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XXXXX采购管理制度
编号:XXXXXXXXXX号
一、目的:
为增强采买计划管理,规范采买工作,保障企业生产经营活动所需物件的正常连续供应,降低采买成本,特拟定本制度。
二、合用范围
本制度合用于企业对外采买与生产经营相关的经营性固定财富、资料及非经营性固定
财富、办公用品、劳保用品的采买(以下统称为采买物件)。
三、职责权限
1、总经理负责采买管理制度的审批;
2、分管副总、财务总监负责采买管理制度的审察;
3、人力资源行政部负责采买管理制度的拟定。
4、经营性固定财富、资料、配件等物件(物质)的采买由企管部负责;非经营性固定
财富、办公用品、劳保用品的采买由人力资源行政部负责。
四、采买原则
1、询价比价原则
物件采买一定有三家以上供应商供应报价,在衡量质量、价钱、交货时间、售后服务、
资信、客户群等要素的基础长进行综合评估,并与供应商进一步议定最后价钱,暂时性应急购买的物件除外。
2、一致性原则:
采买人员定购的物件一定与请购单所列要求、规格、型号、数目一致。在市场条件不
能满足请购部门要求或成本过高的状况下,采买人员须及时反响信息供申请部门改正请购
单或作参加。如确因特定条件数目不可以完整与请购单一致,经审察后,差值不得超出请购
量的5—10%。
3、廉价搜寻原则:
采买人员随时采市集场价钱信息,建立供应商信息档案库,认识市场最新动向及最廉价钱,实现最优化采买。
4、清廉原则:
(1)自觉保护企业利益,努力提升采买物质量量,降低采买成本。
(2)清廉自律,不收礼,不行贿,不接受吃请,更不可以向供应商伸手。
(3)严格按采买制度和程序做事,自觉接受督查。
(4)增强学****宽泛掌握与采买业务相关的新资料、新工艺、新设备及市场信息。
(5)工作认真认真,不出差错,不因自己工作失误给企业造成损失。
5、招标采买原则:
凡大宗或常常使用的物件,都应经过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关部门
共同参加,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价钱,签署供货协议,以简化采买
程序,提升工作效率。对于价钱随市场变化较快的物件,除缩短招标间隔时限外,还应随
时掌握市场行情,调整采买价钱。
6、审计督查原则:
采买人员要自觉接受财务部或企业领导对采买活动的督查和质询。对采买人员在采买
过程中发生的违反清廉制度的行为,企业有权对相关人员依照企业《员工赏罚制度》等进
行处罚直至追查其法律责任。
五、采买流程
1、采买申请:
物件(物质)需求部门依据生产或经营的实质需要,由企管部负责采买物件每个月25日
前、由人力资源行政部负责采买物件每季度最后一个月25日前提出采买申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数目、需求日期、参照价钱、用途等,若涉及技术
指标的,须注明相关参数、指标要求。按采买申请流程,由各相关部门审批,经总经理批
准后交采买部门采买。各审察环节对采买申请提出议异者,应于2个工作日内将建议反响
给采买申请部门。
2、询价比价议价:
(1)每一种物件(物质)原则上需两家以上的供应商进行报价。
(2)采买员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按廉价原则
进行采买。
(3)属以下状况者,不必进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配
件无代用品,但仍需留下报价记录。
3、样品供应和确认:
(1)若须进行样品供应和确认的,须确立送样周期,由采买人员负责追踪,收到样品
后,须第一时间送交需求部门进行确认,必需时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
(2)对于需要保留样品的,须作封样办理,以便往后作收货比较。
4、供应商选择:
(1)拥有合法经营主体者。
(2)质量、交货期、价钱、服务等条件优异者。
(3)信用优异者。
(4)客户认同的供应商。
采买人员须建立供应商信息台帐。
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5、合同签订:
(1)供应商经送样审察合格后,由采买部门与选定的供应商签署合同。
(2)交易发生争吵时,依照合同的鉴定条款进行办理。
6、进度跟催
(1)为保证准时交货,采买人员应提早采纳电话、传真或亲身到供应商处跟催,以确
保物件(物质)能合时供应。
(2)若采买物件(物质)没法在预准时间内交货的,采买人员须提早通知需求部门,
追求解决方法,并须重新和供应商确立新的交货期,并知会需求部门。
7、查收入库:
采买物件(物质)到企业后,属经营性固定财富、资料、配件等物件(物质)、非经营性固定财富、大宗劳保用品等经需求部门查收,办公用品等常用品经库管查收合格后,库
管开具《入库单》,按流程办理入库手续。如查收不合格的,由查收部门通知采买部门,2
日内办理换(退)货手续。
8、对帐付款:
采买物件(物质)办理入库后,由采买员凭《入库单》按合同或商定的付款方式办理
付款手续。
9、采买流程图:(附后)
六、核查:
凡违反本制度的人员,依照企业相关管理制度进行处罚。七、本制度解说权归人力资源行政部,自宣告之日起履行。八、本制度附件:
1、《XXXXX请购单》
2、《XXXXX询价记录表》
XXXXXXXX企业有限企业
XXXX年XX月XX日
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流程
采买申请
接收请购单
询价比价议价
样品供应确认
供应商选择
签署采买合同
进度跟催
查收入库
对帐/整理付
款资料
采买流程图
作业要求
记录表
责任单位/
单
人
1、物质需求部门依据生产或经营
请购单
需求部门
实质需要填写请购单
1、接收已同意的请购单
请购单
采买员
1、采买人员依需求缓急,参照采
询价记
采买员
购历史记录或供应商所供应的资
录表
料,最少优选两家以上供应商进行
比价和议价
1、以满足需求部门所提出的性能、
申请单
采买员
指标、质量为原则
1、依优良廉价原则进行选择
询价记
需求部门/
录表
企管部/采
购员
1、依照供需两方确立的条件签署
采买合
采买员
合同
同
1、依照合同或商定的交货期进行
采买合
采买员
追踪确认,发生异样及时办理
同
1、按采买需求进行查收,办理入
入库单
库管员
库手续
/需求部门
1、库管员按已办好的请购单、送
送货单
库管员
货单整理汇总
发票
采买员
2、采买员依据库管员供应的相关
支付凭
资料进行对帐,到财务部办理付款
证
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XXXXX请购单
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申请单位:
申请日期:
年月日
编号:
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序物件名称
厂家/
品牌
缓急程
规格型号
单需求数
用途
需用日
库请购数
备注
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号
度
位量
期存量
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经办人:
企管部(人力资源行政部)审察:
部门负责人:
申请部门分管领导:
审察部门分管领导:
库管:
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财务总监:
总经理:
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XXXXX询价记录表
编号:
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物料名
规格/质量
付款及开票方
联系方
制定
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序号
单位
数目
单价
共计
报价单位
报价人
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称
标准
式
式供应商
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采买员:采买部门负责人:分管领导:
财务总监:总经理:
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采买物件查收单
编号:
序号品名规格型号单位数目查收建议请购单号
查收部门负责人:查收经办
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