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译稿亚洲开发银行用户指南.doc

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中央业务服务办公室
采买有效实行审查(PREI)用户指南
2011年3月
采买有效实行审查用户指南
背景
采买有效实行审查(PREI)是亚行中央业务服务办公室(COSO)开发的一种评估工具,用于在项目实行时期确立使得履行机构和实行机构能够更为有效地管理采买的
举措,以便准时而且在估算内实现项目产出。PREI审查评估了以下几个方面:
采买计划,即,项目采买计划能否准时而且在估算内实行?
组织有效性,即,机构的采买系统和程序、采买管理组织构造以及职工能力能否充分?
风险,即,机构采买能力评估(PCA)中识其余风险能否获得了有效的管理?
采买工作的制度、组织和供应方面的全国和行业/机构层面的风险评估结果为项目规划供应了依照(拜见图1)。国家层面的评估包含以下审查:(1)采买政策、立法和法例,(2)采买的组织方式,包含政府机构的采买责任、采买管理机构和监察机构
的存在性,(3)全国承包商、顾问和供应商的地位和能力。这一评估的结果是制
定了全国采买风险管理计划,而独立的技术救助(TA)能够为这一计划供应资本。
采买能力评估(PCA)评估了行业机构依照亚行《采买指南》规定的标准管理采买
的能力。它确认了国家采买制度和组织方面内行业内的合用性,审查了针对行业/
机构的要素,比方机构的:(1)采买职责和自有资源,(2)组织构造,(3)内部体
系和程序,(4)职工能力。采买能力评估为采买有关决议供应了依照,包含:(1)
预先和过后审查限值,(2)采买方法,(3)国家采买程序的使用,(4)由配套技术救助资助的机构内的采买风险减少举措。
项目采买计划由履行机构和亚行在项目准备时期拟订。该计划详尽说了然需要实行的工程包、模式、限值和程序,以采买为实现项目产出和开发结果所必需的全部货物、工程和服务。
该用户指南(“指南”)旨在辅助亚行工作人员和顾问实行采买有效实行审查。该指南概括了运用重点指标评估采买绩效和拟订能力提高举措的方式。采买有效实行审查手册(“手册”)中详尽论述了PREI审查以及有关工具、查验清单和检盘问卷。
全国采买风险评估
-制度
-组织
-供应(市场)
行业层面=机构采买能力评估
制度
组织
项目层面:
采买计划
风险管理计划

组织构造
-采买机构或部委
-监察机构
系统
-标准操作程序
-电子采买
制度:
-政策
-立法
-法例
制度:
-全国层面
-行业/机构层面
组织
-有关估算资本的职责
-构造
-系统
-人员能力
采买计划
-限值
-模式
-采买包

图1:采买和评估工具之间的关系
国家风险管理计划
-用于实行独自技术救助资助的风险减少举措的具
体行动
机构风险管理计划
-用于实行独自技术救助或贷款/赠款项目配套技术
救助资助的风险减少举措的详细行动。
风险管理计划
-旨在降低配套技术救助资助的项目特定采买风险
的举措。
采买有效实行审查确立了使得履行机构和实行机构能够更为有效地管理采买的举措,以便准时而且在估算内实现项目产出。
它评估了:
-采买计划能否准时而且在估算内实行;
-机构采买构造、系统和人员能力的组织有效性
-风险:机构风险管理计划的最新状态
一般考虑要素
中央业务服务办公室将与地域部门(RD)合作领导PREI审查的实行。地域部门也能够
自行展开评估,可是应当与中央业务服务办公室亲密协调,以保证方法论、工具和产出的一致性、质量和连续改良。假如地域部门工作人员希望展开评估,中央业务服务办公室能够供应方法论和工具使用方面的培训。能够招聘在国际公认的采买原则和实践方面(特别是在采买评估方面)拥有充分知识和经验的顾问来实行PREI审查,可是这类做法应当遇到中央业务服务办公室采买专家的直接监察。希望优先考虑负责管理大规模的、创新的或许很多亚行资助的合同的履行机构和实行机构。
PREI审查应当在期中审查时期实行,进而:(1)存在足足数目的已达成合同,为评估供应充分的覆盖范围,(2)履行机构/实行机构有合理的时间来采纳关于后续采买而言
被认为必需的进一步能力开发微风险减少举措。假如一个履行机构/实行机构负责实行多个亚行资助项目,PREI审查不需要针对每个项目独自实行,由于对履行机构/实行机构实行的涵盖全部有关项目的一次评估就足以辨别全部这些项目的采买能力、风险微风险减少举措。

