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企业电子邮件沟通规范及技巧
会场要求
积极参与!
请将手机关机或调至无声状态!
注意时间的把握!
企业电子邮件沟通规范及技巧
一、电子邮件沟通的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式
2、企业用户电子邮件的用途主要体现为
日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等
企业电子邮件沟通规范及技巧
一、电子邮件沟通的重要性
3、现代企业的工作强度加大,工作量加大
领导没有那么多时间面对面听取工作汇报
而且领导也更健忘,需要邮件提醒
4、不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要强迫症式地登录公司邮箱,查有没有漏掉紧要的任务
企业电子邮件沟通规范及技巧
二、电子邮件使用基本原则
1、基本原则:面对面抄送是为了明晰责任
如果当面说或者在电话里讲,对方左耳听右耳也许就忘了,许多事情从此“死无对证”。
电邮存在公司服务器上,白纸黑字,谁也赖不掉
2、作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端
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三、课程主要内容
(一)需要发送邮件的情况
(二)邮件格式
(三)邮件发送对象
(四)邮件内容
(五)回复邮件的基本技巧
(六)注意事项
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(一)需要发送邮件的情况
1、正式工作报告
2、部门之间事务往来
3、通知
4、知识推荐和信息传递
5、没有见面交流条件的其他交流内容
6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
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(二)邮件格式
1、邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性
标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意
一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便日后整理
2、如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注
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(二)邮件格式
3、结尾签名
对方可以清楚的知道发件人信息
Email末尾加上签名档:可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,4行左右。
签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分
正规公司在邮件签名(尤其是对外部联系的邮件)都有统一的格式设计,这样体现了公司品牌形象,尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时,这种效应更加明显
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(三)邮件发送对象的选择(1)
1、工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理
2、项目通报类的邮件
主送给项目小组成员
抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
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