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南昌大学自强社办公室部门手册
传递社会关爱锻造自强之才
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前言..............................3
第一局部部门简介.................4
第二局部部门文化.................4
第三局部办公室主要职能...........5
第四局部办公室制度...............7
第五局部考勤制度.................13
第六局部财务管理制度.............18
第七局部打复印流程...............20
第八局部横幅、海报制作流程.......20
第九局部各类申请流程.............21
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前言
办公室是自强社的一个信息中转站,也是连接各个部门的一个重要纽带,办公室不仅对信息进行处理和传达,同时对一些日常的事务进行管理。
办公室的工作本身就是严谨的,具有琐碎、细致、繁杂等特征,所以必须让办公室成员学会严肃、严谨,保持细致认真的态度,这些他们在工作过程中应该表现出来的,不仅要培养专才,也要培养通才。在平时工作中经常会出现这样那样的问题。为了方便办公室的工作的顺利开展,提高办公室成员的办事效率,办公室编写了?南昌大学自强社办公室部门手册?以供办公室成员作为工作的指导和参考。
南昌大学自强社办公室
2023年10月24日
传递社会关爱锻造自强之才
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第一局部部门简介
办公室是负责南昌大学自强社内部事务的综合性的部门,作为自强社的一个核心部门,是连接其他兄弟部门的一个纽带。办公室主要负责自强社内部事务,负责人事档案、财务档案、社团档案、自强社档案的管理和更新;并担任自强社工作中的秘书职能,例如承写公文以及制作各类表格,为自强社档案的存储提供纸质和电子档资料;负责自强社办公室的管理;同时负责自强社的一局部通联工作,以保证整个自强社的良好通讯和工作的顺利开展。
第二局部部门文化
一、坚持自强社的领导,崇尚团队意识和团队协作精神;
二、谈吐温文尔雅,举止文明大方。办公室本身就是一个交流的场所,言谈举止关乎自强社的形象,同时也对办公室的工作气氛有着重要影响,因此,办公室这个部门必须以身作那么,从细节做起。
三、养成“三心〞,即细心、耐心、恒心。办公室工作复杂、烦琐,需要工作细致入微,一丝不苟。
四、培养写作能力和计算机应用能力,这是由办公室工作性质决定的。
传递社会关爱锻造自强之才
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五、爱整洁,爱收拾,工作有条理,是办公室履行内务职能的需要。
六、记载速度快,内容准确,能抓住重点,这是办公室秘书职能的需要。
七、保持工作严肃、公平、公正、经济的工作原那么,也是监察职能的需要。
八、工作态度严谨、认真、文明、礼貌。
第三局部办公室主要职能
一、自强社管理
1、总体负责自强社办公室的日常事务工作,协调自强社部门之间的关系等。
2、负责自强社全体大会、学院负责人例会和自强社常委会的会议记录,配合各部门组织筹划各种活动,以及社团一系列规章制度的监督实施。
3、负责监督自强社办公室管理规定,各条例实施,做好记录。
4、负责自强社办公室的管理,例如物品管理,所有物品的租借,拟定购置物品清单并做财务报表。
5、负责协助自强社社长审批学院自强社的大型或重点活动的方案,活动结束后做好总结并存档。
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二、档案管理
1、负责对自强社各部门的文件、章程、学期工作方案、学期工作情况、大型活动筹划和总结等各种文件进行存档管理;
2、对自强社出版的刊物进行备份;
3、对学校其他组织的各项规章制度及各次会议记录进行书面和电子存档;
4、对档案进行管理,档案要严格化、标准化、制度化,分类清晰,定期检查、整理;
三、财务管理
负责自强社的财务管理,自强社各项经费进行监督和审核;自强社重要物品的采购等。
1、每月定期向社长汇报自强社的财务收支情况做财务总结;
2、学期初应有财务预算,学期末有财务总结;
3、购置自强社物品时,必须由社长同意,部长签字通过;
4、制作经费使用一览表并对社联经费情况进行登记,并实行钱账别离制度;
5、自强社换届时负责办理社团设备和财务的移交;
四、内部管理
1、工作认真负责、讲求效率,待人诚恳热情;
2、协调好与其他部门、组织间的关系,对于自强社反映的问题及时上报,使之得到妥善的解决;
3、实行例会制度,定期对工作进行总结,保证办公室工作的顺利进行;
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第四局部办公室制度
一、办公室行为标准
1、进入办公室必须佩戴本部门的工作证,并且保证工作证正面朝上,出办公室后将其放回原处,假设出现工作证遗失的现象,办公室将对其进行相应处分,并由其本人按原价赔偿并按考核方法扣除本部门相应分数;
2、注意保持办公室的整洁卫生,不乱丢垃圾,私人物品放到指定的地方;
3、办公室的所有物品用完之后必须放回原位,防止丧失;
4、注意仪容仪表,不得穿背心、拖鞋进入办公室;
5、办公室严禁大声喧哗,吵闹,注意个人的办公桌干净整洁,营造良好和谐的工作环境;
6、在办公室要负责接听来电,并做好通话记录,必要时进行及时处理,禁止使用办公室电话打私人电话或聊天,接拨电话言语尽量简洁,做到长话短说;7、办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语:您好、请、谢谢、对不起、再见;
8、不得用办公室电脑做与工作无关的事情,值班时间不得使用电脑练****打字、玩游戏、上网浏览等工作无关内容,在不影响他人工作的情况下,允许小声播放音乐;
9、不得随意删除办公室电脑上的资料,用完电脑后把自己保存在电脑桌面上的东西删除或是整理进自己文件夹;
10、树立效劳意识,接待来访同学时要面带微笑,做到以礼相待。
11、爱惜办公室物品,不得成心破坏办公室的物品和设施,不得将办公室的物品据为己有带出办公室;
12、不得将零食、早餐等带进办公室。
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