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工程本钱控制:它的工作方式
我们在最近的咨询任务中意识到,对于整个工程本钱控制体系是如何设置和应用的这个问题,我们仍有一些缺乏了解。因此,我们决定写出它是如何工作的说明。从理论上讲,工程本钱控制并不难。
首先,建立一套参考基准。然后,按照工作的进展,监察工作,分析结果显示,预测最终结果并与参考基线作比拟。如果最终结果不令人满意,那么你要对正在进行中的必要的工作进行调整,并在适当的时间间隔内重复循环。如果最终结果已经与基线方案脱节,你可能不得不改变方案。更有可能的是,将会有〔或已经〕变化的范围改变参考基线,这意味着,每一次范围发生变化,无论如何你都必须改变基线方案。
但是通过工程数量未能控制本钱,证明在实践中,工程本钱控制是很难真正实施的。我们将看到,它还涉及到相当数量的工作,因此,我们不妨在一开始就启动它,通过整个工程的线程寿命来进行工程造价控制。
同时,我们将借此时机指出几个显著的适当的地方文件。这些措施包括商业案例,〔资本〕请求拨款〔执行〕,工作包和工作分解结构,工程章程〔或摘要〕,工程预算或本钱方案,获得的价值和本钱基准。所有这些都有助于提高该组织有效地控制工程本钱的能力。
脚注
我要感谢我的朋友,大师昆汀•弗莱明,检查和纠正我关于这一主题的工作。
〔执行〕资助的商业案例和应用
重要的是要注意,当负责的执行管理者对工程应如何通过工程寿命展开这个问题有很好的理解时,工程的本钱控制是最有效的。这意味着,他们在主要阶段的关键决策点之间行使自己的责任。他们还必须认识到,至少对最明显的潜在危险事件,用于查明和规划掌管关闭的工程风险管理的的重要性。
在工程的概念阶段
•每一个工程都由确定的时机或需要的人开始。通常是有一定重要性或影响力的人,如果该工程继续进行,这个人往往成为该工程的赞助者。
•为了确定潜在工程的适用性,大多数组织呼吁编制“商业案例〞和“量级〞的本钱,以证明该工程的价值,使其可以与所有其他工程竞争。
•企业的商业案例的准备工作本钱通常包括管理开销,但它可结转为最终工程的会计本钱。毫无疑问,因为这将为该组织提供一个税务利益。问题是,你如何再占有所有不结转工程?
•如果有足够的商业案例的优点,赞助者将继续开展和定义阶段。
在该工程的开展或定义阶段
•在开发阶段的目标是建立一种涉及到生产所需的产品,估计本钱,并为该工程的实际执行寻求资本资金的良好的工作的认识。
•在正式的设置,尤其是在涉及大工程中,这个拨款申请通常简称为〔大写〕〔RFA〕拨款或资本拨款请求〔CAR〕。
•这需要更详细的要求和数据的收集,建立什么工作需要来完成生产所需的产品或“交付〞。从这个信息来看,一个准备足够的细节方案在一美元的数字请求上给予足够的信心。
•在一个不太正式的设置中,每个人都只是试图蒙混过关
工作包和WBS
工程管理方案,工程简介或工程宪章
•如果可交付的成果由一些不同元素组成,这些都是确定和组装工作包〔WPS〕,并在工作分解结构〔WBS〕的形式提交。
•每个的WP涉及的一系列活动,方案和方案的一局部作为“工作〞工程管理方案。但是请注意,如果该工程在执行过程中前进,将该规划水平变得更高,更详细,将是必要的。
•该工程管理方案的方式,应该成为该工程“圣经〞的执行阶段,同时它有时被称为“工程简介〞或“工程宪章〞。
•然后估计各种活动的本钱,这些估计费用汇总以确定的WP的估计本钱。这种方法作为
“详细估算〞或“自下而上估算〞而为人知晓。还有其他的方法来估算,我们将在一分钟内到达。无论哪种方式,结果都是该工程的总工作的估计费用。
注:该工程的风险管理规划,是这次演****的一个重要组成局部。这应该检查该工程的假设和环境条件,以确定该方案中的任何弱点,到目前为止,并找出值得注意缓解这些潜在的风险事件。这可能采取具体的应急方案的形式和/或预审慎的资金储藏。
资本要求
转换的估计
•然而,单独的工作的一个估计是没有足够资本要求的。为到达一定的资本要求,一些转换是必要的,例如,通过参加审慎津贴如开销,一个应急的津贴,以弥补包括未知和可能的范围变化的正常的工程风险和管理储藏。
•此外,财务会计格式转换成估算数据可能是必要的,以满足有目的的企业或赞助商的形式与其他工程比拟和随之而来的拨款。
•刚刚所描述的方法中,所有的数据类型为“自下而上〞,在实践中可能无法使用。在这种情况下,替代的估算方法是在时尚中通过提供不同程度的“自上而下〞的可靠性。例如:
订购数量级的估计-“球公园〞估计,通常只为概念预留
类似的估计-根据以前类似工程的预算
参数估计-基于对历史数据的统计关系估计
•无论采用哪种方法,这种希望总和能被全面批准和证明是令人满意的!这是启动该工程的执行阶段。
