员应通知会议负责人到场解决。
10) 会议结束后,会议接待员应简单将会议室收拾一遍,包括将桌椅摆放整齐;烟灰盅、盒纸锁回茶水柜;所有设备恢复原状;会议临时用品(插线板、
、投影会议室预定信息后,
5分钟内将《会议接待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员,由其在会议前15分钟内做好准备工作。
、二类会议、电视电话会议的
会议接待工作,应在管理中心发出通知后进行。客户部对接会议使用方,确定会议议程,转交弱电组、严格按议程准备及配合。
、参观接待、二类会议及4电视电话会议,由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导发布信息。
备注:参观接待、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施,以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。
:保证会议系统的设备正常运行
:
1) 每周维护、检查会议室的会议设备(语音、投影),做好维护、检查工作的记录,每月进行会议室会议设备功能性的评估。
2)会议前半小时按照服务热线提供的《会议接待设备准备工作表》,对会议室会议系统进行检测,并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上,由会议接待人员进行复核。
3) 领导以上重要会议,完成检测后应在现场对会议全程跟进。
4)会议开始前5分钟,会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好(下午好),进行最后一次试音”,验证会议系统。
会议服务人员服务规范
仪容仪表
1、服务员上岗前要按规定化妆简朴、大方为宜、修饰认真整理
工装、工牌仪容仪表端庄、整洁、精神饱满。严格做好个人卫生。
2、站立标准双腿并拢站直挺胸收腹双手交握右手在上自
然放于小腹位置面带微笑。不可左摇右摆、来回走动。
服务流程
1、会前准备
1、开窗通风会前一小时开窗通风并根据天气要求适当调整空
调温度及室内光线。保证会议室内无异味温度适宜。
2、准备水杯根据会议大概人数准备纸杯并提前放好茶叶。注
意备少数空杯供不喝茶的领导使用。
3、准备纸笔会议室内备好纸笔如领导需要及时提供。接待
较高级领导时会议室应备足够纸、笔以备使用。
4、准备烟灰缸、抽纸会议室需备好烟灰缸及抽纸并保证烟灰
缸洁净、抽纸为1/3盒以上。
5、整理会议室桌椅、话筒等。椅子、话筒、两边绿植等均需摆放
在一条直线上。
6、打水会前20—30分钟打好开水保证暖瓶内水温。
7、会前检查会前30分钟再次检查会议室内需备物品、灯光、
话筒、桌椅、绿摆等设备设施。
8、会前守侯会前40分钟左右在会议室内进行会前守侯。
2、会议过程
1、茶水领导入座后及时送上茶水。参会人数较多时可先在
杯内倒少量开水泡开茶叶同时防止茶水供应不及时。领导入座后
按先宾后主、先主后次顺序进行倒水服务每间隔10—15分钟倒水
一次。
2、会议过程中要时刻关注会议室内各项情况有领导发言时
及时为其打开话筒有领导抽烟时及时送上烟灰缸有领导出门
及时为其开关门、指引方向动作要轻避免弄出声响影响会议室
秩序。
3、守侯服务服务人员按照服务规范守侯在会议室内外。
3、会议结束
1、送宾会议结束时在门一侧电梯的反方向送宾面带微笑、
与领导道别。
2、清理会议室检查会议室内有无遗留物品及时补齐消耗的纸
杯、茶叶、抽纸等会议物品做好烟灰缸等物品的清洗工作恢复桌
椅、话筒摆放会议室清扫完毕后方可离开。离开前需关闭电源关
好门窗。
服务规范
1、迎宾
迎宾时站在门内侧保持正确站姿真诚微笑领导到达时要主
动迎候热情接待。请领导进门时手臂平伸五指并拢手心朝上
同时上身微微前倾指向前进方向“您好这边请。”待领导进入
会议室后迅速回到茶水桌旁准备茶水。
2、加水
领导入座后及时送上茶水。会议过程中10—15分钟加一次水
加水时先宾后主、先主后次动作要轻避免开水洒出加完水后以
手示意“您请”。
3、送宾
会议结束时要迅速到达会议室门口为来宾开门并立于门口
两侧保持标准站立姿势面带微笑与领导道别时需上身微微前倾
并目送领导离开。若领导不识行进路线应在前方带路。
4、持暖瓶姿势
左手握住暖瓶的手柄右手轻轻放在暖瓶的右侧离底部约3指
的距离右手应5指并拢并有“请”的含意右手不能用力只是
起到优美的作用。这时暖瓶上下垂直顶部应与领结成一条直线暖
瓶离身体约三指的距离。
5、倒茶时的规范姿势
按照标准的持暖瓶的要求走到领导右侧保持站立姿势。右脚
向前迈一步取过水杯加水若为盖杯右手的小指和无名指将杯盖
夹起如果杯盖被粘在杯体上应用力按一下即可手心朝上做
个控杯的姿势以防水珠落在桌子上或打湿文件然后收腿以站立姿
势于身体一侧倒水这过程应是一个弧形路线以防领导碰到茶杯
并按原路放回根据领导的要求和习惯将茶杯放置在相应的位置
轻拿轻放然后将杯盖盖好调整杯柄角度然后做个“请”的手势。
6、倒茶的几种方式
从领导桌前倒水时应将茶杯置于身体距桌较远的一侧倒水从
领导后侧倒水时应注意选好角度等待时机拿杯、送杯要视临座
的空间大小采用弧度、直线方式。
注意事项
1、向茶杯中放置茶叶时一定要注意将茶屑筛出
2、倒茶时要保持茶水八分满
3、如果来宾自带茶具应把原有茶杯撤掉
4、领导入座后需及时送上茶水。
5、倒水时应先倒中间者职位高者
6、在倒茶时一定要设计好行走的路线不可“抢镜头”或阻碍领导
行走做到省时省力。
7、在会议进行过程中保持安静按标准站在茶水桌旁面带微笑
悉心观察会议室状况。同时应保持会议室周围的安静以确保会议顺
利进行。
8、确保会议室内卫生整洁会议室所需物品摆放整齐、美观。
9、给领导提供服务要主动、热情、耐心、周到回答领导问题要得
体、明确。
会后清理工作要及时、仔细。