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于学蕴面向公众加快档案开放利用的步伐,是档案馆贯彻落实科学发展观和服务构建和谐社会的必然要求,也是档案馆工作的重要职责和工作目标。天津市档案馆近年来创造性地贯彻落实《档案法》对开放档案的要求,把档案的开放工作作为一项系统工程摆上重要日程,制定和采取了一系列有效措施推动档案的社会开放,有效地加快了档案与经济社会生活融合的过程,极大地提高了公众的档案意识和档案馆的社会知名度。
一、十次解密开放70%馆藏
天津市档案馆现保存档案资料140万卷册,其中建国前档案84万卷,建国后档案50万卷,各类资料6万册。这些档案有效地覆盖了1860年以来天津经济社会发展的历史,内容涵盖政治经济文化社会的各个领域,是研究印证天津历史发展的系统史料,社会各个方面对档案馆藏有着广泛的需求。
1988年1月1日,《档案法》正式实施。当年4月,市档案馆向社会开放了第一批档案,开创了档案馆向普通公民提供档案利用的先河。1996年,市档案馆被定级为国家省级一级档案馆,。2004年以来市档案馆连续三年开展了档案开放工作,共开放档案21万卷。随着建国后档案全部实现文件级检索,近两年市档案馆向社会开放建国后文件近50万条。截至目前,天津市档案馆向社会开放利用的档案约占整个馆藏总量的70%,开放档案数量之多,力度之大,走在全国前列。
二、把档案开放工作纳入重要日程,形成了长效机制
局领导高度重视档案开放工作,并提出工作思路和要求。经过几年的工作实践,初步形成了档案开放工作由专家鉴定委员会把关,以完善制度为依凭,以固定时限为抓手,以围绕重点为牵引,以加大宣传为关键的长效机制,天津市档案馆的档案开放工作跃上了新水平。
――确定档案开放日实行常态管理
天津市在全国首先确定了档案开放日,把档案开放工作纳入了制度化、常态化的轨道。2004年市档案局把《档案法》颁布日确定为全市档案开放日,规定每年的9月5日市及区县档案馆都要依法向社会新开放一批档案史料,并且在开放档案的同时通过天津档案网登录开放档案目录。社会公众持身份证、学生证、工作证及居委会开具的证明等有效证件,即可到市及区县档案馆查阅利用开放的档案。外国人或者外国组织也可以利用已经开放的档案,但必须经天津市有关主管部门的介绍并征得档案馆同意。市及区县档案馆均设置专门的档案利用阅览室,接待利用者查阅利用档案。
――成立档案鉴定委员会专家把关
为了加快档案开放利用工作的步伐,把握好档案开放利用与档案信息安全的关系,市档案馆2003年成立了第一个由主管馆长、业务处长以及副高以上职称人员组成的档案鉴定工作委员会,专门负责对档案解密工作的审核把关。同时还进一步规范了档案鉴定工作程序,即由档案保管部门主管人员提出档案开放目录,随后召开档案鉴定工作委员会,各位委员按照国家和本市的规定对提出的目录进行评议审核,在充分讨论研究和发表意见后签字表态,最后由馆长签字生效。2004年以来,档案鉴定委员会主持了3次大的档案鉴定开放活动,拓展了档案开放的领域,丰富了档案开放的内容,同时确保了档案的安全。
――制定档案开放利用制度,明确划控范围
《档案法》明确规定,各级国家档案馆保管的档案应分期分批向社会开放,同时公布开放档案的目录。开放档案的起始时间应包括清代和清代以前的档案、民国时期的档案和革命历史档案等中华人民共和国成立以前的档案,建国以来形成的档案,自形成之日起30年向社会开放。《档案法》还规定,经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放。同时规定这些档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起满30年,但档案馆认为到期不宜开放的档案,经上一级档案部门批准,可以延期向社会开放。
