文档介绍：归档文件整理规范
(DB36/T 380-2016代替DB36/T 380—2002)
2016年9月28日发布 2016年12月1日实施
主要内容
《规范》主要修订内容
1
基本概念
2
文件材料收集归档和鉴定
3
纸质归档文件整理
4
归档电子文件整理
5
1
《规范》主要修订内容
Part
《规范》的演变
2000年,国家档案局颁布《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000),在全国范围内开展以件为单位整理文书档案。
2002年,江西省档案局根据《规则》,结合江西省实际制定《江西省归档文件整理规范》(DB36/T 380-2002),经省质监局发布后在全省范围内实施。
2015年,国家档案局颁布《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)。
2016年,江西省档案局修订《归档文件整理规范》(DB36/T 380-2016),经省质监局发布后,于2016年12月1日起实施。
主要修订内容
将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料
扩大适用范围
增加“件的组成(件的构成、排序)、修整、装订、编页、装盒、排架;格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储”
优化整理流程
统一件号编制
将室编件号、馆编件号统一为件号,同时对归档章、档案盒项目进行调整。
主要修订内容
确定档号结构,明确编制方法。与国家档案局已发布《数字档案室建设指南》保持一致。编目项目作相应调整
增加档号内容
根据保管期限不同,确定装订方式,装订方式、材料应满足保管期限要求
明确装订方式
增加编页要求
编制为原则,以不编为例外。与页数呼应对照
《规范》的贯彻要求
《规范》自2016年12月1日起实施。
原则上,各单位2016年的归档文件应按照新《规范》要求整理。
2
基本概念
Part
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。
是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不是指文件本身在实际工作是否还在发挥作用。比如请示与批复,在批复发出或收到以后,文书处理程序就算完成了;一份通知收到后经相关人员传阅,也算是办理完毕;本机关的发文,文件印发后也就算办理完毕;有的文件,如计划、规划、指示、规定等,在贯彻执行中需要很长时间,但印发或收到传阅后,其文书处理程序已经完成, 也算是办理完毕。
办理完毕
反映党务、行政管理等活动的档案。它包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。这类档案在其产生、内容和形式上有一定的共性。