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时间:2009-10-1017:13来源:蜂巢网 作者:本站整理 点击:154次
目的与范围
规范对供方的选择、评价和管理活动,确保所选定的供方能提供满足合同要求的物资和服务。
本程序规定了对供方的选择评价的途径、方式和管理的要求,适用于对物资供方和服务供方的评价与管理。
引用文件
Q/PM0501-2006《管理手册》
术语和定义
本程序采用GB/T19000-2000标准的术语和定义。
供方评价:采购前根据供方评定准则,评价供方提供满足要求的产品和服务的能力,认定其资格的活动。
服务外包:亦称“白领外包”,指技术开发与支持其他服务活动的外包。其中技术开发与支持的外包一般采用一次性项目合同的方式寻求第三方专业公司的服务,也称为“合同外包”;其他服务活动的外包多通过签定长期合同的方式交由专业外包提供商进行,又称为“职能外包”,我公司目前多采用此种形式。目前,
服务外包广泛应用于IT服务、人力资源管理、金融、会计、维保、客户服务、研发、产品设计等众多领域,服务层次不断提高,服务附加值明显增大。
职责
不论物资还是服务,均由管理处、子公司对其管辖范围内的供方进行初步选择和评价。
总经办组织对物资供方的最终选择评价和年度评审(一年一次,不超过12个月),管理处、子公司、职能部门参与。
各相关职能部门组织对服务供方的最终选择评价和年度评审(一年一次,不超过12个月),管理处、子公司、财务稽核部参与。
管理者代表负责对合格供方资格的审核。
公司总经理负责批准合格供方和相关合同文件。
各部门负责汇总《合格供方一览表》,经总经理批准后下发,并保持其持续有效。
各部门、管理处、子公司在采购权限范围内实施采购,且须在合格供方范围内选择。
直接接受物资和服务的管理处、子公司负责对供方进行日常供货和服务工作的检查、监督、管理、不合格项整改、综合评价。
公司职能部门对供方工作进行抽检、协调重大问题的处理或整改,主持对供方进行年度评审。
工作程序
总经办主持、各职能部门参与,根据各类物资对服务质量的影响、重要程度编制《物资分类表》,确定对不同类型物资供方的控制程度与控制方式。
物资类供方的选择评价与管理
、品牌优良、业绩良好、价格合理、服务周到、就近采购、货比三家的原则,在管理处、子公司初步评审的基础上征求各部门意见,选择适量的候选供方,一般至少应有两家以上。
,主要有:
a)有有效营业执照和资质证书;
b)有固定的营业场所;
c)所供应的物资符合国家标准和我公司要求;
d)有良好的信誉、品牌和供货业绩;
,包括:供方的营业资质证明、提供物资的种类、规格、执行标准、制造厂家、价格、质量状况、生产厂
家管理体系认证证明(可行时),供方的供货业绩情况、行业内的信誉和口碑状况、供应商的信誉和售后服务情况等与商品和供应商有关的信息。
,收集供方文件资料,现场访问,产品试用评价等方式进行,必要且可行时,可以组织到供货商家或生产厂家进行实地考察。
,管理处、子公司内部进行初步评审,资料报总经办。
,总经办组织相关部门经理进行审核,审核重点仍然执行条款基本资格要求。填写《供方首次评审记录表》,按规定报批后执行。
,在3个月之内应根据其业绩情况进行正式评审,办理相关手续,合格者及时纳入《合格供方一览表》,不合格者予以除名。
,除了条款外,总经办组织采购人员、专业工程师或主管、职能部门经理等对供方从以下几方面进行评价:
:
a)供方应具有相关产品的各级认证证书,必要时应具有管理体系认证证书,并对其历史业绩和市场信誉进行评价;
b)所提供的产品必须是国际或合资的知名名牌产品;
c)对长期合作的供方由总经办会同各职能部门对其产品在本公司的历史使用情况及验证实绩进行评价,填写《供方质量历次信誉记录表》;
d)具有持续稳定的合格产品供货渠道,价格合理;
e)服务良好,具有强大的技术支持能力;
f)应适当评价供方的财务状况。
:
a)产品必须有质保书或合格证;
b)所提供的产品必须是国内有一定声誉的品牌;
c)具有稳定的合格产品供货渠道,价格合理;
d)各单位通过对其产品的检验结果,统计近期3个月的质量记录,依据合格率情况进行评价;
e)有专业售后服务队伍;
f)本公司与其以往的采购活动中未发生过质量问题纠纷。
:
a)同类产品比较;
b)根据产品使用(或试用)的情况;
c)历次供货产品的实物质量状况良好;
d)产品实行三包。
