文档介绍：综合管理制度集
公文管理办法
(CZYH/ZH01)
为加强对公文的管理控制,严格运转程序,提高运转效率,保证文件的正确性、准确性、合理性,实现公文管理的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
1 收文程序
13>.1 凡送达单位的公文,由办公室公文管理人员按不同发文单位和文件种类,分类登记,注明名称、编号、收文日期,加贴“公文处理单”后交办公室主任拟办。
办公室主任填写拟办意见后由公文管理人员按意见分送。
领导批办后由公文管理人员按批阅结果分送给有关部门或承办人员办理,并对文件去向做出跟踪记录。
对科室传阅的文件,应妥善保管,及时收回,防止丢失。各科室传阅时间不宜超过3天,传阅后及时交办公室存档。
各科室要指定1名文件专管员,负责本科室文件转送和管理工作。
所有文件(除保密文件)可以查阅,有需要的可复印,但原件不许拿走借阅,一旦丢失,严肃追查当事人责任。
对于保密文件,公文管理人员应亲自送交领导批阅,不允许公开存放和传播。
2 发文程序
各科室均可根据领导批示和所分管项目工作的实际需要起草通知、批复、决定等文件。
承办人起草文件要使用发文稿纸,撰稿人按项填写清楚,经主管领导签字后,送办公室转呈。
需要其它科室会签的公文,由主办科室送达有关科室,取得一致意见后按发文程序办理。
所有文件必须有处长签字后方可发文。
文稿经领导签发后,由办公室统一编号,主办科室打印出文件清样,校核无误后,按注明份数缮印、盖章,填写文件发放登记表。
文件下发由办公室统一送达,接收人在登记表上签字;需要上报的,由主办科室上报相关部门。
文件发出后,承办人必须把文件原稿与定稿整理在一起,一并交办公室归档。
年底按档案管理有关规定,各科室要认真做好文书资料等的组卷归档工作。
保密文件,要指定专人分管和打印,不允许其他人查看。
3 收文办理要求
文件管理员对所有来文要在《来文登记表》上登记清楚,及时递送,全程追踪,杜绝丢失、延误现象。
办公室主任填写拟办意见及领导批办时应明确办理部门,对需要两个以上部门办理的要明确主办部门,对紧急公文应明确办理时限。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。对办理有困难的应当及时说明,对不属于本单位职权范围或者存在其他问题的应当及时退回办公室并说明理由。对涉及其他部门职权的事项,主办部门要主动与有关部门协商,如有分歧,报单位领导协调裁定。
公文管理人员应根据文件的缓急程度适时进行催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
4 发文要求
起草文件要做到符合国家法律法规及政策规定,情况确定,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,适用正确的文种,明确主送、抄送部门。
行文关系应根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
单位对上、对下正式行文时采用按国家规范要求印制的文件纸;对不相隶属单位行文或发布非正式性通知时使用印有单位名称的便笺纸;各部门发布内部文件使用带有单位名称的信笺纸,并加盖本部门公章;向处领导行文采用情况报告的形式。
文件纸张字体要求符合《国务院公文格式》规范要求。
文件编号要连续准确,避免重编、漏编、错编,基本格式为:机关代字+年份+顺序号。
撰写公文按要求使用单位发文稿纸,必须用钢笔或碳素笔书写或打印,如有附表,表内文字、数码也应用钢笔或碳素笔填写。
5 记录
《收文登记簿》
《发文簿》
《公文处理单》
《公文制发笺》
收文登记簿
序号
存档时间
来文单位
文号
标题
编号
发往单位
承办人
备注