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为规范我行与单位客户在本行开立各类存贷款账户的非自然人客户的对账工作,根据XX银行账务核对暂行管理办法、XX银行与单位客户对账工作实施细则,结合总行实际情况,特制定本实施细则;
对账工作的组织管理与分工
一、总行会计结算部设立对账管理岗,负责总行各营业机构银企对账工作的组织、协调及相关事宜工作流程详见附件一;
二、各机构营业部设立对账岗,负责本机构银企对账的回收、统计、核对等工作;账务经办人员不得办理所经办业务的账务核对,客户经理不得办理账务核对;
对账单的种类
一、单位客户对账单分为月结对账单和余额对账单;
二、月结对账单按账号生成,提供账户的交易明细和账单期间每个交易日的余额,供客户核对账户交易明细和账单期间的每个交易日的余额,向本行查核未达款项和不符款项;
三、余额对账单仅提供账户余额,供客户核对账户余额并向本行查核和确认;余额对账单按账号生成一份对账单上只体现一个账户的时点余额,包括客户留存联和回执联两部分内容格式详见附件二,其中纸质回执联要求开户单位加盖预留签章后返还本行,网银回执要求客户通过网银发送;
单位对账信息的维护
各机构应认真对开户单位的对账信息地址、邮编、电话进行维护:
对新开存贷款账户柜员应于次日使用7067-单位对账客户信息查询交易与客户印鉴卡上注明的联系方式进行核对,发现信息有误的,应立即使用7068-单位对账客户信息修改交易进行修改;
收到单位地址变更通知后,柜员应立即使用7068-单位对账客户信息修改交易进行修改;
季末前二个工作日,应对单位存贷款账户对账信息进行一次全面核对,确保对账单能正确送达;
对账单打印和发送的要求
一、月结对账单由总行信息科技部统一打印,各机构领回后发送;
二、余额对账单由总行集中组织打印、统一发送;
余额对账单的打印发送工作采取外包方式,由总行选择资质好、内部控制严格、处理能力强的邮政公司,签订委托协议和保密协议,明确双方的权利和义务,由其完成对账单的打印、封装、挂号邮寄,并在数据传送、打印、封装时由总行对账管理人员全程监督,防止客户信息泄露;
每年总行至少组织一次集中上门面对面对账工作,由总行选择资质好、内部控制严格、处理能力强的递送公司,签订委托代收协议,明确受托方的责任和义务,由其指派专人将邮政公司打印封装的余额对账单和总行统一印制的告客户书送至指定单位,告知客户必须将回执联密封后交代收人员当场收回,及时送交开户机构;
对账单的发出时限
月结对账单和余额对账单应在对账时点后5个工作日内发出;
对账单的发送频率
一、活期存款不含保证金账户,每月必须发送月结对账单当月未发生的除外;
二、活期存款含保证金账户、定期通知存款账户和贷款不含贴现账户每季至少发送一次余额对账单;
重点客户的认定
对账时点在单个营业机构的存款总额或贷款总额达到50万元等值人民币的客户必须列为重点客户;
对账单回收率的要求
一、余额对账单发出当月月末,重点客户的对账单回收率应达到100%,一般客户的对账单回收率应达到80%;
二、对账单回收率=有效的对账回执含网银对账回执份数÷客户数或账户数-地址信息错误仍未更新的客户数或账户数×100%
三、每年2月、5月、8月、11月15日前,各机构应将12月、3月、6月、9月末的银企对账情况统计分析表详见附件三报总行会计结算部;
余额对账单回执联的回收及其有效性的审核
对账回执联可以通过下列途径收回:
客户送达至开户行;
客户使用随余额对账单一并寄出的“收件人总付邮资”专用回函邮寄至开户行;
客户使用挂号信或平信邮寄至开户行;
客户使用企业网银发送并由开户行使用1234-网上银行企业对账单回执打印交易打印;
