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信息管理原理是信息管理活动本身具有普遍意义的规律。
研究信息源、信息流、以及信息宿的基本规律是进行信息管理的基础。
以下就组织机构而言,讨论其信息组织、管理和使用问题。
最后指出,信息管理的实质是信息资源充分开发和有效利用。
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(1)信息源的分布及其变化的规律性是信息源研究的主要内容。
信息源,顾名思义,就是信息的来源。
信息源分布是一种客观存在,是长期信息运动的结果。
要结合信息的内容和用户的信息需求进行交叉分析,以期发现对应于特定用户信息需求的信息源分布格局,这也是信息源分析的主要目的。
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信息源分类
如果以组织边界为界限,可将信息源分为内部信息源和外部信息源。
如果根据时间标准来区分,可分为一次信息源和二次信息源。一次信息源是由现场直接采得的信息;二次信息则是各种文件和数据库中存储的信息。
如果根据信息的运动形式,还可以把信息源分为静态信息源和动态信息源。
根据信息是否数字化,可以将信息源区分为数字化信息源和非数字化信息源。
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(2)信息采集是信息资源能够得以充分开发和有效利用的基础。
在信息采集时首先要明确收集什么信息,也就是要对各种信息加以选择。
选择是信息采集的核心。信息选择的目的就是从采集到的信息中甄别出有用的信息,剔除无用的信息。
选择什么信息并不取决于采集人员的主观意志,而是取决于用户信息需求的分析结果和实际能够提供什么信息。
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由于信息的来源不同,信息获取的方法和手段也会存在差异。不同的信息获取方法和手段适用于不同的环境,应结合组织的自身条件,采用适当的方法和手段获取信息。
比如,积累各类信息就是获取信息的重要方式之一。任何一个组织在正常运转过程中,都将产生大量的工作信息,这就要求各部门管理人员要注意收集和保管好这些信息。同时,某些外部动态信息,也应注意日积月累。
又比如通过联网,组织不仅可以方便、及时地获取所需的各类内、外信息,同时,还能通过发布自身相关信息,为更多的公众所了解。随着Internet的深入发展,Internet蕴藏着丰富的信息资源,通过网络来获取所需的信息已日益成为信息收集的一个重要手段。
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(3)对于所采集的信息,一般还要做序化处理,这也就是信息组织。
我们通过各种手段采集到大量的信息后,必须按照一定的原则和方法对信息进行加工整理,使之有序化,才便于信息的管理和使用。
信息组织的目的是将无序信息变为有序信息。整序的主要方法是分类。大量的信息不加以分类,将会杂乱无章,没有条理性、系统性和完整性,即不便于保留和存储,也不便于查找和利用,信息的作用也很难发挥。
信息分类的任务就是通过分类把各种能够信息归入适当的位置,把性质相同的聚在一个类里,性质相近的聚在相近的类里,性质不同的聚在不同的类里。这样,便于合理地存储和组织信息。
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信息组织从内容来看,主要包括信息描述、信息揭示、信息分析三个方面。其中信息描述是对信息的初级组织,信息揭示是对信息的中级组织,信息分析是对信息的高级组织。信息描述、揭示和分析的主要作用是向用户提供并帮助用户选择他们所需要的一次信息、二次信息和三次信息。
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总之,信息组织是信息资源可资利用的重要条件,是信息资源不断增殖的内在依据。进行信息源研究、做好信息采集工作及初步的序化处理工作,是整个信息管理工作的基础性工作。
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信息贯穿于整个管理决策过程的始终,是科学管理决策的基础和前提。从管理决策的角度谈,它对信息组织的要求有以下四个方面:
1)及时性,所谓及时有两层含义:一是时过境迁的信息要及时记录;二是有用信息要迅速采集。
2)准确性,信息不仅要及时,而且要求准确无误地反映实际情况。
3)适用性,信息不在于多,而贵在于适用。要“急决策之所急,供决策之所需”。
4)经济性,取得信息是要付出代价的。信息的及时性,准确性和适用性必须建立在经济性的基础上。
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信息从产生到利用是一个过程,在这个过程中自始至终有信息流在运动。
从某种意义上说,信息工作就是有效管理信息流的活动。
信息管理的任务,就是采用各种方法与手段,组织合理、流畅的信息流,使信息的效用得到更好地发挥。
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