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XX公司
标题(XX月XX日XX活动)
接待XX细则
XXX(接待方案编制人)
年月日
16/12
0/12
接待工作组人员名单
接待工作组负责人:XXX(最好是领导,便于对工作人员进行统筹协调)
接待组工作人员:XXX等(接待工作具体执行人)
接待工作分工(视具体接待任务来确定工作分工)
序号
内容
责任人(领导)
参加人(执行人)
拟定接待方案及接待细则
XXX
XXX
落实客人名单及联系方式
XXX
XXX
落实客人航班信息,编制接机方案
XXX
XXX
落实接待酒店、用餐地点
XXX
XXX
全程接待陪同
XXX
XXX
落实活动地点及费用结算
XXX
XXX
烟酒准备
XXX
XXX
住房手续办理
XXX
XXX
车辆准备
XXX
XXX
……
……
……
日程安排
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日程安排主要回答时间、地点、人物、事件(做什么)、怎么做等几个内容,需要提前发给接待相关各方,告知各方提前做好准备。
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15/12
日程安排(范本)
XX国XX公司一行三人,将于XX日来我司开展XX项目/XX领域参观及洽谈工作。
来访人员分别是:-shareholder,Wrobel-GMofXX,Hofmann-TechnicalDirector。
预计X日搭乘CAXXXX航班,XX:XX到广州。具体行程安排如下:
日期
具体时间
工作安排
备注
XX日
18:30-19:15
接机(CAXXXX18:15到)
车辆:司机电话:
19:20-20:30
晚餐(XX酒楼)
陪同人员:
车辆:司机电话:
20:30-21:00
入住XX宾馆
30日
8:00-8:30
酒店自助早餐
8:30-10:00
参观XX公司基地1
陪同人员:
车辆:司机电话:
10:00-12:00
参观XX公司基地2
陪同人员:
车辆:司机电话:
12:00-13:00
午餐(XX餐厅)
13:00-14:00
返回公司
车辆:司机电话:
14:00-17:30
技术交流
陪同人员:会议室:
18:00-20:00
晚宴(XX酒楼)
陪同人员:
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15/12
31日
8:00-8:30
酒店自助早餐
8:30-9:30
送往XX公司调研
车辆:司机电话:
注:
日程安排列好后,接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。通过该表,相应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。
如有需要,建议提前拟定英文版,发外方人员确认日程。
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接待细则(为使接待工作更加系统、高效,建议接待人员提前制定接待细则,将每一项工作细化、责任化,每项工作列明限办时间,并且只落实到1个人,避免多头负责变成没人负责)
时间
活动内容
负责人
备注
(日期)
(具体时间)
接机
与客人级别对等的领导前往机场接机
接待人员提前致电机场航班信息咨询系统,确认航班到达情况,在航班到达前抵达机场迎接;根据客人重要程度,确定是否需要使用机场贵宾厅;车辆、酒水、用餐地点应提前落实好。
办理入住手续
接待员
如果是接待上级机关领导,建议提前拿到领导身份证,接待人员在酒店前台办理好入住手续后,引领领导回房间,并将身份证还给领导;(如果是会议,建议提前办理好领导房卡。)
用餐
接待负责人陪同;接待员协助
接待员负责点菜、准备酒水、结账等。建议根据客人喜好点菜并准备酒水,例如四川、贵州、湖南人喜辣,北方人口味偏咸,上海人喜甜,沿海一带喜欢海鲜等。另外,如果有女士,建议备一点红酒。
活动
接待员
接待员提前做好活动计划,如需购买景点门票,请提前准备好。可以选择市内的短途景点游览,或根据客人喜好安排相应活动。
送客人回酒店
接待负责人或接待员
由对等级别领导送客人回酒店,或由接待人员送客人回酒店,记住与客人约定第二天见面的时间和地点。
早餐
建议在入住酒店吃早餐,视客人重要程度确定是否需要陪同客人一起用餐。
接客人赴……
接待员
提前5分钟到达约定地点接客人。(出发前将这一天需要用的酒水、礼品等准备好,提前放在车上)
座谈
接待负责人
接待员到达会场前,提前通知接待负责人到达会场的预计时间,以便负责人做好迎客准备。如果为客人准备了礼品,建议在座谈会后赠送或交换礼品。重要客人需要安排照相或者摄影留念
参观
接待负责人
接待员至少提前一天确定好接待路线,有条件的建议提前走一遍,对参观路线做到心中有数。照顾好每一位客人,不要冷落了某一位,同时确保客人不要掉队。
午餐
接待负责人陪同;接待员协助
中餐一般不喝烈酒,建议备一点红酒。
活动
接待员
可以选择市内的短途景点游览,或根据客人喜好安排相应活动。
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15/12
晚餐
接待负责人陪同;接待员协助
辛苦了一天,客人也比较乏了,建议用餐时间不要太久,以6:00-8:00为宜,餐后送客人回酒店休息。
返回酒店
接待负责人或接待员
如果第二天要接客人,建议提前约定见面时间和地点。
早餐
同上
送机
接待负责人或接待员
提前确认航班信息,至少提前45分钟到达机场,如有行李需要托运,建议至少提前1小时到达机场。根据客人重要程度,确定是否需要使用机场贵宾厅。
注:
接待过程中涉及的接待车辆、住房、用餐安排、酒水准备、会议室、参观路线、礼品、景点门票等,建议接待员提前联系好,减少中间环节,每项工作只落实1个完成人(避免出现以下情况:接待员A安排B订好住房,B找到C,让C安排好后告知B,B再告知A。这种情况建议接待员A直接将这项工作交给C负责,C安排好住房后直接告知A即可)在接待任务开始前进行穿行测试,确保后勤保障到位。
以上表格中蓝色部分为一个循环,小型接待可能只涉及到一部分内容(如仅涉及座谈、午饭可送客),大型接待可能有以上几个循环(客人停留时间较久时)组成,建议接待人员根据接待任务的不同,提前做好接待计划。
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