,参评人将评价意见填入《供方评审记录表》 ,
并签署意见。各部门负责人签署评价结论意见,报管理者代表审批,公司总经理批准。
《合格供方一览表》 。《合格供方一览表》发至采购
和验收人员作为采购和验收的依据,按《文件控制程序》的要求进行控制。
《合格供方一览表》应向品质保障部备案。
(必要时) ,总经办将价目发至
相关单位作采购时的参考。
, 收集其供货的质量信息, 定期对供货质
量信息进行综合分析,作为年度评审时的依据。
、交流,当出现问题时,应及时跟踪,采取有效
措施,实施动态管理,对进货验收和使用中发生的质量问题,及时向总经办反映,并安排退换不合格品。
,由于提供产品质量较差,外部信誉差,供货
不及时,经提出没能力改进或配合不积极的,应取消合格供方资格。相关单位在年度评审提出取消申请(若出现供货质量严重不稳定,不能按时供货的可随时予以申请)总经办审核,
管理者代表审批,总经理批准后实施,有关部门负责将其从《合格供方一览表》中除名。
服务外包供方的选择、评价与管理
本公司物业管理可有以下(不限于)服务采购项目:
a)大型机电设备维修保养、更新改造工程(含电梯、锅炉、冷水机组、水泵、监控、消防、水质处理系统等);
b)房屋本体维修保养、更新改造工程(含玻璃幕墙等) ;
c)本公司没有能力和资格进行的专项业务,如:特种设备检验、垃圾清运、卫生防疫监测、监测设备检定等;
d)清洁、环保、消杀,(含外墙清洗、石材养护、灭鼠等) ;
e)绿化及养护;
f)安护保卫。
b)、d)、e)、f)类服务供方应在外包前进行合格供方评审, a)、c)类供方可
以直接选用原设备系统的制造厂家(厂家内部的个人或由个人成立的组织均不在内) ,政府
认可的有资格的单位, 评审从简。如由非设备制造厂家进行设备维修保养或监测试验, 则必
须进行外包前的合格供方评审。
:
a)在工商部门注册,具有独立法人地位,有合法的营业执照及相应的资质证书;
b)有正规的管理体系,管理制度和服务规范;
c)有基本的资金、备件和相关厂方资源保障;
d)应从事过类似规模服务项目且取得良好的业绩,必须具有国家指定的资格证书;
e)有承担相应服务项目的工作能力、技术实力、资金保证,人员经过培训并具有上岗证
书;
f)服务承诺能够满足本公司要求,服务业绩良好;
g)服务价格适中;
h)符合环保与安全要求等;
i)服务供方在提供服务之前,应向相关部门提交对承包项目的服务策划报告、含现场负责人、质量标准、服务方案、完成时间、应急措施等。
、子公司根据现场工作实际需要,组织对每个外包项目挑选三家以上的候
选供方进行初步评审,公司主管部门组织有关人员,审定供方的营业执照、资质证明、工作业绩、质量保证能力,并结合环保、职业安全健康、价格等因素综合评价。
评价可采用文件会签、 业绩评定或招标的方式选择合格供方, 填写《供方评审记录表》。
招标项目由主管职能部门、财务稽核部、公司分管领导组成评审委员会,对参加投标的单位进行评标。
长期合作的外包方, 由接受服务的部门每年进行一次业绩评价, 提出评定意见,主管或
相关部门审核会签,填写《供方评审记录表》 ,签署评价意见,主管部门负责人签署评定结
论意见,报管理者代表审核,总经理批准后纳入《合格供方一览表》 。
对第一次提供服务的供方的评价:
严格执行条规定。公司职能部门组织相关单位对首次供方进行调查(必要时应进行现场调查),填写《供方首次评审记录表》,报管理者代表审核。经总经理批准后,进入试用;
职能部门会同接受服务的管理处、子公司对供方试用期间的服务进行全面的总体评价,并作好记录;试用期达不到要求者取消资格。
对试用合格的供方,由接受服务的单位在3个月内填写《供方评审记录表》并附上相应试用期材料,由部门经理填上结论,交公司职能部门评审,报管理者代表审核,总经理最终
批准后编入《合格供方一览表》,作为本公司提供专项服务之定点单位,并将《合格供方一览表》发放至相关部门(处)。
所有服务供方每一年 (不超过12个月),需进行年度评审。年度评审严格执行条款内容,
并应更加着重于服务质量和人员技能的考核。
外包过程的控制
项目主管部门按《合格供方一览表》选择供方,谈判合同,经过双方签字生效后实施。
外包方进入现场作业前,主管部门应召开专题交底会,介绍公司对服务过程中的质量、安全、人员等方面的管理要求和基本流程。
外包服务过程的控制
