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2011年会计证考试《初级会计电算化》辅导:第四章(11)
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【文档名称】2011年会计证考试《初级会计电算化》辅导:第四章(11)
【文档格式】Word版
【文档字数】4823字
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第五节 其他会计核算软件功能模块的操作
本节要点
●应收/应付核算系统
●工资核算系统
●固定资产核算系统
主要内容
一、应收应付账款核算
(一)概述
应收/应付主要用于核算管理本企业与对方企业(客户和供应商)之间的往来款项。
(二)初始设置
客户资料管理用来对购货的客户建立客户档案,以便于对客户进行管理。在这里最主要的设置是客户代码和客户单位名称。
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供应商档案的设置与客户档案的设置类似。
采用赊销方式进行销售时为了促使客户及时支付货款,当客户能够在一定的期限内付款时,可以给客户一定的折扣。从供应商角度看,需设置付款条件;从销售商角度看,需设置收款条件。收付款条件通常表示为“5/10,2/20,n/30”,它的意思是客户在10天内偿还货款,可得到5%的折扣,只付原价的95%的货款;在20天内偿还货款,可得到2%的折扣,只要付原价的98%的货款;在30天内偿还货款,则须按照全额支付货款;在30天以后偿还货款,则不仅要按全额支付货款,还可能要支付延期付款利息或违约金。收付款条件主要设置折扣有效期限、对应折扣率和应收应付账款的到期天数。
包括账龄区间设置期初数据录入等内容。
(三)日常业务处理
、应付单据的录入
单据录入是应收/应付系统的处理的起点,可以录入销售/采购业务中的各类发票,以及销售/采购业务之外的应收/应付单据。根据业务模型的不同,用户可以处理的单据类型也不同。从销售系统转入的单据不允许删除,已审核的单据不能删除。
、付款单据的处理
收款单是收到款项而输入的单据。付款单是付出货款而填制的单据。
收款单/付款单要求输入的基本数据有:客户代码/供应商代码、结算方式(如:现金、支票、汇票等)、经手人代码、金额、结算科目、银行账号、币种等。
应收账款核销就是指确定收款单与销售发票之间的对应关系的操作。即需要指明每一次收款是收的哪几笔销售业务的款项。
应付账款核销就是指确定付款单与采购发票之间的对应关系的操作。即需要指明每一次付款是付的哪几笔采购业务的款项。
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对往来账的管理主要包括:票据结算、转账处理、坏账处理以及制单处理等内容。
①应收冲应收。
②预收冲应收。
③应收冲应付。
④红票对冲。
①计提坏账准备。
②坏账发生。
③坏账查询。
应付系统的制单处理和应收系统类似,目的是为了根据发生的业务生成记账凭证,并将凭证传递至总账系统中记账。
应收/应付账款的账龄分析是往来管理的重要内容之一。从企业财务管理角度来看,应收账款的账龄分析,更加重要。通过应收账款账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析,了解企业管理人员收款工作的效率,以便正确确定今后的销售策略,并能够根据各种应收账款过期的时间和历史资料,估计坏账损失。
应收/应付账款查询包括单据查询和账表查询两个方面。
单据的查询包括销售发票和采购发票、收款单和付款单等单据的查询。
账表查询可以进行往来总账、往来明细账、往来余额表的查询,并可以实现总账、明细账、单据之间的联查。
二、工资核算系统
(一)工资核算系统概述
工资核算是每个单位财会部门最基本的业务之一,是一项重要的经常性工作,它关系到每个职工的切身利益。在手工方式下,为了搞好工资核算,占据了财务人员大量的精力和时间,并且容易出错。采用计算机处理保证了工资核算的准确性和及时性。
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工资核算系统的任务是以职工个人的工资原始数据为基础,计算应发工资、扣款小计和实发工资等,编制工资结算单;按部门和人员类别进行汇总,进行个人所得税计算;提供多种方式的查询,打印工资发放表、各种汇总表及个人工资条;进行工资费用分配与计提,并实现自动转账处理。
(二)工资核算系统特点
(1)数据量大。
(2)业务处理的时限性、准确性要求高。
(3)处理业务重复性强,核算方法简单。
(4)与成本核算子系统和账务处理系统存在数据传递关系。
(三)初始设置
部门设置是设置部门档案信息。以便工资数据可按部门进行分类汇总。
人员设置包括人员类别设置和人员档案设置。人员类别与工资费用的分配、分摊有关,以便于按人员类别进行工资汇总计算。人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息,此外员工的增减变动也必须在本功能中处理。
工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。系统中有一些固定项目,是工资账中必不可少的,包括:“应发合计”,“扣款合计”,“实发合计”,这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。如:基本工资、奖励工资、请假天数等。在此设置的工资项目是系统中用到的全部工资项目。
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定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如:缺勤扣款=基本工资/月工作日*缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程,灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。
