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摘要:企业发展所面临的经营环境瞬息万变,各行业的利润率不断下降,越来越多的企业管理者希望能通过管理精细化来降低管理成本,提升经营效率。但传统意义的财务管理更多的是事后的核算与监督,财务活动较独立于业务活动,无法为经营者提供有效的决策支持。因此企业的经营者希望财务走到业务前端,实现过程控制。这就对传统的财务管理模式提出了新的要求,如何转变财务职能,促进业务财务融合是当前大部分企业需要解决的问题,本文结合实践工作经历,对如何促进业务财务一体化、财务管理职能转型提出几点实施建议,旨在推动企业的业务、财务一体化体系建设,尽量做到数出一源,数据共享,提高信息的及时性、完整性、准确性,帮助企业加强风险管控,从根本上做好业务的决策支持。
关键词:业务财务一体化;流程;财务管理职能;信息化
一、业务财务一体化概述
(一)业务财务一体化概念
财政部于2013年发布了《企业会计信息化工作规范》财会[2013]20号文件,该《规范》明确规定,企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化,通过业务流程的处理直接驱动财务信息处理,减少人工操作,提高业务数据与会计数据的一致性,实现企业内部信息资源共享。
企业的业务、财务一体化需要借助于业务财务信息一体化但范围更广,它是指将企业经营管理中的业务流程、财务信息处理流程与管理流程进行有机融合,它强调的不仅仅是信息系统,更重要的是将管理流程融入业务流程,实现财务管理职能的转变。
(二)业务财务一体化演变过程
20世纪60年代,制造业的焦点主要集中在对存货的管理上,由于没有与生产系统关联,无法准确计算大约需要多少物料,或者存货积压或者存货短缺影响生产。到了20世纪70年代,出现了物料需求计划系统(MRP),企业可以通过生产工艺测算,计算出每个产品所需材料的物料清单,并根据销售计划制定出生产计划,并结合现有库存量,计算出应采购物资的数量,确保企业存货采购的合理性、经济性。在20世纪90年代早期,逐步扩大到产品研发、仓库管理、人力资源、财务管理等领域。这样,ERP(企业资源计划)诞生了。ERP是一种可以轻松实现跨地区、跨部门、甚至跨公司的集成了行政、财务、生产采购等管理的企业管理软件。
(三)业务财务一体化的意义
随着经济发展的全球化,市场竞争不断加剧,如何整合企业内部资源,形成合力,提高核心竞争力,对于企业的持续发展至关重要。实施业务财务一体化建设有助于提高应对市场竞争能力,有助于提高经济效益。如供应商报价后相关价格信息自动更新到系统,并记录每次交易的价格信息,可以分析价格趋势,有利于发掘优良和合作供应商,签订框架协议,取得成本优势,进一步保障产品的价格优势。
二、业务财务一体化面临的困境
(一)业务财务融合程度低
现实经营中往往是财务需要什么数据找业务部门要,有的时候业务部门甚至无法理解财务部门的要求,不愿意配合提供数据资料,没有积极融合的意愿,认为财务部门也不懂业务。如笔者所在的企业,按照企业会计准则相关规定计算收入必须提供业主方确认的审计结算单等工程形象确认单据,但业务部门并不愿意去收集并提供给财务部门,不理解财务要求,不提供单据,导致企业无法及時按照准则规定准确计算收入成本。
(二)财务管理职能转型难
受传统的财务管理职能影响,大部分企业的财务管理职能更多集中在核算和监督,注重事后分析,而忽略了着眼未来的财务战略管理,且由于企业信息化应用程度低,财务人员大部分的工作时间都忙于日常的财务核算,很难抽身去承担财务管理工作。大部分都是业务部门提交说明单据财务部门只管按准则来做账务处理,并没有想办法积极去影响这些数据,没有主动去参与过程决策。
(三)信息化程度低、孤岛现象严重
大部分的企业信息化建设都缺乏业务到财务的一体化思维,财务信息系统与业务信息系统都是孤立的,往往都是业务系统输入一遍数据还有打印相关单据到财务系统再录入一次,数据源无法保证,也降低了财务信息的质量。系统之间的数据交换不及时,甚至不交换,“信息孤岛”现象严重,数据共享程度低。尤其是小型企业还在采取手工记账的方式,不仅效率低,且容易出错,信息可比性差。
三、业务财务一体化实施建议
(一)提高业务财务融合程度
企业应建立机制,加强财务管理部门与业务部门的协作,有新的政策出台将对相关的业务产生影响的,应及时做好政策宣贯工作,如2017年新收入准则的出台将对施工型企业的收入成本核算产生重大的影响,这种影响从业务合同的签订方式,工程价款确认方式以及确认时间节点等就要开始注意,财务人员应及时与公司管理层以及业务负责人进行沟通,确定公司开始执行的时间以及明确过渡期的操作方法等,才能在一定程度上真正起到支撑业务的作用,也可以得到业务部门的信任,让他们意识到财务不仅仅只是监督,更是协助。
(二)促进财务管理职能转型
首先是要加强财务人员专业技能的培养,深入业务领域,才能提出与业务实际相符合的建议,真正起到业务决策的支撑作用。
其次要借助信息化技术运用,把财务人员从事务性、重复性的账务核算工作中解放出来,让更多的财务人员有时间和精力去从事更高级的财务管理工作,从过去的核算为主转向预测、决策、支撑与服务为主,充分利用财务岗位的专业技能支持企业战略发展。
通过业务财务一体化的建设,将很多财务核算指标嵌入到业务流程中,以便及时跟踪指标变化,如建立BI商业智能分析系统,可以实时对相关数据进行分析,如某客户的应收账款已经占信用额度多大比例了,该部门的资金占用费已经达到多少了,以便业务部门加快应收账款的回收,实现财务管控前移。会计人员要深入业务活动,了解业务管理存在的难点、痛点,知道哪些业务行为影响了哪些财务结果,积极引导业务行为。(三)加强信息化建设、完善信息沟通渠道
首先需要财务、业务人员,同时还需要有既熟悉业务、财务且了解信息化建设的人员来主持信息化建设项目。
其次要加强信息化规划,应梳理核心业务流程,梳理核心需求,将相关的业务、财务、人事、行政等信息系统进行融合。如笔者所在的企业以项目管理为主线,相关的采购、招投标、合同管理、库存管理、财务管理、人事管理、协同办公等系统都要以项目为主线进行关联。如投标工作结束后形成的投标预算则作为项目预算,采购管理模块必须在这个预算基础上发起申请,采购入库相关数据直接关联到库存管理模块,相关工程物资进入项目现场使用后直接形成相关项目的工程成本,并同时扣减相关的库存数据。关于项目的其他成本费用、收入可以再业务发生同时转入总账,生成财务数据。
企业要做好规划,选择适合自己企业发展的管理软件,如大型集团企业可以探索建立财务共享中心,对常规、标准化的业务进行集中處理,让更多的财务人员可以逐步转到财务管理岗位上发挥对企业的决策支持作用。
四、结论
企业实现业务财务一体化,首先要改变企业管理理念,重视财管管理职能对于企业发展的重要作用,借助相关信息系统,将流程固化到系统,以实现人工环境下无法达到的管控目标。财务管理人员也应该不断加强自身素质的培养,在服务业务的前提下进行监督,将管控前移,完善企业内部控制等,实现业务与财务的融合,不断提高企业的核心竞争力。
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