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会议纪要的格式及写作要求
-->(一)会议纪要的概念与特点
一、会议纪要是“适用于记载和传达会议处境和议定事项”的公文,属于下行文。它具有以下特点:
,即记录会议中的重要处境、研究抉择的重大问题和决策观法,概括会议的主要精神。
,不能举行人为的拔高和粉饰。
,就会对受文单位和有关人员起到指导和约束作用,务必遵照执行。
会议纪要不同于会议记录。会议记录是把会议的根本处境、议论问题以及形成的决议等照实记录下来,一般不对外公布,只作为资料保存,它可以适用于各种会议,具有依据和凭证作用,也是编写会议纪要的根基材料。而会议纪要适用于对比重要或涉及范围较大的会议,所研究的议题是具有方向性、全局性或专题性、研究性的,它是在会议记录的根基上编写而成的,并作为文件下发到有关单位和人员。
4、会议纪要格式
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
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标题有两种处境,一是会议名称加纪要,如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要,如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。
会议纪要正文一般由两片面组成。
(1)会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,根本议程。
(2)会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出阅历、做法、今后工作的观法、措施和要求。
(3)会议纪要的三种写法
根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
(1)集中概述法。这种写法是把会议的根本处境,议论研究的主要问题,与会人员的熟悉、议定的有关事项(包括解决问题的措施、手段和要求等),用概括表达的方法,举行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且议论的问题对比集中单一,观法对比统一,轻易贯彻操作,写的篇幅相对短小。假设会议的议题较多,可分条列述。
(2)分项表达法。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项表达的手段,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得对比细,往往包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
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(3)发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言依次或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能对比照实地反映与会人员的观法。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同观法的会议纪要,可采用这种写法。
(二)会议纪要的写法
“会议名称+纪要”构成。
,如会议目的、时间、地点、主持人、加入人员、议题、主要成效等;主体片面要反映会议的主要精神和成果,如会议所研究的问题、议论的观法、分析的处境、做出的抉择、提出的任务措施等,要在会议记录的根基上举行整理、归纳、分析、概括,通常用“会议认为”、“会议强调”、“会议提出”、“会议同意”等词语引出会议成果;结尾一般是提出梦想、号召,要求有关单位和人员专心贯彻会议精神。也有的会议纪要把这片面内容放在主体片面,写完会议成果即终止全文。
(三)会议纪要的写作要求
,集中反映会议的主要精神,反映多数人的一致观法,对于少数人的观法或有分歧的观法,除学术性会议纪要外,一般不要写进会议纪要中。
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,要把会议内容举行整理、归纳、提炼,使之条理化、理论化,但留神不成任意增删内容或有意粉饰、拔高。
“会议”的名义来写,要使用干脆、切实的语言,如“会议认为”、“与会代表一致认为”、“片面代表认为”。