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系统固定的工资项目“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式,系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出。用户在只需增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。
定义工资项目计算公式要符合逻辑,系统将对公式进行合法性检查,不符合逻辑的系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序,先得到的数据应先设置公式。
(四)日常业务处理
工资变动数据输入是指输入工资项目中相对变动的数据。如奖金、请假扣款等。
根据设置的计算公式,自动计算应发合计、实发合计等工资项目。
提供个人所得税的自动计算功能。用户可根据政策调整税率表。
在现金发放情况下,按单位计算的工资数据,系统自动统计各种面值货币的数量清单,会计人员根据此表从银行取款并发给部门、个人。目前有许多单位发放工资时都采用直接发放到个人的银行账号上。工资系统提供了多种数据格式、多种传输形式,保证用户与银行数据接口的安全与高效。
工资是费用中人工费最主要的部分,还需要对工资费用进行工资总额的计提计算、分配及各种经费的计提,并编制转账会计凭证,供登账处理之用。
工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映,工资系统提供了主要的工资报表,报表的格式由系统提供,如果对报表提供的固定格式不满意,可以自行设计。
(1)工资表
工资表包括:工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、条件汇总表、条件统计表、条件明细表、工资变动明细表、工资变动汇总表等由系统提供的原始表。主要用于本月工资发放和统计,工资表可以进行修改和重建。
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(2)工资分析表
工资分析表是以工资数据为基础,对部门、人员类别的工资数据进行分析和比较,产生各种分析表,供决策人员使用。
三、固定资产核算系统
(一)概述
固定资产管理系统主要完成企业固定资产日常业务的核算和管理,生成固定资产卡片,按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动,并输出相应的增减变动明细账,按月自动计提折旧,生成折旧分配凭证,同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。
(二)特点
(1)初始化数据量大,数据保留时间长。
(2)日常数据输入量少。
(3)统计功能要求较高。
(三)初始设置
固定资产系统最主要的代码是固定资产代码。固定资产代码是区分每一项固定资产的标识,在计算机处理中用以代替每项固定资产。固定资产的代码采用群码方式,一般固定资产的代码由类别码和顺序码组成。
在部门设置中,可对单位的各部门进行设置,以便确定资产的归属。并可按部门性质进行固定资产折旧费用的分配。
手工方式下,为了简化核算工作量,通常对某类固定资产设置折旧率和净残值。电算化方式下,由于计算机自动计算折旧,可对每一项固定资产分别设置折旧率和残值。
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固定资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用,根据使用部门部门归集折旧费用时,定义部门所属的折旧费用科目。
(四)日常业务处理
(1)资产增减
资产增加是指购进或通过其他方式增加企业资产。资产增加需要输入一张新的固定资产卡片,与固定资产期初输入相对应。
资产减少是指资产在使用过程中,会由于各种原因,如毁损、出售、盘亏等,退出企业,此时要做资产减少处理。资产减少需输入资产减少卡片并说明减少原因。
(2)资产变动
资产的变动包括:原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、变动单管理。其他项目的修改,如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。
自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。可以根据录入系统的资料,利用系统提供的“折旧计提”功能,对各项资产每期计提一次折旧,并自动生成折旧分配表,然后制作记账凭证,将本期的折旧费用自动登账。
折旧分配表是制作记账凭证,把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据,折旧分配表有两种类型:类别折旧分配表和部门折旧分配表。生成折旧分配表由“折旧汇总分配周期”决定,因此,制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。
可以通过系统提供的账表管理功能,及时掌握资产的统计、汇总和其它各方面的信息。账表包括四类:账簿、折旧表、统计表、分析表。另外如果所提供的报表种类不能满足需要,系统还提供了自定义报表功能,可以根据实际要求进行设置。
(1)账簿
系统自动生成的账簿有:(单个)固定资产明细账、(部门、类别)明细账、固定资产登记簿、固定资产总账。这些账簿以不同方式,序时地反映了资产变化情况,在查询过程中可联查某时期(部门、类别)明细及相应原始凭证,从而获得所需财务信息。
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(2)折旧表
系统提供了四种折旧表:(部门)折旧计提汇总表、固定资产及累计折旧表、固定资产折旧计算明细表。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。
(3)统计表
是出于管理资产的需要,按管理目的统计的数据。系统提供了七种统计表:固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表、役龄资产统计表。
(4)分析表
分析表主要通过对固定资产的综合分析,为管理者提供管理和决策依据。系统提供了四种分析表:价值结构分析表、固定资产使用状况分析表、部门构成分析表、类别构成分析表。管理者可以通过这些表了解本企业资产计提折旧的程度和剩余价值的大小。