根据《档案法》的规定,结合天津市档案馆馆藏实际,制定了《天津市档案馆开放档案实施细则》,规定下列档案列入控制使用范围。主要包括:涉及党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论的;涉及党和政府领导人及各界爱国进步人事的政治、历史评价的;涉及党和国家秘密工作组织关系的;涉及我国党和国家及其领导人之间秘密关系的;涉及民国时期敌特机关破坏我党地下组织为进行策反纯属捏造的;涉及领土边界、敏感问题的;涉及民族纠纷、民族矛盾和宗教问题的;涉及关键科学技术、与国外科技交流的;涉及外国在华机构形成档案、有法律效力的产权债权涉及公民隐私的;涉及民国时期***宪特组织及人员、对我党组织的调查、破坏、人员被捕方面的;涉及解放后历次政治运动人事方面的;司法、监察、纪检、群众来信来访有关揭发举报等方面。
――紧密围绕社会需求突出档案开放工作的实效性
天津市档案馆认真研究社会需求,把档案的社会开放与全市中心工作紧密结合。每年的档案开放工作都力争突出一个主题,以增强开放档案的社会效应和工作效果。我们在结合实际搞好调研的基础上,2004年围绕纪念天津建卫筑城600周年,首次向社会披露了北洋政府时期著名的“北四行”档案以及民国时期“中、中、交、农”四大银行档案,天津近代化工、面粉、纺织等“三大支柱”产业档案,天津市一中、南开、耀华等名校档案,成为档案部门参与纪念活动的一项重要内容。2005年紧密围绕纪念抗日战争胜利60周年,首次向社会公布日文档案资料1392册,受到社会各界广泛关注。2006年,紧密围绕和谐社会建设,以档案工作关注民生为主题,大胆创新思路,作为政务信息公开的延伸,首次提前向社会开放馆藏中保存未满30年,关乎民生的现行文件9万件,千方百计为群众提供政策咨询。
――利用媒体广泛宣传形成社会轰动效应
我们把档案开放工作作为宣传档案工作、档案馆和档案资源的重大契机,精心组织相关宣传,采取召开新闻发布会等方式进行集中性信息发布。2004年集中开放重要银行、支柱产业和历史名校档案,面向市民的主要媒体《城市快报》在9月5日头版头条的显著位置,以“57756卷档案向社会开放”为题向全社会发布档案开放信息,扩大了档案馆的社会影响面。2005年市区县档案馆共同召开了新闻发布会,邀请部分区县档案馆长、高校及社科研究机构部分专家参加会议,馆领导到会对档案开放情况进行了综合介绍,并将开放档案目录及部分珍贵档案进行现场集中陈列。全市主要报纸、电视台、广播电台及网络等13家媒体记者进行了现场采访,引起了强烈的社会反响,一时出现了空前的查档热潮。2006年市档案馆提前开放保存未满30年现行文件,大众媒体《每日新报》以《红头文件――打开30年尘封记忆》为题,用两个版面对开放现行文件的主要内容进行了集中介绍,为群众解决遗留利益问题提供了凭证,到档案馆查档的群众增加了好几倍。
三、档案开放利用进一步促进了档案作用的发挥
天津市档案馆近几年集中开放档案资料21万卷册,现行文件50万件,具有档案数量大,涉及机构多,时间跨度长,内容时效性强等特点,有利地推动了档案接待利用工作的开展。
市及区县档案馆的档案文件开放利用工作,直接拉动了档案资料文件利用工作的开展,为党政中心工作、经济建设、科学研究提供了大量史料。近年开放的海关各类贸易统计报告,主要包括1859~1948年年间的海关贸易年报和1882~1922年形成的海关贸易十年报告等,系统、完整、详尽地记载了天津开埠后各个时期的内贸外贸情况,深刻分析了影响天津内外贸易总量的各种因素。这些近代天津商贸物流档案的开放,对于加快推进滨海新区的开发开放,建设北方经济中心具有重要的研究借鉴价值。开放的抗战档案主要包括,抗战胜利后敌伪产业清查、处理机构的档案,主要内容有劳工档案、抗战损失调查和战犯罪行档案及图册。抗战专题资料全部为日文,其中《华北、天津事情》、《中国矿工的生活》、《七七事变与日满关系》等数百种资料珍贵难得,随文编配的图片十分鲜见。抗战档案的开放利用进一步推动了天津市日军占领时期相关专题研究。据统计,近三年仅市档案馆接待档案资料利用者7489人次,提供档案资料81926卷册次。
(作者单位:天津市档案馆300191)
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