总行组织集中上门面对面对账的,通过指定速递公司上门代收;
二、余额对账单回执联的回收和审核工作由各机构营业部负责;对账人员应核验回执联上加盖的印章是否为单位预留签章,并签章确认;
不符款项的处理
账户不符款项的处理由机构营业部对账人员负责处理;对于单位客户返回的对账回执联上列明的不符款项,对账人员应查明原因并将核实结果填写在对账回执联上,并将核实情况通知客户;如发现异常款项,应报告会计主管并向总行会计结算部报告;
对账单无法投递时应采取的措施
对于客户地址变更未及时通知本行更改,导致本行寄出的对账单被退回,应依次采取下列方式处理:
一、对账人员电话通知客户;
二、客户经理负责通知客户;
三、通过上述两种方式均无法解决的,如属久悬户的应及时转久悬不动户处理,直至该客户办理账户信息变更或销户手续;
对账资料的保管
单位客户对账回执视同会计档案管理,保管期限为五年;
因客户迁址、地址有误等原因被退回的对账单无法联系到客户重新寄出对账的,应做好记录,并妥善保管至少二年;二年后可予以销毁;
检查、考核与奖惩
一、与单位客户对账工作作为各机构会计工作检查与考核的重点;检查与考核内容包括账务核对资料的发送与回收、对账结果的处理、对账资料的保管等;
二、对通过与单位客户对账发现重大风险隐患或堵截案件、挽回或减少我行损失的有关机构和有关人员,总行将给予通报表扬和奖励;
三、对违反本实施细则,违规操作、弄虚作假,产生较大风险隐患的有关责任人员,应严格按照XX银行会计责任追究制度兴银2004153号及有关规定严肃处理;
本实施细则自下发之日起执行;
附件一
XX银行银企余额对账工作基本流程
对账准备
总行会计结算部对账管理人员应提前做好各项余额对账准备工作:
拟定委托协议和保密协议,经总行法规部门审定后与邮局签订协议;
提前一个月与邮局商定信封、信纸印数填制收件人总付邮费邮件登记表;
提前五个工作日提醒各支行核对对账信息;
提前三个工作日将提取对账数据的联系单书面交总行信息科技部;
数据核对
总行会计结算部对账管理人员收到总行信息科技部提取的对账数据EXCEL表后进行数据检核:
各应对账科目合计余额是否与统一报表系统一致;
地址是否存在“空”、“1”、“.”、“上海”等明显不符的情况;
单位户名明显有缺漏的及时予以修改例如公,实际应为公司;
增加特殊账户单位名称栏,对保证金账户、证券资金账户、财政专户等特殊账户的单位名称进行修改;
删除无须发出余额对账单的账户;
核对对账标志是否与支行的书面说明相符,并修改相应地址、邮编;
增加总序号栏位;
统计应发对账单数量及各机构应发对账单明细表,将对账单明细分机构另存为EXCEL文档,通过NOTES系统单独下发相应机构;
交付数据
总行会计结算部对账管理人员写明转换数据及打印邮寄时的注意事项,携带数据盘赴邮局,做好打印、封装的监督工作;
对账管理人员应及时将各机构余额对账明细交总行检查辅导员,凭以现场检查时统计实际回收情况;
费用结算
每年2月、5月、8月、11月下旬,总行本币结算中心根据邮局交来的发票统一扣收各机构的邮费划至邮局指定账户,并将邮局返回的挂号清单通过NOTES系统分别下发各机构;
检查考评
总行会计检查辅导员检查对账单回收情况时,应按总行发出对账单明细作为检查考评依据,并对重点客户的对账单回收情况加强监控;
上门对账
总行会计结算部对账管理人员提前二个月与递送公司拟定委托协议,经总行法规部门审定后正式签订协议;
邮局打印封装好余额对账单信封后连同统一印制的告客户书直接交递送公司,并做好交接工作收件人地址非本市的余额对账单仍采用挂号信方式寄出;
递送公司收到客户封好的对账回执后,及时送交开户机构,并做好签收;
各机构根据递送公司开具的发票核对量无误后按时付款;
附:流程图