文档介绍：该【宁夏乾富商贸有限公司行政部门职责及岗位专员职责 】是由【guoxiachuanyue011】上传分享，文档一共【14】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【宁夏乾富商贸有限公司行政部门职责及岗位专员职责 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。行政部门职责
行政部门职责:
一:日常行政事务处理
1、日常事务
(1)接听电话并作好相关记录,及时处理或传达电话内容
(2)接待来访客户,树立维护好公司形象
2、文件收发及档案管理
(1)做好文件收发登记,确保准确无误
(2)分类编号登记各类文件,以便档案的有效利用
(3)维护各类档案的完整与安全,处理完及确认落实的档案统一做好记录,并及时做到立卷、归档、分类、保管和保密工作
3、例会组织
(1)每周一例会组织(上周工作总结及新一周工作安排并做好会议纪要)
(2)每月月会组织(上月份工作总结及新月份工作安排并做好会议
纪要呈报领导做汇报工作)
4、日常制度监管
(1)加强并督导各个部门的行政执行力度,有效的实施行政制度及
监管。
5、领导交办的其他事务
二:行政管理工作
1、制度建立与完善:根据公司发展情况,制定出合乎公司现状的规章制度,收集合理化建议,提高制度的可执行性和有效性,切实可行的提高员工工作主动性和规范性。
2、部门沟通与人员协调:准确理解公司领导意图,做好上情下达工作。
保持与其它部门的充分沟通,尽可能了解各项业务的进展情况,并将信息及时整理反馈公司领导,有效地协助上级开展工作。
3、绩效考核:全面了解、评估员工工作绩效,发现优秀人才,提高公司工作效率。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现,使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系,获得努力向上、改善工作的动力。
4、考勤管理:有效的统计考勤,上下班、迟到、早退、病假、婚假丧假、公休、工作时间、加班情况等。
三:外部沟通
1、政府职能部门的沟通:作为公司与职能部门沟通的窗口,我们应以
热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系,端正自己的位置,灵活处理。
2、合作伙伴(客户)沟通:要多方了解与业务相关的事务,准确理解对方意图,帮助进行有效的沟通与传达,处理问题时以公司利益为重。
3、维护与合作伙伴(客户)的友好关系:在节日或具有重大意义的纪念日,以礼品或贺卡等及时致意。
4、做好企业文化建设确定公司的企业文化内涵,统一公司标识,搞好宣传标语,组织员工活动及节日福利物资的发放。
5、外联工作:做好证照年检及资质审核工作,协助办理相关外部事务。
四、办公用品的采购及验收发放
1、各部门必须于每月25—30日前根据本部门实际需要填制次月《办公用品申购计划表》,经部门负责人审批同意并签字提交至公司行政部处,由行政部文员根据各部门需求和办公用品的使用库存和消耗情况,制定《办公用品月度采购计划一览表》,报人力资源部经理及财务部批准后,交由总经办派专人统一采购。
2、负责采购的工作人员应合理使用资金,努力压缩库存,降低占用资金。并加强对采购物品质量的监督,实行比质比价采购,物品应尽量在一个星期内采购整齐。
3、购买的办公用品到货后,行政部应派专人按购货清单验收,核对品种,规格,数量,质量与价格,及时办理入库登记手续,做到手续齐备,账务相符。
4、库存的办公用品要合理分类存放,做到库房整洁,美观得体。库存物资分类表:附图
类别
物品的品种
信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、
办
档案盒、资料册、装订针、回形针、图钉、大头针、卷笔
公
低值易
刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、胶带、
用
耗品类
白板笔、固体胶、一次性水杯、抽纸、水笔(芯)、墨水、胶
品
水、涂改液、标签、账册、电话本、复写纸、台历、档案
袋。
限额使用
消耗品类
墨盒、硒鼓、碳粉,复印纸、打印纸、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、报架、鼠标、油墨、鼠标垫、打印线、剪刀、美工刀、直尺、文件夹、装订机、计算器、文具盒、打孔机、订书机、笔筒、起钉器。
U盘、软盘、内存条、光驱、刻录盘、磁盘、电话机、扫
非消耗品类
描仪、碎纸机、电脑、打印机、传真机、空调、文件柜、
办公桌椅及其他电器设备等。
公
拖把、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、烟灰缸、
用
保洁用品
抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、消毒液、玻璃绳、洗洁
品
精、洗手液。
5、办公室用品的申领
(1)办理完入库登记手续后,公司前台文员通知各部门领用办公用品,领用人在领用办公用品前需填制《办公用品领用登记表》,办理相应手续后,方可出库,物品领用应遵守”先进先出”的原则。
(2)如有特殊情况,允许各部门提出《办公用品申购单(计划外)》,经部门负责人、人力资源部经理及财务部审批同意后交由综合部统一购买,办理入库后可即时领取。
(3)任何人不允许不按流程办理相关手续,不得以任何名义从库内拿走物品,不得在货柜或货架上乱翻乱动。
(4)新进人员到职时,人力资源部负责为新聘人员配齐相应的办公用品,保证新进人员的正常工作。人员离调时,必须到人力资源部办理办公物品归还手续,遗失或损坏的物品按规定照价或折价赔偿。
(5)公司在充分保障办公用品使用的前提下,提倡勤俭节约,反对
铺张浪费,尽量做到物尽其用。办公用品管理人员有权对单次申领数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回。
6、办公用品的保管
(1)物品入库后,需按不同类别、性能、特点和用途分类码放,做到”一致、二齐、三清、四号定位”。
A)一致:帐物一致;
b)二齐:物品摆放整齐、库容干净整齐;
c)三清:材料清、数量清、规格标识清;
d)四号定位:按区、按排、按架、按位定位。
(2)办公用品库存每月盘点一次,盘点工作由人力资源部派专人负责,要求做到帐物一致,保管得当。
(3)财务部负责核算监督,确保报表数据的准确性和可靠性。如出现盘盈或盘亏须及时汇报上级领导以便找出原因进行更正,每个月月底上缴出入库表格。
(4)做好办公用品的防虫、防潮、防盗等安全措施。
(5)对于损坏的办公用品(非易耗品),需由使用部门填写《办公用品报修申请单》,经批准后方可维修。如重复申请,应说明原因或凭损坏原物以旧换新,杜绝虚报、冒领。
(6)对过时、失效的办公用品(非易耗品,)需填写《办公用品报废单》,经批准后方可更换;如人为损坏或遗失,由个人负责赔偿。
五、附件
表1:《办公用品申购计划表》表2:《办公用品申购单(计划外)》
表3:《办公用品报修申请单》
表4:《办公用品领用登记表》
表5:《办公用品月度采购计划一览表》表6:《办公用品报废单》
附表一:
办公用品申购计划表
部门负责人:制表
附表二:
办公用品申购单(计划外)
附表三:
办公用品报修申请单
申报部门
日期
报修人
报修物品名称
使用时间
报修事由:
部门负责人确认:年月日
维修项目
维修费用
维修结果:
维修人签字:
年
月日
附表四:
办公用品月度采购计划一览表
日期:年
月
附表五:
办公用品领用登记表
附表六:
办公用品报废单
编号:
报废物品
使用人
报废事由
查验人
行政部审核
年月日
使用时间
首次入库时间
批准人
年月日