PREI评估主要鉴于实体检查、访谈和文件审查,辅以适合的工具(作为本手册的附录供应)。PREI评估包含四个主要步骤,分别是:
评估的规划和准备
数据采集工具的选择和定制
评估与数据采集采样
实质评估的实行
,这个工作计划时间表联合了成功实行PREI评估所需的全部有关活动。表1供应了PREI工作计划的一个例子。
1:PREI工作计划样本
(国家):采买有效实行审查(PREI)——工作计划
活动
第1个月
第2个月
第3个月
第第










1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
周周










准备、初步数据采集和启动报告


(假如有)供应数据采集工具培


卷和清单采访采
购人员



告(关于顾问)
数据采集和期中
报告


卷和清单

告(关于顾问)

中报告(关于顾
问)
信息、PREI报告草案和演示文件的考证
、全部事实检查结果和文件审查结果
,草拟PREI报告
,考证审查结果,实行后续访谈。

告草案,实行利益有关方会谈/演示。
PREI最后报告
,订正PREI报


终报告


-审查任务期
。手册附录1列出了PREI指标表格以及
与评估有关的定义、胸怀方式、建议限值和问题。为了帮助评估人采集数据,每个指标都
与附录1中的问题挂钩。能够采纳多个建议工具来实行评估。这些工具作为访谈和数据采集
的指南或样板,不该当用作信息采集的独一依照。评估人能够在其认为必需时订正或许增添
问题,以达到评估目标。数据采集工具包含:
(拜见手册附录1)
PREI检盘问卷(拜见手册附录2)
PREI合同审查表(拜见手册附录3a)
d.
亚行资助国内竞标合同详尽审查查验清单(拜见附录
3b)
e.
PREI合同审查总结表(拜见手册附录
4)
采买能力评估与PREI回应的比较(假如合用)(拜见手册附录5)
(拜见手册附录
6)
PREI主要标准和指标
PREI包含五个主要标准,详细以下:
组织能力和人员能力
信息管理
采买实践,包含竞争、透明度和效率
有效性
问责举措
这些主要标准分为24个指标。为了存心义,主要标准和二级指标应当全面说明履行机
/实行机构的采买实践以及实现采买结果(无论是理想结果仍是有害结果)的方式。所以,为了全面说明机构的采买系统、制度安排和实践,以及将此中的缺口最小化,PREI评估采纳
了国际公认的公共采买原则以及有关步骤框架——进而能够依据互相影响和依靠的指标检
查结果,得出绩效评估的真切价值。图2显示了主要标准之间的关系。
图2:PREI主要标准之间的关系

举措
有效实行
有效实行是这个循环的中心点,由于有效实行是任何采买活动或计划的最重要的目标。
有了这个目标,评估第一从履行机构/实行机构的组织构造和人员能力开始,由于履行机构/
实行机构的采买负责人和工作人员是任何采买活动或计划的最后驱动者,他们需要在正确的工作环境中实行采买任务。评估过程中接下来考虑了信息管理,由于成功的采买只有在采买人员能够经过充分的信息实行采买的状况下才能够实现。其余考虑要素包含组织和人员能否能够正的确施内部采买流程,而且在现有信息的基础上实现有效采买。最后,全部这些都应当在问责环境中予以考虑,由于在问责环境中,能够辨别和解决系统内的短处和问题。比方,短处的存在可能是由于组织构造促使了不透明或许串联的行为,比方,不存在内部审计部门或许决议高度集中化,这样机构的基本构造一定要加以完美,而后再考虑为履行机构/实行机构实行能力建设计划。
结论
经过PREI审查,亚行能够辨别和描绘履行机构/实行机构在官员和职工的理解水平、合
规方式、通行的国家公然采买法律框架以及国际公认规范方面的优势和劣势。
PREI评估还可以
够辨别可能影响科学采买系统基来源理的履行方式的一般和特定采买实践,
即,竞争性、公
平性、透明度、效率、问责、经济性和有效性。这意味着经过辨别采买流程和实践的重点领
域的缺口(包含组织事宜)来显现履行机构
/实行机构的采买环境,这样一来,依据评估结
果,能够将一般和特定建议供应给履行机构
/实行机构,以便参照国家采买改革计划和国际
公认原则加以完美。依据
PREI评估的结果,亚行能够(
1)要求对履行机构
/实行机构的采
购计划进行调整,比方预先审查限值和采买方法上的调整,
(2)与履行机构
/实行机构商定
在规定的时期内履行能力建设行动计划微风险减少举措。最后一点很重要,由于
PREI评估
应当与履行机构/实行机构合作实行,后者对结果和行动方案的允许反应了其在这个过程中的利益。