文档介绍：企业电子邮件使用规范
主要内容
邮件文本及格式规范
邮件语言文字规范
邮件发送规范
其他注意事项
电子邮件中抄送与暗送的区别
邮件签名模板
一、邮件文本及格式规范
邮件内容
一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送人邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
邮件字体
全文统一
字体大小在10-12号,不宜过大或过小,宋体
字体为正体
字体颜色为黑色,个别重点处可加黑
邮件信纸
请使用公司统一的信纸版式,如无,不使用信纸。
个人签名
个人签名档需包含内容:姓名、所在部门/岗位、联系方式(电话分机、传真、e-mail)等
如有工作需要,需和外部联系,还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、MSN号码等
二、邮件语言文字规范
语言表述清楚、简练,不能有歧义
规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语
段落分明、清晰
三、邮件发送规范
邮件主题
邮件必须写明主题
主题要明确清楚,文字尽量简练,让收件人了解邮件所说为何,不能有歧义
邮件发送
邮件内容需要注意保密性,要明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发给无关人员
明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分,主送人为必须知悉该邮件内容的当事人,抄送人为有必要了解该邮件内容人员
转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容
连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误
邮件发送前,检查一遍,确认无误后再发
邮件群发
邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发。
回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复
邮件优先级
邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级
不要频繁使用邮件优先级
四、其他注意事项
不在公司里发和政治、宗教相关的邮件
工作时间勿发与工作内容无关的邮件
邮件只是众多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件
抄送与暗送的区别
抄送和暗送的地址都将收到邮件,不同之处在于被抄送的地址将会显示在收件中,而被暗送者的地址不会显示在收件中。这样,其他收件人会知道该邮件被寄送给谁和抄送给谁,但不会知道该邮件被暗送给谁了。