注:有些管理层将批准错误地认为,大家以“提升他们的铅笔〞和“更聪明地工作〞为组织的利益,这将有助于较小的总和。这是一个因为在工程工作中,管理无法理解的不确定性和风险的性质错误的信念。因此,其效果是更有可能导致对产品质量,降低产品范围或功能不利影响的“切角〞。
这往往导致一个“游戏〞中的估计被夸大,从而使管理人员可以调整他们向下。但说句公正话,管理者也很清楚,如果超过分配资金,无论如何它会得到花费。智能管理做的事情是根据不同工程的风险预留队伍的储藏基金,并谨慎控制资金。
核准资本的所有权
•如果高级管理层批准的RFA消融,提出问题的总和成为指定工程发起人的责任。但是,如果批准的资本要求包括津贴,如“储藏管理〞,根据该组织的政策,这可能会,也可能不会被传递到工程的赞助商。
•对于所批准的RFA消融,反过来,工程发起人会进一步委托该工程的工程经理行使开支的权力,并可能将不包括任何津贴。一种异常可能涵盖工作表现正常变化的应急准备。
•因此净总和抵达构成了工程经理的核准工程预算。
注:如果管理不批准RFA消融,你不应该考虑这个工程的失败,或这个目标的目的,而规划需要重新考虑,以增加交付工程的价值。
该工程的执行阶段
工程经理的工程预算的责任
•该批准的工程预算一旦被释放到工程经理,一个反向的过程中必须转换成一个工作的控制文件的地方。也就是说,可用的钱必须是分到各WBS的方式之间,可能现在已经升级。这个结果作用于工程执行控制预算或工程基线预算,或简单地说,工程预算。在一些工程管理的应用领域,它被称为一个工程本钱方案。
•在不同的企业生产部门都参与其中的大型工程中,可能有进一步创立“控制账户〞为独立的部门的中间步骤,让他们的钱分到到自己的WBSWPS。
•通过观察发现,自从正式收到批准长官管理该工程总预算,你,作为工程经理,同样也必须寻求并获得执行管理,通过该工程的赞助商,正式批准任何更改工程总预算。通常这是在改变产品范围的根底上唯一合理可接受的要求。
•在这种情况下,该工程的赞助商将降低他的管理储藏,或提交给上层管理人员补充消融。
•现在,我们有工程预算资金分配工作包,我们可以进一步把它分发到每个WP的各项活动之中,让我们知道作为一个“基准〞,每个活动的本钱是多少。
•这为我们的本钱控制功能提供了根底参考。当然,这取决于,做同样的事情可能在WP的水平,但控制的能力在较高和粗糙的水平的情况下。
使用挣值技术
•如果我们有另一种控制工具的必要的细节,我们可以采取的持续监测工作是“挣值〔EV〕技术〞。这是一个你必须致力于了解主题文本的艺术和科学。
•但根本上,你掌管日程安排活动的费用,并在适当的时候绘制他们作为累计。再次,你可以做的活动水平,或整个工程的水平越低,您可用的控制信息就越多。
本钱基线
•这个方案的参考S-曲线有时被称为“本钱基准〞,这通常是在EV说法。也就是说,它是“预算本钱方案的工作〞〔BCWS〕,或者更简单的“方案价值〞〔光伏〕。
•你需要修改这个本钱基线,每次有一个改变本钱和/或时间表的影响批准的范围,从而改变了该工程的核准工程预算。
•现在,随着工作的进展,你可以绘制“执行工作的实际本钱〞〔ACWP或简单的“实际本钱〞-交流〕。
•您可以绘制其他的事情,如上面提到的图,如果你不喜欢你看到的,那么你就需要采取“纠正行动〞。
评论
这整个过程是一个循环,运行态势,这可能是普遍名不副实“工程的生命周期〞中“循环〞一词的来源〞。
顺便说一句,挣值权威人士提供的EV过程中的各种其他技术设计能帮助预测最后的结果,也就是说,“估计在完成〞〔“选管会〞〕。选管会是你真正应该感兴趣的,因为在运动工程中,它是唯一不变的。因此,这些作为自上而下的估算精度相同的境界的扩展的EV技术必须被考虑到。他们是有用的,除非你能认识到它的限制和知道你在做什么!
但是,正如我们在开始时说的,它在实践中是很困难实施的,同时涉及大量的工作。但是,让我们面对它,这就是被聘用的工程经理,不是吗?
附录C外文文献
ProjectCostControl:TheWayitWorks
Inarecentconsultingassignmentwerealizedthattherewassomelackofunderstandingofthewholesystemofprojectcostcontrol,.
,asworkprogresses,youmonitorthework,analyzethefindings,,,,therewillbe(orhavebeen)scopechangesthatchangethereferencebaselineswhichmeansthateverytimethathappensyouhavetochangethebaselineplananyway.
Butprojectcostcontrolisalotmoredifficulttodoinpractice,asisevidencedbythenumberofprojects
,asweshallsee,.
