文档介绍：物资采购管理程序
适用范围
本标准适用于物流部对原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资的采购。
职责
物资使用部门:按照该程序申请采购本部门所需物资。
物流部:按照该程序计划、采购原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资。
内容
入库
合格
采购流程图
验收
购置
计划审批
制定计划
退货或销毁或重新处理
不合格
本程序所指物资的分类
按用途分
生产类物资:指车间、质检、机修等部门使用,与生产直接相关的物资。
办公类物资:指各部门与行政、办公、后勤接待等相关的物资。
生产类物资包括
原辅料、包装材料
化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。
设备
计量器具
程序
制定计划
生产类物资
原辅料、包装材料
a)依据:生产计划、物资消耗定额和储备定额
采购计划量=计划产量×物资消耗定额-现有库存量+安全库存量
b)生产计划下达后,由物流部经理按以上公式核算,制定采购计划。
化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。
a)依据:储备定额
b)常用物资当物资库存量低于储备定额时,由库管员提出采购物资数量,交物流部经理制定采购计划。
c)非常用物资由物流部经理按使用部门提出的实际需求,制定采购计划。
购置设备,执行《设备前期管理程序》。
购置计量器具,执行《计量管理程序》。
特殊物料或物资(如国家控制的化学试剂、麻醉药品等)的购买执行国家有关规定。
办公类物资由使用部门提出计划。
计划审批
由申购部门、相关部门负责人确认后,交分管副总经理、总经理审批。
计划表审批完后,将申购计划表交物流部。
.购置
采购人员
物流部采购员
使用部门的专业技术人员(购置专业性很强的物资时,可请此类人员参与)
QA人员(购置影响产品质量的物资时,可请此类人员参与)
.购置标准
质量合格
价格合理
售前、售后服务质量好
供应商选择
标准:证照齐全、供货质量好且稳定、价格合理、重合同、守信誉、售后服务好。
影响产品质量的物资首次采购时,须依照《供应商批准程序》进行。
采购原辅料、包装材料时选择经QA批准的供应商。
对批准的2-3家供应商进行多方面平衡比较之后,可以暂时确定其中某一、两家供货商,并将情况汇总,报分管副总经理、总经理审批。
一般物资尽量做到“货比三家”。
.购销合同签订、审批
需长期购置的或金额在2000元人民币以上的或直接影响产品质量的物资采购应签订“购销合同”,在业务洽谈时请物流部经理参与;单件价值在1000~2000元人民币且购买频次极低的物资也应签订购销合同。
签订
a)最初应签订短期合同,以便及时调换供应商,以减少因产品不合格而带来的损失。
b)经过一段时间的考察后,可选定重合同、守信誉、售后服务好,价格适中的生产供应商作为长期供货单位,履行长期合同签订手续。
c)购销合同必须有公司的质量标准或相关行业标准作为合同附件。
d)购销合同的主要内容包括:
物资名称、规格、单价
物资产地
生产厂家或供货单位
交货时间及数量
金额
质量标准
供方质检报告及合格证
交(提)货地点、方式
运输方式及到达站港和费用负担
合理损耗及计算方法
包装标准、包装物的供应与回收
验