对于需进入客户区域服务的供方人员,如保安员、保洁员、维保人员等,主管部门应掌握有关人员的基本情况,如姓名、身份证号、服务标识号等,供方服务人员更换时,应通知主管部门。
供方服务人员应佩戴标明其身份的唯一性标识,
以备进行服务质量追溯。
工程施工人员
应发放临时出入证。
对于特种设备的维保方,
应验证其使用的检测设备、
仪器的检定合格证明和工作人员的
资格证明。
主管职能部门或接受服务部门应索取供方的工作标准、
服务规范,管理制度等文件, 作
为检查验收的依据,必要时,这些内容可作为双方合同的附件。
外包项目的检查与验收
连续性的外包服务项目,在服务过程中,接受服务的部门和外包主管部门按照《产品(服务)质量检查控制程序》的要求,对供方的服务质量进行检查,检查内容主要有:
a)服务作业质量是否符合要求;
b)人员的服务态度、行为规范和服务标识是否符合要求;
c)是否遵守环境、职业安全健康方面、法律法规及其他要求;
d)工作进度是否符合合同条款等。
阶段性或一次性的服务项目完成后,由管理处、子公司或主管职能部门指定专业人员依据服务规范或合同要求进行验证,验证方法包括检验试验、使用方评价、征求业主和客户对供方服务质量的意见等,验证方式应在合同中给予明确规定。
验证完成后,验证人员应将验证结果记入验证单中,
对验证过程中发现的不合格项,
要
求供方限期整改,整改完成后应再次验证。
机电设备的维保项目应按有关标准规定,通过对设备的检测和试运行进行验收,保存维保方的检测记录。
工程项目外包的控制
由本公司负责委托工程设计的项目,按的要求选择评价设计单位。
工程技术部指定专业技术人员参与设计和施工图纸会审,要求供方提供《施工组织设计》文件,参加技术交底活动。
施工过程中,应设立必要的安全防护措施和警示标识, 执行有关施工时间的规定, 防止
噪声扰民。
对于特殊过程和关键工序,请工程监理的大型施工项目,由监理人员负责特殊过程和工程材料的监理,公司应保存有关的监理记录;未请监理的工程项目,由工程专业人员对隐蔽工程(混凝土浇铸、钢筋绑扎、电缆敷设、防水工程等)进行监督、检查和验收,要求供方
提供相关的检测记录。
施工过程中,项目工程管理部应进行巡视检查,对发现的问题,及时与供方负责人沟通,协调解决。
施工完成后,按合同和有关技术标准的要求组织并参加竣工验收,做好竣工验收记录,对发现的问题要求整改,对不能立即整改的遗留问题做好记录,协商解决办法。
,主管人员整理汇总与本工程有关的文件资料和相关质量记录, 归档
保存。
对合格供方的定期复评
对日常检查中确定没有达到合同要求的合格供方,由职能部门发出《整改通知单》 ,通
知其在一周内进行整改,主管部门进行跟踪验证。对于年度内连续2次评价达不到要求的供方,由接受服务的部门提出申请,主管部门给出结论,管理者代表审批,总经理批准,取消其合格供方资格。
由管理者代表每年12月组织接受供方物品/服务的单位,会同各职能部门组成考核小组,对供方进行质量审核,必要时应作现场审核并填写《公司供方质量保证能力(现场)调查表》、《供方评审记录表》,评价内容包括:
a)过去一年供方的业绩;
b)过去一年供应的物资 /服务的质量状况;
c)供方的合同履约情况;
d)各部门对相关供方工作的检查和评定结果;
e)与本公司合作情况;
f)其他
评价按百分制进行,服务质量评分占 40%,服务态度(含按期完成任务)占 30%,价格
占30%。总分低于 70分或服务质量单项低于 30分者取消合格服务供方资格, 如特殊情况需
留用,应由总经理特批,但应加强对其提供服务的质量验证和检查频度, 3个月后进行
第二次评价,连续第二次评分不合格,应取消其供方资格应取消其合格供方资格。
凡在年度评价中没有达到合同要求的服务供方,经公司总经理批准,以下列方式处理:
a)取消合格供方资格。
b)要求其限期整改,对未能在期限内改进的,终止合同,取消其合格供方资格。
c)如因特殊情况留用,应报管理者代表审核、总经理批准,但应加强对其提供服务的验
证。
对供方的档案管理
主管职能部门对评定合格的供方建立档案,保存供方信息,其中有关日常评价资料和动态管理记录由管理处、子公司提供,档案中应保存:
a)初评时供方提供的有关资料(营业执照、资质证明、有关人员资料等) ;
b)供方产品介绍或说明;
c)供方调查评价记录及定期复评记录;
d)供方业绩分析信息;
e)就有关问题的往来沟通信息;
f)供方提供的其他资料。
各主管职能部门根据复评结果修订《合格供方一览表》及时下发。
相关文件
《文件控制程序》
记录