And,whileweareatit,,theRequestfor(acapital)Appropriation(forexecution),WorkPackagesandtheWorkBreakdownStructure,theProjectCharter(orBrief),theProjectBudgetorCostPlan,'sabilitytoeffectivelycontrolprojectcosts.
Footnote
IamindebtedtomyfriendQuentinFleming,theguruofEarnedValue,forcheckingandcorrectingmyworkonthistopic.
TheBusinessCaseandApplicationfor(execution)Funding
.
Intheproject'sConceptPhase
•,iftheprojectistoproceed,andthatpersonoftenbecomestheproject'ssponsor.
•Todeterminethesuitabilityofthepotentialproject,mostorganizationscallforthepreparationofa"BusinessCase"andits"OrderofMagnitude"costtojustifythevalueoftheprojectsothatit
'smanagementoftheentireprojectportfolio.
•ThecostoftheworkofpreparingtheBusinessCaseisusuallycoveredbycorporatemanagementoverhead,,howdoyouthenaccountforalltheprojectsthatarenotsocarriedforward?
•IftheBusinesscasehassufficientmerit,approvalwillbegiventoproceedtoaDevelopmentandDefinitionphase.
Intheproject'sDevelopmentorDefinitionPhase
•TheobjectiveoftheDevelopmentPhaseistoestablishagoodunderstandingoftheworkinvolvedtoproducetherequiredproduct,estimatethecostandseekcapitalfundingfortheactualexecutionoftheproject.
•Inaformalizedsetting,especiallywherebigprojectsareinvolved,thisapplicationforfundingisoftenreferredtoasaRequestfor(acapital)Appropriation(RFA)orCapitalAppropriationRequest(CAR).
•Thisrequiresthecollectionofmoredetailedrequirementsanddatatoestablishwhatworkneeds
tobedonetoproducetherequiredproductor"deliverable".Fromthisinformation,aplanispreparedinsufficientdetailtogiveadequateconfidenceinadollarfiguretobeincludedintherequest.
•Inalessformalizedsetting,everyonejusttriestomuddlethrough.
WorkPackagesandtheWBS
TheProjectManagementPlan,ProjectBrieforProjectCharter
•Ifthedeliverableconsistsofanumberofdifferentelements,theseareidentifiedandassembledintoWorkPackages(WPs)andpresentedintheformofaWorkBreakdownStructure(WBS).
•EachWPinvolvesasetofactivities,the"work",however,thattheplanningwillstillbeatarelativelyhighlevel,
andmoredetailedplanningwillbenecessaryduringexecutioniftheprojectisgiventhego
ahead.
•ThisProjectManagementPlan,bytheway,shouldbecomethe"bible"fortheexecutionphaseoftheprojectandissometimesreferredtoasthe"ProjectBrief"orthe"ProjectCharter".
•"detailedestimating"or"bottomupestimating".Thereareotherapproachestoestimatingthatwe',theresultisanestimatedcostofthetotalworkoftheproject.
Note:'sassumptionsandenvironmentalconditionstoidentifyanyweaknessesintheplanthusfar,,and/orthesettingasideofprudentfundingreserves.
Requestforcapital
Convertingtheestimate
•However,,forexample,byaddingprudentallowancessuchas
overheads,acontingencyallowancetocovernormalprojectrisksandmanagementreservestocoverunknownsandpossiblescopechanges.
•Inaddition,itmaybenecessarytoconverttheestimatingdataintoafinancialaccountingformat
thatsatisfiesthecorporateorsponsor'sformatforpurposesofcomparisonwithotherprojectsandconsequentfundingapproval.
•Inpracticeallthedataforthetypeof"bottomup"approachjustdescribedmaynotbeavailable.
Inthiscasealternativeestimatingapproachesareadoptedthatprovidevariousdegreesofreliabilityina"topdown":
OrderofMagnitudeestimate–a"ballpark"estimate,usuallyreservedfortheconceptphaseonly
Analogousestimate–anestimatebasedonprevioussimilarprojects
Parametricestimate–anestimatebasedonstatisticalrelationshipsinhistoricaldata
•Whicheverapproachisadopted,hopefullythesumthusarrivedatwillbeapprovedinfullandprovestobesatisfactory!ThisisthetriggertostarttheExecutionPhaseoftheproject
Note:Somemanagementswillapprovesomelessersuminthemistakenbeliefthatthiswillhelpeveryoneto"sharpentheirpencils"and"worksmarter",theeffectismorelikelytoresultin"cornercutting"withanadverseeffectonproductquality,"game",managementisalsowellawarethatifmoneyisoverallocated,,varyingwiththeriskinessoftheproject,andkeepthatmoneyundercarefulcontrol.
Ownershipofapprovedcapital
•IfseniormanagementapprovestheRFAaspresented,,iftheapprovedcapitalrequestincludesallowancessuchasa"ManagementReserve",thismayormaynotbepassedontotheproject'ssponsor,dependingonthepoliciesoftheorganization.
•FortheapprovedRFA,theprojectsponsorwill,inturn,furtherdelegateexpenditureauthoritytotheproject'.
•Thenetsumthusarrivedatconstitutestheprojectmanager'sApprovedProjectBudget.